Nhân Viên Lễ Tân - Hành Chính

I. Công tác lễ tân:
- Trực tổng đài điện thoại, nhận chuyển cuộc gọi đến các phòng, ghi nhận thông tin từ khách hàng nhắn lại
- Hướng dẫn khách đến liên lạc công tác: Tuỳ theo từng trường hợp công việc của khách cần hay có yêu cầu các phòng ban, sắp xếp khách làm việc ở phòng họp hay tại sảnh
II. Công tác hành chính:
- Thực hiện liên lạc đặt vé máy bay, tàu hoả cho CBCNV khi có yêu cầu
- Nhận kế hoạch công tác có sử dụng xe ôtô được phê duyệt, điều phối xe phù hợp tình hình thực tế
- Tiếp nhận công văn đến, gửi công văn đi, chuyển giao các văn bản, quyết định đến các đơn vị, cá nhân để triển khai thực hiện theo đúng quy định
- Đặt cấp phát các loại báo chí, tạp chí theo kế hoạch, nhận và chuyển giao thư từ
- Hỗ trợ phối hợp với các đơn vị có liên quan chuẩn bị, tổ chức các ngày event, lễ hội của Công ty: Xây dựng chương trình, nội dung, hình thức, dự trù cơ sở vật chất; tổ chức phục vụ đón tiếp khách..
III. Thực hiện và quản lý tài sản toàn Công ty
- Quản lý tài sản thuộc hệ thống văn phòng: máy điện thoại, máy phô tô, bàn ghế, phương tiện làm việc và các thiết bị văn phòng khác do Công ty trang bị.
- Theo dõi tình hình sử dụng điện, nước và các chi phí hành khác.
- Quản lý phòng họp, phòng khách của Công ty; chủ trì tổ chức các cuộc sinh hoạt, hội nghị của Công ty.
- Lưu trữ đầy đủ các số liệu về tài sản, công cụ, dụng cụ. Quản lý và giám sát việc sử dụng tài sản.
IV. Thực hiện công tác mua sắm, sửa chữa
- Tiếp nhận và lập các đề xuất mua sắm, in ấn vật dụng, biểu mẫu, đồng phục, trang cấp thiết bị văn phòng và văn phòng phẩm phục vụ các hoạt động của Công ty.
- Hỗ trợ công tác kiểm kê tài sản, công cụ dụng cụ.
- Điều hành, giám sát công tác làm vệ sinh nơi ăn, làm việc, lối đi, nơi công cộng tại VPĐH
VI. Công tác báo cáo
- Thực hiện báo cáo tuần về tình hình sử dụng các vật dụng, công cụ, tài sản, các báo cáo về hoạt động hành chính, sự biến động tài sản, ...
- Thực hiện các công việc đột xuất do Trưởng phòng giao