Nhân Viên Hồ Sơ

Bộ phận: Ban Tổng hợp
Cán bộ quản lý trực tiếp: Trưởng Ban Tổng hợp
Phòng ban phối hợp: Ban Giải pháp, Ban Thi công, Phòng Kế toán Công ty
1. Theo dõi và thực hiện triển khai hồ sơ thầu
- Theo dõi, tổng hợp kế hoạch đăng báo đấu thầu của các Chủ đầu tư thuộc lĩnh vực kinh doanh của Công ty;
- Hoạch định, lập kế hoạch thực hiện hồ sơ dự thầu;
- Lập hồ sơ dự thầu; dự toán/báo giá dự thầu; báo giá phát sinh gửi các khách hàng của công ty;
- Phụ trách thực hiện các yêu cầu về năng lực, pháp lý theo yêu cầu của Hồ sơ mời thầu, đôn đốc thúc đẩy các thành viên/đối tác có liên quan thực hiện công việc đúng tiến độ so với mục tiêu và thời gian đã định;
- Đóng gói, liên hệ, nộp hồ sơ dự thầu và cung cấp thông tin nộp hồ sơ thầu, theo dõi kết quả thầu, cập nhật kết quả trúng thầu của các đơn vị;
- Theo dõi, thu hồi các bảo lãnh, cam kết tín dụng,... đúng thời gian quy định;
- Phối hợp làm việc với các đơn vị nội bộ và khách hàng để xử lý các phát sinh trong suốt quá trình thực hiện hồ sơ thầu (trực tiếp làm việc với khách hàng về các vấn đề phát sinh, thay đổi;
- Chủ trì các buổi họp với các đơn vị để giải quyết các vấn đề liên quan đến dự án...);
- Lưu trữ, quản lý Hồ sơ dự thầu;
- Tổng hợp, kiểm tra và lưu trữ tất cả các hồ sơ văn bản liên quan đến hồ sơ thầu thực hiện một cách khoa học dễ dàng tra cứu;
- Hoàn thiện hồ sơ thầu theo yêu cầu của Chủ đầu tư.
2. Theo dõi và cập nhật các thông tin liên quan đến quá trình thực hiện hợp đồng
- Đọc và hiểu rõ các thông tin trong hợp đồng, phụ lục hợp đồng (tên dự án, số hợp đồng, hạng mục thi công, hình thức tạm ứng, thanh-quyết toán, đơn giá, v.v...) với Chủ đầu tư, thầu phụ, nhà cung cấp;
- Kiểm tra các điều khoản trong hợp đồng liên quan đến tạm ứng/thanh toán với Chủ đầu tư/thầu phụ;
- Theo dõi thông tin phê duyệt hồ sơ, tạm ứng/thanh toán từ Chủ đầu tư;
- Lập công văn các công việc liên quan với Chủ đầu tư/Thầu phụ trong quá trình thực hiện hợp đồng;
- Phối hợp, đề xuất bộ phận kế toán của Chi nhánh để xuất hóa đơn theo tiến độ hợp đồng và tình hình thực tế triển khai hợp đồng;
- Phối hợp, đề xuất bộ phận kế toán của Chi nhánh để tạm ứng/thanh toán cho thầu phụ theo tiến độ hợp đồng và tình hình thực tế triển khai hợp đồng;
- Phối hợp, đề xuất với Bộ phận kế toán của Chi nhánh; Phòng kế toán, Kế toán trưởng Công ty để hoàn thiện hồ sơ theo quy định của Công ty.
3. Hỗ trợ, phối hợp giữa các bộ phận khác trong Chi nhánh và các Phòng, Ban trong Công ty các công việc liên quan.