Nhân viên hành chính là làm gì? có yêu cầu bằng cấp không?

Xem thêm: Tìm việc làm nhân viên văn phòng

I. Mô tả công việc, mức lương của Nhân viên hành chính​

Bên cạnh nhập dữ liệu, viết báo cáo, chuẩn bị giấy tờ và sắp xếp lịch trình, nhân viên hành chính còn phải thực hiện các công việc như lập bảng lương, gửi email, lên lịch các hoạt động, cuộc họp và sự kiện trong công ty. Nhiệm vụ điển hình hàng ngày của Nhân viên hành chính bao gồm:

• Lên kế hoạch mời họp và tham gia hội nghị, sắp xếp và quản lý cuộc họp.
• Ghi chép và phân phát biên bản cuộc họp.
• Lưu giữ tài liệu cả bản cứng và bản mềm.
• Lưu giữ lịch làm việc hàng tuần của nhân viên.
• Sắp xếp và cung cấp tài liệu, báo cáo.
• Điều phối không gian làm việc, máy tính và thiết bị làm việc cho nhân viên mới với bộ phận IT.
• Phân loại và phân phát thư.
• Giải quyết các công việc hành chính bằng cách lập báo cáo, phân tích dữ liệu và tìm kiếm giải pháp.
• Trả lời thư dưới danh nghĩa công ty hoặc bộ phận được phân công.
• Làm việc độc lập và làm việc theo nhóm cho các dự án đặc thù, bao gồm thuyết trình, gửi email hoặc hiệu đính.

Với vai trò đa dạng và yêu cầu nhiều kỹ năng, mức lương của nhân viên hành chính nhân sự thường dao động từ 7 đến 10 triệu đồng mỗi tháng, phụ thuộc vào trình độ kinh nghiệm và thâm niên làm việc. Các vị trí cao hơn như trưởng phòng hành chính nhân sự thường được đánh giá cao và có mức lương cao hơn, thường từ 15 đến 20 triệu đồng mỗi tháng.

Đọc thêm: Công việc của một nhân viên hành chính nhân sự là gì?

II. Nhân viên hành chính có phải Nhân viên nhân sự?

Trong ngành hành chính nhân sự, có hai vị trí chính là nhân viên hành chính và nhân viên nhân sự, mỗi vị trí đều có những nhiệm vụ và trách nhiệm riêng biệt.

• Nhân viên hành chính (nhân viên hành chính nhân sự): Chủ yếu đảm nhận việc quản lý và sắp xếp hồ sơ, văn bản, giấy tờ của doanh nghiệp. Họ cũng phải tổ chức công việc theo hệ thống và hoàn thành nhiệm vụ được giao từ cấp trên.
• Nhân viên nhân sự: Chịu trách nhiệm tìm kiếm và lựa chọn ứng viên tiềm năng cho công ty thông qua các hoạt động tuyển dụng. Vị trí này cũng đảm nhận việc quản lý lương thưởng, các chế độ đãi ngộ, giải quyết các vấn đề bảo hiểm, đánh giá nhân viên.

III. Nhân viên hành chính có yêu cầu bằng cấp không?

Nhân viên hành chính đóng vai trò là trung tâm liên lạc cho tất cả nhân viên công ty, hỗ trợ công việc hành chính và giải đáp những thắc mắc của họ. Công việc chính của Nhân viên hành chính bao gồm quản lý hồ sơ giấy tờ, chuẩn bị các loại báo cáo thu chi, lưu trữ hồ sơ,... Công việc không đòi hỏi kiến thức chuyên môn quá cao; bởi vậy, ứng viên tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành Văn thư, Lưu trữ học,... là đủ điều kiện để ứng tuyển. Những người đã có kinh nghiệm làm việc ở vị trí Nhân viên hành chính sẽ được ưu tiên trong quá trình xét duyệt.
Ngoài ra, Nhân viên hành chính cần phải đáp ứng một số yêu cầu về kỹ năng khác như:

• Am hiểu quy trình hành chính, các quy tắc trong quản lý hồ sơ giấy tờ của doanh nghiệp.

