1. CÔNG TÁC LỄ TÂN - CHĂM SÓC VÀ TRẢI NGHIỆM KHÁCH HÀNG 45%
1.1. Đón tiếp khách hàng
Theo dõi, cập nhật lịch hẹn, tình trạng khách đến/hủy/đổi lịch trên phần mềm và file lịch hẹn.
Chào đón khách hàng chuyên nghiệp, thân thiện; hướng dẫn đăng ký khám chữa bệnh.
Kiểm tra, cập nhật đầy đủ thông tin khách hàng trên hệ thống.
Phục vụ trà/nước trong thời gian khách chờ khám.
Đối với khách VIP/khách đặc biệt: nắm danh sách, chủ động tiếp đón, chuẩn bị khu vực phục vụ, phối hợp các bộ phận liên quan và báo cáo quản lý khi cần.
1.2. Điều phối trải nghiệm khách hàng
Hướng dẫn khách đến đúng khu vực chờ, phòng khám, phòng chức năng.
Theo dõi thời gian chờ, thông báo kịp thời khi có phát sinh.
Phối hợp với
nhân viên tư vấn nhằm tối ưu thời gian phục vụ.
Tiếp nhận phản hồi khách hàng và chuyển cấp quản lý xử lý khi vượt thẩm quyền.
1.3. Phục vụ suất ăn cho khách hàng khi có phát sinh
Chuẩn bị và phục vụ đồ ăn nhẹ cho khách hàng tại khu vực chờ.
Phối hợp lấy suất ăn từ bếp công ty hoặc mua bên ngoài để phục vụ khách hàng khi được yêu cầu.
2. CÔNG TÁC THU NGÂN VÀ KIỂM SOÁT DOANH THU 35%
2.1. Thực hiện thanh toán
Thu tiền khám bệnh, dịch vụ và chi phí phát sinh theo phiếu thu, chỉ định và dữ liệu trên phần mềm.
Đảm bảo thu đúng, thu đủ, không để xảy ra thất thoát.
Hỗ trợ khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản hoặc hình thức khác theo quy định.
2.2. Kiểm soát giao dịch trong ca
Cập nhật đầy đủ các giao dịch phát sinh trong ca.
Đảm bảo các khoản thu được ghi nhận chính xác trên phần mềm.
Báo cáo quản lý khi phát hiện sai lệch hoặc bất thường.
2.3. Chốt quỹ và bàn giao cuối ca
Kiểm đếm tiền mặt, đối chiếu thực thu với dữ liệu doanh thu trên phần mềm.
Lập bảng tổng hợp doanh thu cá nhân trong ca.
Bàn giao tiền mặt, phiếu thu và báo cáo cho Bộ phận Kế toán.
2.4. Báo cáo doanh thu
Thực hiện báo cáo thu - chi cuối ngày theo biểu mẫu phòng khám.
Tổng hợp doanh thu trong ca, lưu trữ đầy đủ phiếu thu và chứng từ thanh toán.
3. QUẢN LÝ KHÔNG GIAN VÀ TRẢI NGHIỆM KHU VỰC TIẾP ĐÓN 10%
Đảm bảo quầy lễ tân và sảnh khách luôn sạch sẽ, gọn gàng, chuyên nghiệp.
Phối hợp chuẩn bị, bổ sung nước, trà, bánh và các tiện ích phục vụ khách hàng.
4. QUẢN LÝ TÀI SẢN VÀ VẬT TƯ HÀNH CHÍNH 5%
Bảo quản trang thiết bị tại quầy lễ tân: máy tính, máy in, điện thoại và các công cụ làm việc.
Theo dõi, đề xuất mua sắm văn phòng phẩm, biểu mẫu và vật tư cần thiết.
5. CÔNG VIỆC KHÁC 5%
Tham gia đào tạo, họp định kỳ và các chương trình nội bộ.
Hỗ trợ các công việc chung của công ty khi có yêu cầu.
Chuyên môn
- Tốt nghiệp cao đẳng, đại học các chuyên ngành lễ tân, du lịch khách sạn, kế toán, tài chính, kiểm toán hoặc các chuyên ngành liên quan
Trình độ
- Kinh nghiệm 1-2 năm ở vị trí Lễ tân, Thu ngân, kế toán thu chi, kế toán nội bộ, quản lý vận hành sảnh
Yêu cầu khác
- Kỹ năng chuyên môn
Thành thạo tin học văn phòng và sử dụng phần mềm
quản lý phòng khám.
Quản lý hồ sơ, xử lý dữ liệu chính xác, cẩn thận và khoa học.
- Kỹ năng giao tiếp & dịch vụ khách hàng
Giao tiếp lịch sự, chuyên nghiệp, thân thiện, giọng nói rõ ràng.
Xử lý tình huống linh hoạt, khéo léo, luôn đặt trải nghiệm khách hàng lên hàng đầu.
Thể hiện sự tinh tế, nhạy bén trong việc quan sát, nhận biết nhu cầu khách hàng.
Có khả năng giao tiếp cơ bản bằng Tiếng Anh hoặc Tiếng Nhật là một lợi thế.
- Tính cách và thái độ
Trung thực, cẩn thận, có trách nhiệm cao với công việc.
Chủ động, tinh tế, luôn duy trì thái độ tích cực và hình ảnh chuyên nghiệp.
Luôn đặt dịch vụ khách hàng và trải nghiệm VIP là ưu tiên hàng đầu trong công việc.
- Ngoại hình và tác phong
Nữ, Cao 1m60 trở lên.
Ngoại hình sáng, gọn gàng, phù hợp môi trường dịch vụ cao cấp.
Tuân thủ đồng phục, hình ảnh cá nhân và quy chuẩn tác phong của phòng khám.