MÔ TẢ CÔNG VIỆCVị trí: Nhân viên Nhân sự & Hành chính (cấp Junior-Middle)
Bộ phận: Back Office
Báo cáo cho: Giám đốc & Kế toán trưởng
Tổng quan công việc
Nhân viên Nhân sự & Hành chính phụ trách toàn diện các mảng Nhân sự, Hành chính và hỗ trợ Kế toán cho văn phòng Việt Nam (khoảng 15 nhân sự). Vị trí này đặc biệt chú trọng công tác gắn kết nhân viên cùng với các nghiệp vụ hành chính, người đảm nhận được kỳ vọng chủ động đóng góp vào môi trường làm việc tích cực và tăng cường sự kết nối giữa các thành viên.
Do ban lãnh đạo công ty làm việc tại Nhật Bản và trao đổi với văn phòng Việt Nam chủ yếu qua hình thức online, người đảm nhận vị trí cần khả năng làm việc độc lập cao - chủ động lên kế hoạch, sắp xếp ưu tiên và theo đuổi công việc, không chờ được giao việc hay nhắc việc.
Phần lớn quy trình back-office định kỳ của công ty - nhắc việc, theo dõi nghĩa vụ với cơ quan nhà nước, chuẩn bị đề nghị thanh toán, theo dõi hạn hợp đồng lao động và tổng hợp dữ liệu đầu vào lương - đã và đang được hỗ trợ bởi hệ thống workflow nội bộ. Người đảm nhận vận hành, kiểm tra kết quả và hoàn thiện các luồng tự động này, nhờ đó dành được nhiều thời gian hơn cho con người, tuân thủ pháp luật và tối ưu hoá chất lượng công việc.
1. Nghiệp vụ Nhân sự (60%)Gắn kết nhân viên và truyền thông nội bộ
Lên kế hoạch và tổ chức sự kiện team building và các hoạt động nội bộ bao gồm cả đào tạo; thúc đẩy giao tiếp giữa các team và bầu không khí làm việc tích cực.
Là đầu mối liên hệ của nhân viên về các vấn đề nhân sự, hành chính; quan tâm đến tinh thần của nhân viên và kịp thời phản ánh với quản lý.
Tổ chức khám sức khỏe định kỳ hằng năm cho nhân viên (lấy báo giá, hợp đồng, sắp xếp lịch khám).
Viết và đăng bài về hoạt động công ty trên website, mạng xã hội của công ty; hỗ trợ employer branding.
Lương thưởng, phúc lợi và tuân thủ
Soạn thảo, theo dõi và gia hạn hợp đồng lao động; quản lý hồ sơ nhân sự (hạn hợp đồng được hệ thống nội bộ theo dõi tự động).
Chuẩn bị bảng chấm công và dữ liệu đầu vào lương hằng tháng; kiểm tra và chốt dữ liệu chuyên cần được hệ thống tổng hợp tự động (nghỉ phép, đi muộn, làm việc từ xa); quản lý đăng ký lịch làm việc hybrid/remote hằng tháng.
Thực hiện kê khai và giải quyết chế độ BHXH, BHYT, BHTN hằng tháng.
Quản lý chương trình bảo hiểm sức khỏe (PVI) cho nhân viên: báo tăng/giảm, hỗ trợ giải quyết quyền lợi.
Hỗ trợ thủ tục thuế thu nhập cá nhân: đăng ký mã số thuế, người phụ thuộc cho nhân viên; phối hợp quyết toán thuế hằng năm.
Lập và nộp các báo cáo lao động định kỳ cho cơ quan nhà nước.
Theo dõi cập nhật của pháp luật lao động và quy định BHXH Việt Nam; tham mưu cho công ty các điều chỉnh cần thiết để đảm bảo tuân thủ.
Thực hiện thủ tục nghỉ việc và quyết toán cho nhân viên chấm dứt hợp đồng.
Đào tạo và phát triển
Thực hiện đào tạo cho nhân viên mới và điều phối các hoạt động đào tạo nội bộ.
Nắm bắt nhu cầu đào tạo, sắp xếp các khóa đào tạo nội bộ hoặc bên ngoài theo phê duyệt, và quản lý hồ sơ đào tạo.
Quản lý hiệu suất
Hỗ trợ chu trình quản lý hiệu suất: thiết lập KPI và theo dõi đánh giá định kỳ.
Hỗ trợ đánh giá KPI How.
Tuyển dụng
Hỗ trợ công tác tuyển dụng: đăng tin, sàng lọc CV, sắp xếp phỏng vấn và theo dõi sau phỏng vấn.
