Nhân Viên Lễ Tân

Văn thư:
a. Công văn đến:
- Nhận và đóng dấu kiểm soát công văn đến các loại và chuyển Ban Tổng giám đốc duyệt, chuyển các phòng - cá nhân theo bút duyệt;
- Chuyển các thư cá nhân theo yêu cầu của người gửi (tên/ phòng ban/bộ phận liên quan).
- Mở sổ theo dõi văn thư
b. Công ăn đi:
- Fax/ thư: Theo yêu cầu của các phòng ban/bộ phận;
- Lưu-photo các biểu mẫu giấy tờ liên quan và tuỳ từng loại công văn lưu hay trả về các phòng lưu;
- Theo dõi công văn đến nơi đúng thời gian cần, liên lạc người nhận gấp nếu có yêu cầu (giao dịch bằng điện thoại).
Lễ tân:
- Trực tổng đài điện thoại, nhận chuyển cuộc gọi đến các phòng, ghi nhận thông tin từ khách hàng nhắn lại. Gọi điện thoại ra ngoài theo yêu cầu của Ban Tổng giám đốc;
- Hướng dẫn khách đến liên lạc công tác: Tuỳ theo từng trường hợp công việc của khách cần hay có yêu cầu các phòng ban/bộ phận để sắp xếp khách làm việc ở phòng khách hay tại sảnh;
- Thực hiện công tác phục vụ cho Ban Tổng giám đốc như: đặt hoa, quà tặng khi Ban Tổng giám đốc đi tham dự hội nghị của đối tác (nếu có yêu cầu);
- Quản lý các phương tiện vật dụng như máy Fax, tổng đài điện thoại, báo chí;
- Sắp xếp và lên lịch họp cụ thể cho Ban Tổng giám đốc;
- Bố trí và sắp xếp phòng họp, chuẩn bị trà nước khi có yêu cầu;
- Kiểm soát kho quà tặng tại tiếp tân.
- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Ban Tổng giám đốc.