Sale Admin hay Sales Administrator chính là vị trí thư ký hay trợ lý kinh doanh trong công ty. Đây chính là một trong những vị trí đóng vai trò then chốt đối với sự tồn tại của một doanh nghiệp bởi nắm giữ vai trò quan trọng trong việc tăng doanh số như xây dựng kế hoạch kinh doanh, giám sát và đốc thúc việc thực hiện công việc của đội ngũ nhân viên kinh doanh, xử lý đơn hàng, phản hồi yêu cầu của khách hàng,...

MỤC LỤC:
1. Vai trò của nhân viên Sale Admin đối với doanh nghiệp
2. Mức lương của nhân viên Sale Admin
3. Yêu cầu trình độ, bằng cấp với Sale Admin
4. Phân biệt nhân viên Sale Admin và nhân viên hành chính
5. Những ai có thể làm công việc Sale Admin
6. Kỹ năng cần có của nhân viên Sale Admin
7. Cơ hội việc làm và thăng tiến của nhân viên Sale Admin
8. Kinh nghiệm xin việc làm nhân viên Sale Admin

Những công việc nhân viên Sale Admin thường làm hằng ngày

Tìm hiểu công việc của nhân viên Sale Admin

1. Vai trò của nhân viên Sale Admin đối với doanh nghiệp

Nhân viên Sale Admin đóng một vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ đội ngũ nhân viên kinh doanh về các mảng như công nghệ thông tin, tài chính, xử lý hồ sơ, giấy tờ,... Họ cũng có thể thay mặt cho Giám đốc Kinh doanh giải quyết các công việc hành chính tại văn phòng khác. Nhân viên Sale Admin làm việc trực tiếp dưới sự chỉ đạo của Giám đốc Kinh doanh với những công việc chính như:

• Xử lý các loại hồ sơ, giấy tờ trong quy trình bán hàng.
• Lên lịch hẹn với khách hàng hiện tại, khách hàng tiềm năng.
• Xử lý hợp đồng mua bán với khách hàng.
• Quản lý cơ sở dữ liệu thông tin khách hàng như chi tiết hóa đơn thanh toán, sản phẩm đặt hàng, địa chỉ nhận hàng.
• Quản lý đơn đặt hàng trên website của công ty, đảm bảo hàng hóa được chuyển đến đúng địa điểm và thời gian quy định.
• Cập nhật doanh số bán hàng hàng tuần/tháng.
• Phân tích, tổng hợp dữ liệu kinh doanh và báo cáo lên cấp trên.
• Xử lý hóa đơn thanh toán, thống kê các khoản thanh toán qua ngân hàng hay thẻ tín dụng và phân tích các khoản thu, chi, lợi nhuận,...
• Đóng vai trò nhân viên chăm sóc khách hàng, tạo dựng và duy trì mối quan hệ thân thiết giữa khách hàng - công ty.
• Các công việc khác theo sự chỉ đạo của Giám đốc Kinh doanh.

Tầm quan trọng của nhân viên Sale Admin trong doanh nghiệp

Nhân viên Sale Admin đều là những người có kỹ năng quản lý thời gian tốt, giao tiếp hiệu quả bằng cả lời nói và văn bản và đặc biệt là có khả năng đa nhiệm, chịu được áp lực cao trong công việc. Bên cạnh những công việc chính như trên thì họ còn phải quản lý lịch làm việc của Giám đốc Kinh doanh. Đôi khi, họ sẽ phải làm việc vào cuối tuần hoặc ngày lễ khi có những chiến dịch bán hàng lớn.

Đọc thêm: Câu hỏi phỏng vấn Sales Admin

2. Mức lương của nhân viên Sale Admin

Hầu hết nhân viên Sale Admin đều được nhận lương cứng. Tuy nhiên, cũng có những công ty trả lương cho vị trí này theo hoa hồng, thưởng hoặc bằng hình thức chia sẻ lợi nhuận dựa trên hiệu suất công việc.
Mức lương trung bình của nhân viên Sale Admin hiện nay khoảng 8,3 triệu đồng/tháng, phổ biến trong khoảng 6,9 - 9,7 triệu đồng/tháng. Mức thu nhập cao nhất có thể lên đến 27 triệu đồng/tháng đối với những người thực sự có năng lực. Càng có nhiều năm kinh nghiệm làm việc thì mức thu nhập lại càng cao.
Ngoài ra, lương nhân viên Sale Admin cũng có sự chênh lệch giữa các ngành nghề. Ví dụ, những người làm trong lĩnh vực sản xuất và phân phối sản phẩm, hàng hóa thì mức lương sẽ không cao bằng những người làm trong lĩnh vực phát triển phần mềm. Lĩnh vực dịch vụ công nghệ thông tin, sản xuất điện tử, nhà hàng - khách sạn có mức thu nhập cho Sale Admin tương tự như nhau.

