Tiếp nhận và phân tích nhu cầu: Nhận các yêu cầu mua hàng (Purchase Requisition) từ các phòng ban trong công ty (sản xuất, hành chính, kỹ thuật...). Đánh giá số lượng, thông số kỹ thuật và tiến độ cần đáp ứng.
Tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp: Khảo sát thị trường, tìm kiếm các nhà cung cấp (NCC) mới cả trong và ngoài nước. Đánh giá năng lực của NCC dựa trên các tiêu chí: uy tín, giá cả, năng lực sản xuất, thời gian
giao hàng và chính sách hậu mãi.
Đàm phán và ký kết hợp đồng: Trực tiếp thương lượng với NCC về giá cả, chiết khấu, điều khoản thanh toán, thời gian giao hàng và các điều kiện bảo hành. Lập và hoàn thiện hợp đồng mua bán, đơn đặt hàng (Purchase Order - PO).
Theo dõi và quản lý đơn hàng: Giám sát tiến độ sản xuất và giao hàng của NCC để đảm bảo hàng về đúng hạn. Phối hợp với bộ phận kho và kiểm định để kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa khi nhập kho. Xử lý các sự cố phát sinh (hàng lỗi, thiếu hàng, chậm trễ).
Quản lý chứng từ và thanh toán: Tập hợp đầy đủ bộ chứng từ mua hàng (hóa đơn, phiếu giao hàng, chứng chỉ chất lượng...). Làm thủ tục đề nghị thanh toán và chuyển cho bộ phận kế toán xử lý công nợ đúng hạn cho NCC.
1. Am hiểu thị trường: Nắm rõ kiến thức về sản phẩm, biến động giá cả và chuỗi cung ứng (logistics)..
2. Kỹ năng giao tiếp và phối hợp: Làm việc hiệu quả giữa các bộ phận nội bộ (kho, kế toán, sản xuất) và đối tác bên ngoài.
3. Tư duy logic và cẩn trọng: Quản lý chứng từ chính xác, kiểm soát ngân sách minh bạch và có tinh thần trách nhiệm cao.
4. Quản lý thời gian: Sắp xếp và ưu tiên công việc tốt để không làm gián đoạn tiến độ sản xuất kinh doanh.