Quản Lý Tòa Nhà (Lễ Tân Tòa Nhà)

A. Công tác lễ tân hành chính
Trực sảnh và tiếp đón: Trực lễ tân tại sảnh chính; tiếp đón, hướng dẫn khách tham quan tòa nhà, đối tác và khách thuê theo tiêu chuẩn dịch vụ của tòa nhà.
Xử lý thông tin: Tiếp nhận, phân loại và bàn giao thư từ, bưu phẩm; soạn thảo và niêm yết các thông báo của Ban Quản lý (BQL) kịp thời.
Hỗ trợ khách thuê: Tiếp nhận điện thoại, tiếp nhận các yêu cầu từ khách thuê và phối hợp với các bộ phận liên quan để giải quyết nhanh chóng
B. Giám sát chất lượng dịch vụ
Giám sát chất lượng dịch vụ của các đơn vị thầu tại tòa nhà: An ninh, Vệ sinh, Cảnh quan...thực hiện theo bảng kiểm (checklist) hàng ngày/tuần.
Đánh giá & Phản hồi: Ghi nhận các sai sót, sự cố phát sinh từ phía nhà thầu và báo cáo cấp trên để có biện pháp điều chỉnh kịp thời, đảm bảo mỹ quan và an toàn tòa nhà.
C. Quản lý chỉ số vận hành - hỗ trợ lập hồ sơ thanh toán
Quản lý điện, nước: Theo dõi, phối hợp ghi nhận chỉ số điện, nước hàng ngày/tháng; lập bảng tổng hợp số liệu tiêu thụ.
Hồ sơ thanh toán: Lập hồ sơ đề nghị thanh toán các chi phí vận hành (điện, nước, dịch vụ thầu, vật tư...); kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn - chứng từ trước khi chuyển Kế toán đúng hạn.
Lưu trữ: Quản lý và lưu trữ khoa học hệ thống hồ sơ hành chính, hợp đồng và chứng từ liên quan.
D. Thực hiện các thông báo đến khách thuê theo hướng dẫn
Thông báo phí: hỗ trợ lập đề nghị thanh toán phí dịch vụ cho khách thuê theo đúng quy trình và thời gian quy định.
Kiểm soát nợ: Hỗ trợ thực hiện đôn đốc thu hồi công nợ và phối hợp xử lý các trường hợp phát sinh tranh chấp về phí (Lần 1,2,3,...thông báo ngưng cung cấp DV
E. Công tác hỗ trợ khác
Tham gia các cuộc họp cố định vào sáng thứ 7 hàng tuần và các cuộc họp khác được cấp trên thông báo. các nhiệm vụ hành chính vận hành và các công việc liên quan khác theo sự chỉ đạo trực tiếp của cấp Quản lý.