I. GIAI ĐOẠN: TRƯỚC KHI KHÁCH VÀO Ở
01. Tìm kiếm & Tư vấn: Đăng bài tìm khách, tư vấn phòng trống và trực tiếp dẫn khách xem phòng.
02. Marketing & Sale: Set up dọn dẹp, chụp hình phòng mẫu, đăng bài giỏ hàng, làm việc với môi giới, kêu gọi sale lấp phòng.
03. Quản lý lấp đầy: Theo dõi sát số lượng phòng trống và đề xuất phương án lấp đầy kịp thời.
04. Kiểm tra bàn giao: Kiểm tra chất lượng và lên lịch trình bàn giao phòng cho khách.
05. Bảo trì định kỳ: Kiểm tra vệ sinh khu vực chung, đề xuất sửa chữa và nâng cấp tòa nhà định kỳ.
06. Vận hành dự án: Đánh giá hiệu quả, định giá thuê. Phối hợp với BQL và kỹ sư bố trí layout, nội thất khi nhận dự án.
07. Đề xuất cải tiến: Chủ động đề xuất nâng cấp cơ sở hạ tầng hoặc chất lượng dịch vụ để thu hút khách.
II. GIAI ĐOẠN: SAU KHI KHÁCH VÀO Ở
08. Thủ tục pháp lý: Soạn thảo hợp đồng thuê, thanh lý hợp đồng và cập nhật hồ sơ cư dân.
09. Quản lý thông tin: Thu thập thông tin cư dân và thực hiện khai báo tạm trú theo quy định pháp luật.
10.
Quản lý tài chính (Thu): Chụp số đồng hồ điện/nước, xuất phiếu thu tiền phòng và các phí dịch vụ (Internet, vệ sinh...).
11. Đối soát tài chính: Phối hợp với kế toán để đối chiếu doanh thu và chi phí thực tế của các tòa nhà.
12.
Chăm sóc khách hàng: Tiếp nhận phản ánh, hướng dẫn sử dụng tiện ích và hỗ trợ các sự cố (mất chìa khóa, hỏng thiết bị...).
13. Quản lý trật tự: Nhắc nhở vi phạm nội quy, xử lý xung đột giữa các cư dân để đảm bảo môi trường sống văn minh.
III. CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÒA NHÀ
14. Quản lý chi phí: Kiểm soát chặt chẽ các khoản chi vận hành (vệ sinh, bảo trì, sửa chữa).
15. Giám sát vệ sinh: Kiểm tra và duy trì lịch vệ sinh khu vực chung hàng ngày và hàng tuần.
16. Báo cáo định kỳ: Tổng hợp báo cáo phòng trống, doanh thu, lợi nhuận và thu chi theo tuần/tháng cho từng dự án.
17. Điều phối kỹ thuật: Tiếp nhận yêu cầu sửa chữa và trực tiếp điều phối thợ xử lý cho cư dân.
18. Quan hệ địa phương: Đại diện làm việc với Công an khu vực (CAKV) khi phát sinh các vấn đề an ninh, hành chính.
19.
Giám sát hệ thống: Theo dõi tình trạng vận hành của hệ thống điện, nước, camera, khóa cửa và Wi-Fi.
20. Báo cáo Ban Giám đốc: Giải trình các sự cố phát sinh (thấm dột, điện nước...) và thực hiện công việc theo chỉ thị của BGĐ.