1. Công tác mua sắm hành chính - dịch vụ:
Tiếp nhận, tổng hợp và kiểm tra các đề xuất mua sắm, sửa chữa, bổ sung vật tư, thiết bị, công cụ dụng cụ hành chính của các phòng/ban, đơn vị thành viên.
Tìm kiếm, đánh giá, lựa chọn và đề xuất nhả cung cấp phù hợp về giá, chất lượng, tiến độ và | dịch vụ hậu mãi.
Soạn thảo, trình ký và theo dõi hợp đồng mua sắm, dịch vụ hành chính (văn phòng phẩm, thiết bị, bảo dưỡng, thuê ngoài, bảo trì, v.v.).
Giám sát quá trình
giao hàng, nghiệm thu, thanh toán, kiểm soát hồ sơ mua sắm đảm bảo đầy đủ, minh bạch, đúng quy định.
Thanh toán chi phí dịch vụ mực in, thuê máy photo, taxi, bảo dưỡng cây xanh, điện thoại hàng tháng, thuê văn phòng theo định kỳ.
Đóng dấu khi phát sinh con dấu mới hoặc
nhân viên văn thư nghỉ phép.
Thực hiện duyệt giả lựa chọn dịch vụ mực in hàng năm.
2. Công tác quản lý tài sản - công cụ - vật tư:
Theo dõi, cập nhật danh mục tài sản cố định, công cụ dụng cụ, trang thiết bị văn phòng theo từng phòng ban, khu vực sử dụng.
Thực hiện ghi tăng, ghi giảm, điều chuyển, thanh lý tài sản theo quy trình và quyết định phê duyệt.
Phối hợp với các bộ phận liên quan (Kế toán, CNTT,
kỹ thuật tòa nhà) để kiểm kê, đánh giá hiện trạng tài sản định kỳ hoặc đột xuất.
Ghi nhận, tổng hợp và đề xuất xử lý các hư hỏng, mất mát, chênh lệch, vướng mắc liên quan đến tài sản.
Theo dõi, kiểm soát việc thực hiện quy trình mua sắm, cấp phát, quản lý tài sản, bảo quản, thanh lý đúng quy định.
Phát hiện, tổng hợp và báo cáo các rủi ro, sai lệch, vướng mắc, vi phạm quy trình, đề xuất giải pháp khắc phục.
3. Công tác kiểm soát chi phí - hợp đồng - nhà cung cấp:
Đề xuất phương án tối ưu chi phí, tái sử dụng hoặc thay thế thiết bị, vật tư, đảm bảo hiệu quả sử dụng ngân sách.
4. Công tác báo cáo và kiểm soát tuân thủ:
Thực hiện kiểm tra công tác tuân thủ quy định lưu trữ tài liệu của các phòng ban theo quy định.
Kiểm tra nhắc nhở việc thực hiện công tác dọn dẹp vệ sinh, trật tự văn phòng, tác phong, trang phục văn phòng.
Phối hợp nhân sự bộ phận cấp phát ấn phẩm, quà tặng, áo phông theo từng sự kiện của công ty.
5. Nhiệm vụ khác:
Thực hiện các công việc khác theo phân công của Phó phòng hoặc Trường phòng HCNS.
Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên các chuyên ngành: Quản trị văn phòng, Kinh tế, Tài chính, Quản trị nhân lực, Hành chính hoặc tương đương.
Tối thiểu 01 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực mua sắm hành chính, quản lý tài sản, hậu cần hoặc quản trị văn phòng.
Hiểu biết về nghiệp vụ mua sắm - quản lý tài sản - hợp đồng dịch vụ - quy trình thanh lý quy định chi phí hành chính.
Kỹ năng tổng hợp, so sánh, đàm phán, và kiểm soát chi phí.
Kỹ năng tổ chức, theo dõi, lưu trữ dữ liệu, lập kế hoạch và báo cáo.
Thành thạo tin học văn phòng (Excel, Word) và phần mềm quản lý mua sắm tài sản (ERP, E-office)
Trung thực, cẩn trọng, tuân thủ, chủ động, trách nhiệm, có tinh thần phục vụ nội bố và thái độ tích cực trong phối hợp.
Hưởng thu nhập cạnh tranh so với thị trường.
Hưởng đầy đủ chế độ BHXH, BHYT,... theo quy định Pháp luật
Khám sức khỏe định kỳ hàng năm
Chế độ ốm đau, thai sản, hiếu hỉ, sinh nhật, thưởng Lễ, Tết, tặng quà 8/3,20/10, 1/6, rằm trung thu ...
Tham quan, nghỉ mát, team building
Nghỉ phép năm
Có cơ hội thăng tiến tương xứng với năng lực chuyên môn