Mô tả Công việc
1. Soạn thảo và quản lý văn bản
Soạn thảo, kiểm tra thể thức, nội dung, căn cứ pháp lý và thẩm quyền ký đối với các văn bản hành chính trước khi trình phê duyệt.
Quản lý công văn đi, đến; theo dõi trình ký, phát hành,
giao nhận và lưu trữ văn bản.
Tổ chức lưu trữ hồ sơ khoa học, bảo mật và thuận tiện tra cứu.
2. Thực hiện báo cáo định kỳ và thủ tục tuân thủ
Thực hiện các báo cáo định kỳ hoặc phát sinh về tình hình sử dụng lao động, tai nạn lao động, an toàn vệ sinh lao động và các báo cáo liên quan khác.
Theo dõi và báo cáo tình hình sử dụng thẻ đi lại doanh nhân APEC (nếu có).
Phối hợp chuẩn bị và thực hiện báo cáo đầu tư theo quý, năm.
3. Đăng ký kinh doanh và sở hữu trí tuệ
Thực hiện và phối hợp các thủ tục đăng ký doanh nghiệp, giấy phép, nhãn hiệu và quyền sở hữu trí tuệ của Công ty, đơn vị thành viên.
Theo dõi tình trạng pháp lý, thời hạn hiệu lực và quản lý hồ sơ liên quan; phối hợp với cơ quan nhà nước, đơn vị tư vấn để hoàn tất thủ tục đúng quy định.
4. Quản lý hồ sơ nhân viên
Tiếp nhận, kiểm tra, sắp xếp, cập nhật và lưu trữ hồ sơ nhân viên theo danh mục quy định.
Theo dõi việc bổ sung hồ sơ còn thiếu; bảo đảm hồ sơ đầy đủ, chính xác và bảo mật.
Cung cấp hồ sơ, tài liệu theo yêu cầu của cấp có thẩm quyền và ghi nhận việc khai thác hồ sơ khi cần thiết.
5. Quản lý con dấu và công văn
Bảo quản, quản lý và sử dụng con dấu đúng quy định pháp luật, quy chế Công ty và thẩm quyền được giao.
Thực hiện đóng dấu sau khi văn bản đã được ký đúng thẩm quyền; kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ trước khi đóng dấu.
Theo dõi, ghi nhận việc sử dụng con dấu; không tự ý giao con dấu hoặc đưa con dấu ra khỏi nơi lưu giữ khi chưa được phê duyệt.
6. Công tác, vé máy bay, khách sạn và thủ tục xuất nhập cảnh
Tiếp nhận và thực hiện đặt vé máy bay, khách sạn, dịch vụ công tác theo phê duyệt; kiểm tra đầy đủ thông tin trước khi xác nhận.
Thực hiện, theo dõi thời hạn hộ chiếu, visa, thẻ APEC và các giấy tờ xuất nhập cảnh; chủ động cảnh báo khi sắp hết hạn.
Tổng hợp chứng từ và phối hợp quyết toán chi phí công tác theo quy định.
7. Quản lý tài khoản dịch vụ vận chuyển
Quản lý danh sách người sử dụng thẻ/tài khoản Grab và Xanh SM của Công ty.
Theo dõi hạn mức, mục đích sử dụng và chi phí phát sinh; kiểm tra chứng từ và đối chiếu dữ liệu định kỳ.
Tổng hợp, quyết toán chi phí và báo cáo các trường hợp sử dụng chưa đúng mục đích hoặc vượt định mức.
8. Bảo hiểm xã hội và công đoàn tại công ty thành viên
Thực hiện thủ tục báo tăng, báo giảm, điều chỉnh thông tin tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp.
Thực hiện hồ sơ giải quyết các chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức, tai nạn lao động và các chế độ khác theo quy định.
Theo dõi quá trình giải quyết hồ sơ; phối hợp xử lý các trường hợp sai lệch, thiếu hồ sơ hoặc bị từ chối.
Tính toán, đối chiếu và quyết toán chi phí bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn và đoàn phí công đoàn của các công ty thành viên được phân công.
Lập báo cáo định kỳ, lưu trữ chứng từ và cung cấp dữ liệu cho các đơn vị liên quan.
9. Theo dõi, tổng hợp và giám sát KPI các phòng ban
Tiếp nhận, kiểm tra và thiết lập hệ thống theo dõi KPI của các phòng ban theo kỳ đánh giá.
Tổng hợp, phân tích, báo cáo kết quả KPI; chuẩn bị tài liệu họp, phối hợp xác nhận kết quả
phục vụ đánh giá và xét thưởng.
Quản lý hồ sơ KPI, bảo mật dữ liệu và đề xuất cải tiến công cụ, biểu mẫu, quy trình theo dõi.
10. Hỗ trợ lễ tân và nhiệm vụ khác
Hỗ trợ trực lễ tân hai buổi sáng thứ Bảy theo lịch phân công; tiếp nhận khách, thư từ và hỗ trợ các công việc phát sinh.
Phối hợp với các phòng ban, chi nhánh và công ty thành viên trong phạm vi công việc được giao.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Ban Tổng
Giám đốc và quản lý trực tiếp.