3. Yêu cầu trình độ, bằng cấp với Sale Admin

Hầu hết nhà tuyển dụng tuyển Nhân viên Sale Admin không đưa ra yêu cầu quá khắt khe về bằng cấp. Có bằng tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành kinh tế, quản trị kinh doanh, marketing, truyền thông,... là đủ điều kiện để ứng tuyển vào vị trí này. Tuy nhiên, hầu hết nhà tuyển dụng lại yêu cầu kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực kinh doanh, thường là từ 1 năm trở lên.

4. Phân biệt nhân viên Sale Admin và nhân viên hành chính

Đôi khi thực hiện những công việc tương tự như nhau nhưng Sale Admin và nhân viên hành chính là hai vị trí công việc hoàn toàn khác biệt. Nhân viên Sale Admin là trợ lý, người hỗ trợ cho Giám đốc Kinh doanh với những công việc của bộ phận kinh doanh như lập kế hoạch chiến lược, giám sát nhân viên kinh doanh, xử lý hợp đồng mua bán, lưu trữ hồ sơ khách hàng,... Đôi khi, họ cũng sẽ hỗ trợ các công việc hành chính khác. Tuy nhiên, đây không phải là trách nhiệm chính của Sale Admin.
Ngược lại, nhân viên hành chính là người thực hiện các công việc hành chính trong công ty như lưu trữ hồ sơ nhân viên, quản lý lịch làm việc, quản lý cơ sở vật chất trong công ty,... Công việc của họ gần như không liên quan đến công việc kinh doanh.

Kỹ năng, phẩm chất cần có của Nhân viên Sale Admin

5. Những ai có thể làm công việc Sale Admin

Sale Admin là công việc đòi hỏi khá nhiều tố chất và kỹ năng khác nhau; vì thế, không phải ai cũng phù hợp để làm công việc này. Ứng viên lý tưởng cho vị trí Sale Admin thường là những người có nền tảng kiến thức tốt về marketing, kinh doanh hoặc một lĩnh vực liên quan khác; yêu thích công việc liên quan tới sales; năng động, chuyên nghiệp và luôn luôn sẵn sàng trước mọi thử thách.
Ngoài ra, nhân viên Sale Admin cũng cần phải sử dụng thành thạo các bộ công cụ phân tích dữ liệu, tin học văn phòng, quản lý và lưu trữ hồ sơ,... Những điều này đòi hỏi họ phải chịu khó tìm tòi, học hỏi bởi không có một trường lớp nào đào tạo chi tiết cách sử dụng từng phần mềm khác nhau. Công việc nhân viên Sale Admin cũng khá áp lực và chỉ phù hợp với những người có khả năng đa nhiệm và có kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc khoa học.

Đọc thêm: Kinh nghiệm xin việc làm Trợ lý Kinh doanh

6. Kỹ năng cần có của nhân viên Sale Admin

Bên cạnh vốn kiến thức đa dạng về nhiều lĩnh vực khác nhau thì nhân viên Sale Admin còn cần phải có những kỹ năng mềm khác như:

6.1. Kỹ năng tin học văn phòng

Không ai có thể phủ nhận vai trò của kỹ năng tin học văn phòng đối với bất cứ vị trí công việc nào, đặc biệt là đối với nhân viên Sale Admin bởi họ sẽ phải quản lý rất nhiều loại hồ sơ, giấy tờ khác nhau. Kỹ năng tin học văn phòng tốt cũng sẽ giúp họ trình bày các ý tưởng một cách khoa học, sáng tạo, dễ hiểu khi cần phải trình bày với cấp trên hay khách hàng, soạn báo cáo, lập kế hoạch,...

6.2. Kỹ năng giao tiếp tốt

Kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp nhân viên Sale Admin hoàn thành công việc một cách dễ dàng và hiệu quả hơn. Họ không chỉ gặp gỡ, trò chuyện với khách hàng mà còn thường xuyên phải trao đổi với cấp trên, đồng nghiệp. Nếu không có kỹ năng giao tiếp tốt, họ sẽ không thể thuyết phục khách hàng; đồng nghiệp và cấp trên cũng sẽ khó có thể hiểu được những gì mà họ trình bày trong các cuộc họp, thảo luận,...

6.3. Kỹ năng làm việc nhóm

Như đã nói ở trên, phối hợp với đồng nghiệp trong bộ phận sale và thậm chí là cả những bộ phận khác trong công ty là một phần quan trọng trong công việc của nhân viên Sale Admin. Với vai trò là trợ lý kinh doanh, họ sẽ phải hỗ trợ tất cả các nhân viên kinh doanh khác, phối hợp với bộ phận kế toán hay bộ phận kho trong suốt quá trình làm việc. Khi đó, nếu không có kỹ năng làm việc nhóm tốt, công việc sẽ bị đình trệ và không thể giải quyết được.

