1. Hành chính & điều phối phòng Kinh doanh
- Tổng hợp lịch làm việc, lịch gặp khách, lịch họp.
- Sắp xếp cuộc họp, chuẩn bị tài liệu, phòng họp, thiết bị.
- Ghi biên bản họp, theo dõi đầu việc sau họp.
- Quản lý văn bản, hồ sơ, biểu mẫu của phòng.
2. Hỗ trợ báo giá, hợp đồng & hồ sơ kinh doanh
- Tiếp nhận yêu cầu báo giá từ sales, chuyển kỹ thuật/nhà máy/kế toán.
- Tổng hợp, soạn thảo, định dạng và phát hành báo giá theo phê duyệt.
- Chuẩn bị hồ sơ năng lực, catalogue, tài liệu chào hàng/hồ sơ thầu.
- Theo dõi quá trình ký hợp đồng, PO, phụ lục hợp đồng.
3. Dữ liệu, đơn hàng, công nợ & báo cáo
- Cập nhật dữ liệu khách hàng, pipeline, hợp đồng, tiến độ
giao hàng.
- Lưu trữ hồ sơ dự án.
- Tổng hợp báo cáo kinh doanh tuần/tháng, KPI phòng (doanh thu, báo giá, hợp đồng, pipeline, công nợ).
Trình độ & chuyên môn
- Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học các chuyên ngành: Quản trị văn phòng, Kế toán, Kinh tế, Ngoại ngữ,
Thư ký hành chính.
- Hiểu cơ bản về quy trình báo giá, hợp đồng, công nợ.
- Biết các loại hồ sơ thầu, hồ sơ năng lực và quy trình lưu trữ hồ sơ kinh doanh.
Kinh nghiệm
- Có 1-3 năm kinh nghiệm ở vị trí hành chính, trợ lý, sales admin.
- Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong công ty sản xuất, xây dựng hoặc lĩnh vực MEP.
Kỹ năng
- Kỹ năng soạn thảo thành thạo: báo giá, hợp đồng, biên bản họp. Có khả năng theo dõi tiến độ công việc và đảm bảo deadline.
- Kỹ năng
Tiếng Anh cơ bản: đọc hiểu hợp đồng, PO, email cơ bản (hỗ trợ phòng sales).
- Kỹ năng Tin học: Excel, Word, PowerPoint, CRM (cập nhật dữ liệu), quản lý tệp và email.
- Cẩn thận, tỉ mỉ, chính xác, có khả năng đa nhiệm.
- Kỹ năng quản lý thời gian tốt, làm việc nhóm hiệu quả. Kỹ năng giao tiếp nội bộ tốt.
- Có mong muốn gắn bó lâu dài, trách nhiệm cao và tuân thủ bảo mật thông tin.