A. Thực hiện và theo dõi hoạt động mua hàng
• Tiếp nhận nhu cầu mua hàng từ các bộ phận và lập kế hoạch đặt hàng theo nhu cầu thực tế.
• Tìm kiếm, đánh giá và phát triển hệ thống nhà cung cấp phù hợp.
• Khảo sát, so sánh và đàm phán về giá cả, chất lượng, điều kiện thanh toán và thời gian
giao hàng.
• Lập yêu cầu báo giá, so sánh báo giá và đề xuất lựa chọn nhà cung cấp.
• Thực hiện đặt hàng, theo dõi tiến độ giao hàng và xử lý các vấn đề phát sinh.
• Phối hợp với Kho, Kế hoạch, Sản xuất, QC và Kế toán để đảm bảo hàng hóa được cung ứng đúng tiến độ.
B. Quản lý nhà cung cấp
• Theo dõi và cập nhật thông tin, hồ sơ của nhà cung cấp.
• Đánh giá nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí: giá, chất lượng, tiến độ giao hàng, khả năng đáp ứng và dịch vụ.
• Theo dõi tình trạng thực hiện đơn hàng và phản hồi của nhà cung cấp.
• Phối hợp xử lý các trường hợp hàng thiếu, hàng lỗi, giao hàng không đúng quy cách hoặc không đúng thời hạn.
• Tìm kiếm nhà cung cấp thay thế nhằm đảm bảo nguồn cung và nâng cao hiệu quả mua hàng.
C. Kiểm soát nhập kho và công nợ nhà cung cấp
• Theo dõi kế hoạch giao hàng và phối hợp với Kho để tiếp nhận hàng hóa, nguyên vật liệu từ nhà cung cấp.
• Kiểm tra, đối chiếu số lượng, chủng loại, quy cách hàng hóa thực tế với PO/đơn đặt hàng trước khi nhập kho.
• Theo dõi và cập nhật tình trạng nhập kho của từng đơn hàng; kịp thời xử lý các trường hợp giao thiếu, giao thừa, sai quy cách hoặc hàng không đạt yêu cầu.
• Đối chiếu PO - Phiếu nhập kho - Hóa đơn nhằm đảm bảo số lượng, đơn giá và giá trị hàng hóa chính xác.
• Theo dõi công nợ phải trả theo từng nhà cung cấp, từng đơn hàng và thời hạn thanh toán.
• Phối hợp với Kế toán kiểm tra, đối chiếu công nợ định kỳ và lập kế hoạch thanh toán cho nhà cung cấp.
• Theo dõi các khoản công nợ đến hạn, quá hạn và chủ động báo cáo cấp trên để có phương án xử lý.
D. Báo cáo và
quản lý dữ liệu• Cập nhật dữ liệu mua hàng, giá nguyên vật liệu, nhà cung cấp và lịch sử giao dịch.
• Lập báo cáo tình hình mua hàng, tiến độ giao hàng, công nợ và chi phí theo yêu cầu.
• Theo dõi biến động giá nguyên vật liệu và đề xuất phương án mua hàng phù hợp.
• Lưu trữ hồ sơ, báo giá, hợp đồng, PO và chứng từ mua hàng đầy đủ, khoa học.
• Thực hiện các công việc khác theo phân công của cấp trên.
• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Kế toán, Tài chính, Kinh tế, Quản trị kinh doanh, Logistics, Xuất nhập khẩu hoặc các ngành liên quan.
• Có từ 1-2 năm kinh nghiệm mua hàng; ưu tiên ứng viên đã từng làm việc tại công ty sản xuất.
• Có kinh nghiệm hoặc nền tảng nghiệp vụ Kế toán là lợi thế lớn.
• Nắm được các nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn, công nợ, đối chiếu chứng từ, thanh toán và giá trị hàng hóa.
• Sử dụng tốt Excel và Microsoft Office.
• Có khả năng phân tích, so sánh giá và kiểm soát số liệu tốt.
• Cẩn thận, trung thực, trách nhiệm và có khả năng theo sát công việc.
• Có kỹ năng giao tiếp và đàm phán với nhà cung cấp.
• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm mua nguyên vật liệu, vật tư, linh kiện, bao bì hoặc hàng hóa
phục vụ sản xuất.