Nhân Viên Hành Chính (Tiếng Anh) - Hồ Chí Minh

Thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ hồ sơ và quản lý giấy tờ, tài liệu của công ty/Perform administrative duties, including clerical work, document filing, record keeping, and management of company documents and records.
Quản lý văn phòng phẩm, tài sản, công cụ dụng cụ và trang thiết bị văn phòng; theo dõi tình trạng sử dụng và đề xuất mua sắm khi cần thiết/Manage office supplies, company assets, tools, equipment, and office facilities; monitor their condition and usage, and propose purchases when necessary.
Tiếp nhận thư từ, bưu phẩm và hỗ trợ đón tiếp khách đến làm việc tại công ty/Handle mail, and parcels, and assist in welcoming and receiving visitors to the company.
Theo dõi chi phí hành chính, tổng hợp hóa đơn, chứng từ và thực hiện các thủ tục đề nghị thanh toán theo quy trình nội bộ/Monitor administrative expenses, consolidate invoices and supporting documents, and prepare payment requests in accordance with the company's internal procedures.
Thực hiện lập lệnh chuyển khoản ngân hàng đối với các khoản phải trả của công ty, bao gồm chuẩn bị thông tin thanh toán, kiểm tra các chứng từ liên quan và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy trình của công ty/Prepare bank transfer instructions for the company's accounts payable, including preparing payment details, checking relevant supporting documents, and submitting payment instructions to authorized personnel for approval in accordance with the company's procedures.
Phối hợp với công ty kế toán dịch vụ trong việc tổng hợp, chuẩn bị và cung cấp dữ liệu, hóa đơn, chứng từ và thông tin nội bộ phục vụ công tác kế toán, kê khai và lập báo cáo thuế định kỳ. Việc thực hiện nghiệp vụ kế toán thuế và lập, nộp báo cáo thuế do công ty kế toán dịch vụ phụ trách/Coordinate with the outsourced accounting service provider to compile, prepare, and provide internal company data, invoices, supporting documents, and other relevant information for accounting, tax declarations, and periodic tax reporting. Tax accounting activities and the preparation and submission of tax reports are the responsibility of the outsourced accounting service provider.
Hỗ trợ rà soát các hợp đồng, thỏa thuận và hồ sơ liên quan theo yêu cầu của cấp quản lý; theo dõi các thông tin cơ bản như thời hạn hợp đồng, điều khoản thanh toán và các nội dung cần lưu ý, đồng thời báo cáo cấp quản lý khi phát hiện vấn đề cần xem xét/Assist in reviewing contracts, agreements, and related documents as requested by management; monitor key details such as contract expiration dates, payment terms, and other important provisions, and report any issues requiring further review to management.
Theo dõi, cập nhật và tổng hợp các quy định, chính sách và văn bản pháp luật mới liên quan đến lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội và các vấn đề nhân sự có liên quan; báo cáo, cung cấp thông tin cho cấp quản lý để xem xét và có hướng xử lý phù hợp/Monitor, update, and summarize new regulations, policies, and legal documents relating to labor, wages, social insurance, and other relevant employment matters; report and provide updates to management for consideration and appropriate action.
Hỗ trợ quản lý, cập nhật và lưu trữ hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động, thông tin người lao động và các tài liệu liên quan theo phân công/Assist in managing, updating, and maintaining employee records, labor contracts, employee information, and other related documents as assigned.
Phối hợp với các phòng ban khác và các đối tác bên ngoài để xử lý các công việc hành chính, các vấn đề liên quan đến thanh toán; hợp tác với các đơn vị logistics trong các thủ tục nhập khẩu và thông quan; đồng thời hỗ trợ các hoạt động khác liên quan đến vận hành của công ty./Coordinate with other departments and external partners to handle administrative tasks, payment-related matters, collaborate with logistics companies on import procedures and customs clearance, and support other activities related to the company's operations.
Thực hiện các nhiệm vụ hành chính và công việc liên quan khác theo sự phân công của cấp quản lý/Perform other administrative duties and related tasks as assigned by management.