I. MỤC TIÊU CÔNG VIỆC
Đảm bảo công tác tiếp đón,
hỗ trợ khách hàng và vận hành khu vực sảnh lễ tân diễn ra chuyên nghiệp, an toàn và đúng quy trình; góp phần nâng cao hình ảnh, chất lượng dịch vụ và trải nghiệm khách hàng tại tòa nhà.
II. MÔ TẢ CÔNG VIỆC
2.1 Công tác lễ tân - tiếp đón khách
• Tiếp đón khách hàng, khách liên hệ công việc và đối tác đến làm việc tại tòa nhà.
• Thực hiện đăng ký khách ra/vào theo đúng quy trình vận hành của tòa nhà.
• Hướng dẫn khách đến đúng khu vực, văn phòng làm việc hoặc bộ phận liên quan.
• Hỗ trợ giải đáp các thông tin cơ bản liên quan đến tòa nhà, khách thuê, quy định và quy trình làm việc.
2.2 Quản lý khu vực sảnh và hỗ trợ vận hành
• Theo dõi, kiểm soát tình hình khu vực sảnh lễ tân nhằm đảm bảo hình ảnh chuyên nghiệp, an ninh, trật tự và chất lượng dịch vụ khu vực chung.
• Kịp thời ghi nhận và báo cáo các vấn đề phát sinh liên quan đến vệ sinh, an ninh, kỹ thuật hoặc các vấn đề ảnh hưởng đến hoạt động vận hành.
• Phối hợp với các bộ phận liên quan để xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình vận hành.
2.3 Tiếp nhận và xử lý thông tin vận hành
• Tiếp nhận thông tin, yêu cầu, phản ánh của khách hàng/khách thuê và chuyển đến bộ phận liên quan xử lý theo quy trình.
• Tiếp nhận, kiểm tra thông tin và xử lý ban đầu các đăng ký liên quan đến vận hành như:
o Đăng ký hàng hóa ra/vào
o Đăng ký thi công
o Đăng ký xe
o Đăng ký làm việc ngoài giờ
o Các thủ tục vận hành khác theo quy định
• Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ và hỗ trợ phản hồi thông tin đến khách thuê khi cần thiết.
• Thực hiện ghi nhận và đăng ký xe cho khách hàng theo danh sách/phê duyệt từ Ban Quản lý Tòa nhà.
2.4 Hỗ trợ hành chính và công việc khác
• Hỗ trợ các công việc hành chính liên quan đến vận hành tòa nhà.
• Phối hợp với các bộ phận nhằm đảm bảo hoạt động hằng ngày của tòa nhà diễn ra an toàn, hiệu quả và đúng quy định.
• Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của
Quản lý Vận hành/Ban Quản lý Tòa nhà.
Trình độ học vấn
• Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên.
Kinh nghiệm
• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong lĩnh vực:
o Lễ tân
o
Chăm sóc khách hàngo Hành chính văn phòng
o Vận hành tòa nhà
Kỹ năng & năng lực
• Giao tiếp tiếng Anh cơ bản đến khá.
• Kỹ năng giao tiếp tốt, giọng nói rõ ràng, dễ nghe.
• Tác phong lịch sự, chuyên nghiệp, thân thiện.
• Có khả năng xử lý tình huống và phối hợp công việc với nhiều bộ phận.
• Kỹ năng sắp xếp công việc và quản lý hồ sơ cơ bản.
• Sử dụng tốt Microsoft Word, Excel.
Yêu cầu khác
• Ngoại hình sáng, chuyên nghiệp, chiều cao khoảng từ 1m60 trở lên.
• Thái độ tích cực, nhẹ nhàng, tinh thần dịch vụ khách hàng tốt.
Có trách nhiệm, cẩn thận và chủ động trong công việc.