Câu hỏi phỏng vấn Nhân viên hành chính

Nhân viên hành chính là mắt xích quan trọng trong các tổ chức, doanh nghiệp. Công việc nhân viên hành chính thường bao gồm các đầu việc để đảm bảo sự vận hành trơn tru của công ty như quản lý các lễ tân, đưa đón và tiếp khách công ty, sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, cung cấp các trang thiết bị làm việc, liên hệ với đại diện báo chí phục vụ công việc chung,... Nếu sắp tham dự buổi phỏng vấn cho vị trí nhân viên nhân sự, bạn cần "nằm lòng" bộ cẩm nang các câu hỏi phỏng vấn nhân viên hành chính dưới đây và chứng tỏ mình là ứng cử viên số một cho vị trí này.

MỤC LỤC:
I. Những việc làm hành chính HOT
II. Câu hỏi phỏng vấn nhân viên hành chính hay nhất và gợi ý trả lời​
III. Một số câu hỏi phỏng vấn nhân viên hành chính phổ biến khác
IV. Lưu ý khi phỏng vấn nhân viên hành chính

I. Những việc làm hành chính HOT

Nếu bạn đang có nhu cầu tìm việc làm lĩnh vực hành chính, hãy tham khảo những việc làm hành chính Hot, đang được tuyển dụng phổ biến dưới đây để lựa chọn cho mình công việc phù hợp nhất.

• Nhân viên hành chính nhân sự.
• Nhân viên hành chính.
• Chuyên viên hành chính.
• Trưởng phòng hành chính nhân sự.
• Hành chính đời sống.
• Nhân viên hành chính văn phòng.
• Hành chín pháp chế.
• Thực tập sinh hành chính.
• Phó phòng hành chính nhân sự.
• Trợ lý hành chính.
• Hành chính lễ tân.

Xem Thêm: Việc làm Nhân Viên Hành Chính

II. Câu hỏi phỏng vấn nhân viên hành chính hay nhất và gợi ý trả lời​

1. Bạn có thể đóng góp gì cho chúng tôi khi ứng tuyển vào vị trí nhân viên hành chính?

Đây là cơ hội để bạn thể hiện sự tự tin vào những điểm mạnh như kiến thức và kĩ năng cần thiết hoàn toàn phù hợp để đóng góp và cống hiến cho vị trí nhân viên hành chính như kỹ năng làm việc nhóm, giao tiếp, quản lý thành thạo.
Câu trả lời gợi ý: "Tôi có khả năng điều hành một nhóm đảm bảo tính tổ chức và luôn hoàn thành KPI và deadlines, bên cạnh đó giúp từng thành viên đạt được các mục tiêu cá nhân và tăng hiệu suất làm việc".

2. Dự án nào bạn thực hiện với vai trò một nhân viên hành chính đạt kết quả tốt nhất? Tại sao bạn thích dự án đó?

Câu hỏi tập trung vào dự án cụ thể bạn đã rất hăng hái đảm nhận với tất cả đam mê, từ đó chứng tỏ năng lực hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ của bạn. Đừng quên nhấn mạnh ý nghĩa của dự án đó với bạn cùng các bài học bạn đã học được.
Câu trả lời gợi ý: "Đội marketing của chúng tôi cần sự hỗ trợ của các kế hoạch truyền thông để thu hút khách hàng. Tôi có thể dành 200% năng lượng để thực hiện dự án bởi nó truyền cảm hứng cho tôi về lĩnh vực tiếp thị kinh doanh và đặc biệt giúp tôi củng cố kỹ năng giao tiếp".

Đọc thêm: Mẫu CV xin việc Nhân viên hành chính online đẹp và ấn tượng nhất

3. Theo bạn, đánh giá hiệu suất (Performace Review) nên thực hiện định kỳ bao lâu một lần? Ai là người thực hiện nhiệm vụ này?

Có thể nói, Performance Review là một trong 3 mắt xích quan trọng mà các nhà quản trị doanh nghiệp dùng để đánh giá hiệu suất của doanh nghiệp bởi đó là bước Ghi nhận và rà soát kết quả của bước 1 (Thiết lập mục tiêu), từ đó điều chỉnh phương hướng của các dự án để tiến hành bước Đánh giá (Performance Evaluation).
Để tiết kiệm thời gian, phần mềm quản lý theo dõi sự phát triển của nhân viên qua tiến độ và cách họ hoàn thành công việc sẽ giúp các nhà quản trị doanh nghiệp thực hiện đánh giá hiệu suất một cách hiệu quả nhất.
Gợi ý trả lời: "Với kinh nghiệm làm nhân viên hành chính hơn 2 năm của mình, tôi cho rằng đánh giá hiệu suất là một nhiệm vụ vô cùng quan trọng để nhận ra được những ưu và khuyết điểm của nhân viên từng bộ phận, sau đó điều chỉnh để công việc đạt hiệu suất cao hơn. Tùy vào quy định của từng doanh nghiệp và bộ phận mà việc đánh giá hiệu suất sẽ theo định kỳ khác nhau nhưng tôi nghĩ có thể theo tháng, theo quý và theo năm. Thường thì người quản lý trực tiếp và trưởng bộ phận sẽ là người đánh giá nhân viên".

