Thực hiện và phối hợp triển khai các công việc hành chính, quản lý văn phòng, tài sản, mua sắm và dịch vụ nội bộ nhằm đảm bảo hoạt động của Công ty được vận hành đầy đủ, hiệu quả, đúng quy trình và đáp ứng nhu cầu của các phòng ban.
Quản lý và vận hành văn phòng
- Theo dõi và đảm bảo các điều kiện vận hành cần thiết tại văn phòng.
- Quản lý các dịch vụ văn phòng: thẻ thang máy, thẻ gửi xe, vệ sinh, bảo vệ, nước uống, văn phòng phẩm, cây xanh, máy in, thiết bị văn phòng...
- Theo dõi tình trạng cơ sở vật chất, trang thiết bị và phối hợp xử lý các sự cố phát sinh.
- Chuẩn bị phòng họp, khu vực tiếp khách và các điều kiện hậu cần theo yêu cầu.
Mua sắm và cung ứng
- Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu mua sắm phục vụ hoạt động của Công ty.
- Tìm kiếm, liên hệ và làm việc với nhà cung cấp.
- Thu thập, so sánh báo giá và đề xuất phương án mua sắm phù hợp.
- Theo dõi quá trình đặt hàng, giao nhận, nghiệm thu và thanh toán.
- Đảm bảo việc mua sắm được thực hiện đúng quy trình, ngân sách và thời gian yêu cầu.
Quản lý văn phòng phẩm và vật tư
- Theo dõi tình hình sử dụng và tồn kho văn phòng phẩm, vật tư tiêu hao.
- Thực hiện cấp phát theo nhu cầu và định mức.
- Chủ động đề xuất mua bổ sung, đảm bảo đáp ứng nhu cầu hoạt động của văn phòng.
- Theo dõi số liệu nhập - xuất - tồn và thực hiện kiểm kê khi cần thiết.
Công tác hành chính, văn thư
- Tiếp nhận, xử lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu hành chính.
- Thực hiện các công việc liên quan đến đóng dấu, scan, photocopy, công chứng, chứng thực, dịch thuật và chuyển phát hồ sơ.
- Quản lý và lưu trữ hồ sơ hành chính theo quy định.
- Đảm bảo tính chính xác, bảo mật và đầy đủ của hồ sơ được giao quản lý.
Hỗ trợ sự kiện và hoạt động nội bộ
- Phối hợp tổ chức các cuộc họp, hội nghị, đào tạo, sự kiện và hoạt động nội bộ.
- Chuẩn bị địa điểm, trang thiết bị, vật tư, quà tặng, tea break và các hạng mục hậu cần.
- Phối hợp với các phòng ban và nhà cung cấp để đảm bảo chương trình diễn ra đúng kế hoạch.
Quản lý nhà cung cấp
- Tìm kiếm và duy trì quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ hành chính.
- Theo dõi chất lượng, tiến độ và chi phí dịch vụ.
- Tiếp nhận phản hồi và phối hợp xử lý các vấn đề phát sinh.
- Theo dõi hồ sơ, hợp đồng và các tài liệu liên quan đến nhà cung cấp.
Kiểm soát chi phí hành chính
- Theo dõi và tổng hợp các khoản chi phí thuộc phạm vi công việc được giao.
- Đối chiếu chi phí với ngân sách được phê duyệt.
- Lập báo cáo chi phí theo định kỳ hoặc theo yêu cầu.
- Đề xuất các phương án tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực.
Tuân thủ và an toàn văn phòng
- Thực hiện và phối hợp kiểm soát việc tuân thủ các quy định về sử dụng văn phòng, tài sản và trang thiết bị.
- Theo dõi các vấn đề liên quan đến an ninh, an toàn và bảo mật tại văn phòng.
- Phối hợp xử lý các tình huống phát sinh và thực hiện các biện pháp khắc phục theo phân công.
Báo cáo và các công việc khác
- Thực hiện báo cáo định kỳ về tình hình công việc, tài sản, mua sắm và chi phí hành chính.
- Chủ động cập nhật tiến độ và báo cáo các vấn đề phát sinh cho Trưởng phòng.
- Thực hiện các công việc khác thuộc chức năng của Phòng Hành chính theo phân công.
Quyền hạn
- Chủ động liên hệ và làm việc với các nhà cung cấp trong phạm vi công việc được giao.
- Đề xuất phương án mua sắm, sửa chữa, thay thế tài sản và cải thiện hoạt động hành chính.
- Đề xuất các giải pháp tối ưu chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ nội bộ.
- Yêu cầu các bộ phận liên quan cung cấp thông tin, hồ sơ cần thiết để thực hiện công việc.
- Được quyền phản hồi và đề xuất xử lý đối với các vấn đề không đảm bảo tiêu chuẩn hoặc tiến độ theo quy định.