6.4. Kỹ năng thuyết trình

Nhân viên Sale Admin không chỉ cần thông minh và có nền tảng kiến thức vững chắc về nhiều ngành nghề khác nhau mà còn phải có kỹ năng thuyết trình, khả năng ăn nói lưu loát trước mọi người. Nhiều khi, họ sẽ phải trình bày ý tưởng của mình hoặc là báo cáo tình hình kinh doanh cho cấp trên hoặc đồng nghiệp. Kỹ năng thuyết trình tốt sẽ giúp mọi người hiểu những thông tin trên một cách toàn diện. Có ý tưởng hay nhưng nếu không có kỹ năng thuyết trình thì cũng khó có thể thuyết phục mọi người nghe theo

6.5. Ngoại ngữ tốt

Ngoại ngữ tốt cũng là một điều kiện cần thiết nếu như muốn được thăng tiến lên các vị trí cao hơn hoặc có thu nhập tốt. Nhu cầu mở rộng kinh doanh của các công ty Việt Nam ra thị trường nước ngoài là rất lớn. Song song với đó là nhu cầu tuyển dụng nhân sự Việt vừa giỏi chuyên môn lại thành thạo ngoại ngữ của các công ty nước ngoài đầu tư vào Việt Nam. Những nhân viên Sale Admin giỏi ngoại ngữ thường sẽ có nhiều cơ hội vào làm việc tại các tập đoàn lớn của Nhật Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc,... nếu thành thạo ngôn ngữ của họ.

7. Cơ hội việc làm và thăng tiến của nhân viên Sale Admin

Là người đóng vai trò quan trọng trong công ty đồng thời thực hiện rất nhiều công việc khác nhau nên cơ hội việc làm và thăng tiến của nhân viên Sale Admin cũng rất rộng mở. Với những kinh nghiệm tích lũy được từ các công việc hàng ngày, họ có nhiều cơ hội để trở thành Quản lý hoặc Giám sát kinh doanh (với khoảng 3 - 7 năm kinh nghiệm). Nhiều người thậm chí còn được thăng chức lên Giám đốc Điều hành của công ty hoặc có thể tự mở công ty cho riêng mình.
Với đặc điểm công việc có thể làm việc trong nhiều lĩnh vực, ngành nghề khác nhau như bất động sản, bảo hiểm, nhà hàng - khách sạn, logistics - xuất nhập khẩu, sản xuất, kinh doanh,... nên những người mong muốn theo đuổi ngành này cũng hoàn toàn có thể yên tâm về cơ hội việc làm trong tương lai.

Triển vọng nghề nghiệp của nhân viên sale admin

8. Kinh nghiệm xin việc làm nhân viên Sale Admin

Muốn trở thành một nhân viên Sale Admin, điều đầu tiên mà bạn cần cân nhắc tới có lẽ là bằng cấp. Hầu hết nhân viên Sale Admin đều tốt nghiệp Đại học, rất ít người có bằng Thạc sĩ. Thậm chí, những người tốt nghiệp Trung cấp hoặc Cao đẳng cũng có thể làm được công việc này.
Việc chọn một chuyên ngành phù hợp còn quan trọng hơn nhiều so với chọn cấp học. Để làm được công việc này, bạn có thể theo học các chuyên ngành Kinh doanh, Marketing, Truyền thông, Kinh tế và thậm chí là cả Tâm lý học. Kinh nghiệm mới là yếu tố quan trọng nhất khi xin việc làm nhân viên Sale Admin. Trên thực tế, hầu hết nhà tuyển dụng đều yêu cầu ứng viên cho vị trí này phải có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực kinh doanh hoặc ít nhất là chăm sóc khách hàng hay hành chính văn phòng.
Ngoài ra, khi tìm việc làm Sale Admin, bạn cũng cần phải xem xét thật kỹ lưỡng bản mô tả công việc của nhà tuyển dụng, đặc biệt là khi mới ra trường hoặc muốn chuyển hướng nghề nghiệp. Tùy vào từng ngành nghề khác nhau mà công việc phải làm của nhân viên Sale Admin cũng sẽ khác nhau. Có thể bạn phù hợp với ngành nghề này nhưng lại không thể đáp ứng được yêu cầu của một ngành nghề khác.
Trên thực tế, những người làm công việc Sale Admin đều là người năng động và chịu được áp lực cao trong công việc. Vì thế, khi quyết định gửi CV xin việc Nhân viên sale admin, bạn cũng nên chuẩn bị tâm lý sẵn sàng về việc sẽ phải làm việc nhiều hơn 8 tiếng mỗi ngày, thậm chí là làm việc cả vào cuối tuần và ngày lễ. Bạn cũng nên học cách sắp xếp công việc một cách khoa học để giảm thiểu áp lực cho bản thân trong quá trình làm việc.