Nhân Viên Lễ Tân

Mô tả công việc
1. Quản lý hình ảnh văn phòng và thực hiện các công tác lễ tân hành chính; Nhắc nhở CBNV tuân thủ mọi quy định của Công ty tại nơi làm việc, mang hàng hóa ra/vào văn phòng.
2. Tiếp đón khách, quản lý khu vực Lễ tân/sảnh gọn gàng, ngăn nắp, chuyên nghiệp;
3. Trực tổng đài, cập nhật danh bạ điện thoại nội bộ và cung cấp khi được yêu cầu;
4. Tiếp nhận, phản hồi, xử lý các thông tin, chứng từ, phát chuyển nhanh, tài liệu đi đến....; Lập file theo dõi; hỗ trợ làm các thủ tục hành chính như nộp giấy tờ với cơ quan nhà nước;
5. Thông báo họp giao ban và chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp (nếu có); Sắp xếp ngăn nắp phòng họp và lên lịch sử dụng phòng họp;
6. Theo dõi việc sử dụng các trang thiết bị và tài sản văn phòng (bàn,ghế,tủ tài liệu, máy tính, máy photo copy........); Hướng dẫn sử dụng khi được yêu cầu và lập kế hoạch định kỳ kiểm kê, bảo dưỡng, đề xuất sửa chữa khi cần thiết;
7. Đặt cơm trưa cho CBNV ở văn phòng; Thu các loại tiền phạt theo quy chế; Mua hoa tươi hàng tuần đặt tại quầy lễ tân, sắp xếp theo dõi đồ tại góc thư giãn hàng ngày.
8. Lưu trữ và hướng dẫn sử dụng các mẫu biểu, nội quy, quy trình đã ban hành. Lập file theo dõi;
9. Duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ thường xuyên mà Công ty sử dụng; Theo dõi các chi phí văn phòng, chi phí hành chính như văn phòng phẩm, điện, nước, điện thoại, chuyển phát nhanh, internet, mực in theo định mức được duyệt (nếu có) và lập báo cáo định kỳ; làm các thủ tục thanh toán chi phí theo đúng quy trình; Kịp thời báo cáo các sự vụ phát sinh nhằm hạn chế tối đa chi phí hành chính; Trực tiếp quản lý kho văn phòng phẩm/thiết bị văn phòng.....
10. Tham gia tổ chức các sự kiện của Công ty; Thực hiện các công tác thăm hỏi ốm, đau, ma chay, cưới......
11. Hỗ trợ bộ phận tuyển dụng, hướng dẫn ứng viên kê khai hồ sơ dự tuyển;
12. Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của cấp trên; Trong mọi thời điểm, luôn bảo mật các thông tin liên quan đến công việc của Công ty, Cung cấp thông tin đúng cấp, đúng thẩm quyền sau khi đã xin ý kiến của Quản lý;