• Thành thạo công cụ tin học văn phòng như Word, Excel,...

• Kỹ năng tổ chức tốt.

• Kỹ năng giải quyết vấn đề.

• Kỹ năng giao tiếp tốt (bằng cả lời nói và văn bản).

• Cẩn thận, tỉ mỉ trong công việc.

• Am hiểu quy trình tuyển dụng nhân sự (do một số công ty yêu cầu Nhân viên hành chính hỗ trợ quy trình tuyển dụng).

Đọc thêm: Câu hỏi tình huống cho Nhân viên Hành chính

IV. Câu hỏi phỏng vấn Nhân viên hành chính thường gặp

• "Bạn có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực hành chính không?"
• "Bạn đã từng xử lý tình huống khó khăn nào trong công việc trước đó chưa?"
• "Bạn có kỹ năng quản lý thời gian và công việc tốt không?"
• "Tại sao bạn cho rằng bản thân phù hợp với vị trí này?".

V. Phẩm chất của một Nhân viên hành chính giỏi

Bằng cấp không phải là yếu tố quyết định bạn có thể trở thành một Nhân viên hành chính giỏi hay không. Ngược lại, những người thành công ở vị trí này là nhờ các phẩm chất đáng quý như:

• Sự cẩn thận, tỉ mỉ: Công việc của Nhân viên hành chính chủ yếu liên quan đền hồ sơ, giấy tờ, lưu trữ thông tin; bởi vậy, sự cẩn thận, tỉ mỉ là yếu tố không thể thiếu. Bên cạnh đó, họ cũng cần phải có kỹ năng làm việc khoa học và biết cách vận dụng công nghệ thông tin vào quá trình làm việc.

• Sự chăm chỉ, tận tâm và nghiêm túc với công việc: Công việc của Nhân viên hành chính tuy không đòi hỏi kiến thức chuyên môn cao nhưng khối lượng công việc lại rất lớn. Nếu không thực sự chăm chỉ và nghiêm túc, họ sẽ không thể hoàn thành công việc hoặc là dẫn đến sai sót trong lưu trữ thông tin, quản lý hồ sơ,...

• Tinh thần sẵn sàng giúp đỡ, hỗ trợ mọi người: Như đã nói ở trên, Nhân viên hành chính là trung tâm liên lạc của tất cả nhân viên trong công ty - nơi mà họ tìm đến để được hỗ trợ, được giải đáp thắc mắc. Điều này đòi hỏi Nhân viên hành chính phải là người vui vẻ, cởi mở và luôn sẵn sàng giúp đỡ mọi người. Đây không chỉ là một yếu tố giúp thành công mà còn là điều kiện bắt buộc đối với những người làm công việc này.

Khi nói tới công việc Nhân viên hành chính, nhiều người sẽ cho rằng đây là công việc không yêu cầu bằng cấp, kỹ năng và ai cũng có thể làm được. Tuy nhiên, để thành công ở vị trí này, họ cũng cần phải có nền tảng kiến thức vững chắc về hoạt động hành chính cũng như rất nhiều kỹ năng mềm quan trọng khác. Đây là một vị trí quan trọng, đóng góp một phần không hề nhỏ vào quy trình vận hành doanh nghiệp. Vì vậy, nếu có ý định nộp CV xin việc Nhân viên Hành chính thì bạn cần lưu ý để đáp ứng yêu cầu nhé.
Cùng với đó, bạn đọc khi có ý định làm công việc hành chính nhân sự cũng nên tìm hiểu 4 kỹ năng cần có của một nhân viên hành chính nhân sự. Qua đây việc trau dồi kiến thức, học tập và rèn luyện kỹ năng cho bản thân sẽ trở nên dễ dàng và đạt kết quả tốt hơn. Thực tế có rất nhiều công việc, tuy nhiên để tìm việc làm ổn định và phù hợp thì không phải dễ dàng. Do đó, bạn hãy cùng tham khảo những cách lựa chọn nghề nghiệp trên Blog để ứng dụng cho nhu cầu tìm việc của mình hiệu quả cao.