Hỗ trợ quy trình onboarding: thư mời nhận việc, hồ sơ cá nhân và các thủ tục liên quan cho nhân viên mới.
2. Hành chính và hỗ trợ Kế toán (40%)Hành chính và kế toán
Phụ trách mua sắm và vận hành văn phòng: văn phòng phẩm, thiết bị, đồng phục, name card, thẻ gửi xe và biên bản bàn giao tài sản; làm việc với ban quản lý tòa nhà và các nhà cung cấp dịch vụ.
Theo dõi và gia hạn các hợp đồng dịch vụ, license định kỳ (internet, phần mềm bảo mật, tên miền...) - hệ thống nội bộ tự nhắc hạn.
Thu thập và lưu trữ hóa đơn, chứng từ (có hệ thống tổng hợp hóa đơn điện tử tự động hỗ trợ); chuẩn bị tạm ứng và đề nghị thanh toán trên bộ biểu mẫu được tạo sẵn hằng tháng.
Hỗ trợ thủ tục công đoàn: kinh phí công đoàn, chế độ cho đoàn viên, làm việc với Liên đoàn Lao động quận.
Thực hiện thủ tục hành chính với cơ quan nhà nước; chuyển phát giấy tờ, dịch thuật công chứng khi phát sinh; hỗ trợ quản lý quỹ văn phòng.
Theo dõi tài sản công ty và hỗ trợ báo cáo thu chi tiền mặt định kỳ.
Sử dụng các hệ thống nội bộ trong công việc hằng ngày: nền tảng nhân sự (nghỉ phép, đơn từ nội bộ); tham gia cải tiến liên tục các quy trình này.
Theo dõi bảo mật thông tin
Theo dõi việc tuân thủ quy định bảo mật thông tin nội bộ của công ty; quản lý cam kết bảo mật của nhân viên và các tài liệu liên quan, bao gồm checklist bảo mật khi onboard và nghỉ việc.
Hỗ trợ truyền thông nâng cao nhận thức bảo mật định kỳ cho nhân viên; kịp thời báo cáo sự cố hoặc vi phạm cho ban quản lý.
Khác
Thực hiện các công việc back-office khác theo phân công của quản lý như tham gia cùng team phát triển để tối ưu hoá các hệ thống quy trình nhân sự. Phạm vi của vị trí này chủ đích bao quát toàn bộ hoạt động back-office; nội dung chi tiết sẽ được trao đổi cụ thể trong buổi phỏng vấn.
3.
Yêu cầu & Năng lực
Tốt nghiệp Đại học hoặc Cao đẳng.
2-3 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực Nhân sự/Hành chính hoặc vị trí back-office tương đương.
Phong cách làm việc cởi mở, tích cực và chủ động; thực sự quan tâm đến con người và có khả năng xây dựng quan hệ tốt trong toàn tổ chức.
Tính tự chủ và khả năng tự quản lý công việc cao: chủ động lên kế hoạch, sắp xếp ưu tiên và hoàn thành công việc một cách độc lập trong môi trường ban lãnh đạo ở nước ngoài và trao đổi online là chủ yếu.
Nắm kiến thức cơ bản về pháp luật lao động và BHXH Việt Nam; thường xuyên cập nhật.
Tinh thần phục vụ và linh hoạt; sẵn sàng đảm nhận phạm vi công việc rộng và thay đổi theo nhu cầu.
Thành thạo tin học văn phòng (Google Workspace); học nhanh các hệ thống nội bộ và công cụ hỗ trợ.
Cẩn thận, kỷ luật, kỹ năng theo dõi công việc tốt và chú ý đến chi tiết.
Có khả năng xử lý thông tin bảo mật một cách thận trọng.
Giao tiếp hiệu quả với mọi cấp trong tổ chức; tiếng Anh hoặc
tiếng Nhật là một lợi thế.
4.
Lương & Phúc lợi
Lương: tối đa 15.000.000 VND/tháng (gross), tùy theo kinh nghiệm.
Đóng BHXH bắt buộc theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Bảo hiểm sức khỏe PVI cho nhân viên.
Chương trình đào tạo sử dụng công cụ AI: là công ty
phát triển phần mềm/AI và đẩy mạnh tự động hóa, công ty đào tạo nhân viên ứng dụng hiệu quả các công cụ AI trong công việc hằng ngày.
Nghỉ phép năm theo Bộ luật Lao động; quà tặng và phụ cấp vào các dịp lễ, sự kiện đặc biệt.
Thời gian làm việc: 8:00-17:00, thứ Hai đến thứ Sáu.
Địa điểm làm việc: AP building, 87 Trần Thái Tông, Cầu Giấy, HN
Vui lòng liên hệ: [protected info]