4. Theo bạn, vai trò của nhân viên hành chính thay đổi như thế nào trong tương lai?

Câu hỏi thú vị này cho thấy tố chất và tầm nhìn của một quản lý nhóm bởi với bề dày kinh nghiệm và những kỹ năng liên quan giúp họ nhìn ra bức tranh tổng thể về tương lai của nghề nghiệp mình đang theo đuổi.
Câu trả lời gợi ý: "Tôi nghĩ trong tương lai công nghệ sẽ thay thế hoặc nâng cao năng lực và tối ưu hóa các nhiệm vụ của nhân viên hành chính. Suy rộng ra, nếu nhân viên hành chính biết cách thích nghi và vận dụng công nghệ thì họ sẽ thực sự trở thành những cánh tay đắc lực của doanh nghiệp. Đó là vì sao tôi đã dành thời gian để học cách sử dụng thành thạo công cụ Microsoft Outlook và Excel để phục vụ cho sự nghiệp của mình".

5. Để trở thành nhân viên hành chính giỏi, bạn cần sở hữu những kỹ năng nào?

Đây là câu hỏi vô cùng thực tiễn chứng tỏ bạn chính là ứng viên sáng giá cho vị trí bởi chỉ có lĩnh hội đầy đủ các kỹ năng yêu cầu đối với một nhân viên hành chính, bạn mới có động lực để vượt qua những thử thách trong công việc để hoàn thiện các kỹ năng cần có như kỹ năng quản lý, giao tiếp, lập, hoàn thành và đánh giá dự án,...
Gợi ý trả lời: "Để xác định một nhân viên hành chính có xuất sắc hay không thì chúng ta cần dựa trên rất nhiều yếu tố, đặc biệt là các tiêu chí do công ty đặt ra. Với tôi thì nhân viên hành chính giỏi là người hoàn thành các nhiệm vụ với mức độ tốt hơn kỳ vọng, có được sự công nhận của đồng nghiệp, nhân viên và quản lý. Một số kỹ năng, phẩm chất tôi cho rằng cần thiết nhất trong vai trò này là kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc, quản lý thời gian, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng hành chính văn phòng và sự cẩn thận, tỉ mỉ".

6. Công ty chúng tôi khuyến khích các hoạt động làm việc nhóm để đạt được những thành quả chung? Bạn cảm thấy mình phù hợp với một môi trường ưu tiên làm việc nhóm không?

Hoạt động làm việc nhóm liên quan đến kỹ năng giao tiếp và tương tác giữa các thành viên trong nhóm, làm đâm chồi các ý tưởng sáng tạo.
Câu trả lời gợi ý: "Tôi yêu thích làm việc nhóm bởi với các kỹ năng và thế mạnh đặc trưng của các thành viên trong nhóm giúp tạo ra một ý tưởng chung đầy sáng tạo và đột phá. Theo tôi, việc chia nhỏ công ty thành những nhóm nhỏ theo từng dự án khiến tôi có cơ hội được làm việc và tương tác với các thành viên khác nhau trong công ty và học hỏi được nhiều điều tốt từ họ".

Đọc thêm: Câu hỏi tình huống cho Nhân viên Hành chính

Gợi ý trả lời các câu hỏi phỏng vấn nhân viên hành chính thường gặp

III. Một số câu hỏi phỏng vấn nhân viên hành chính phổ biến khác

7. Bạn đã xử lý vấn đề nhân sự như thế nào khi đảm nhiệm vai trò của một nhân viên hành chính?
8. Bạn đã có kinh nghiệm làm nhân viên hành chính hay chưa?
9. Bạn thường sử dụng công nghệ, phần mềm nào để phục vụ công việc hành chính của mình?
10. Bên cạnh những công việc hành chính cơ bản thì đôi khi bạn sẽ phải xử lý những vấn đề hết sức phức tạp, bạn làm thế nào để giữ được sự bình tĩnh trong những trường hợp này?
11. Bạn làm thế nào để sắp xếp các công việc hành chính một cách hiệu quả?
12. Thế mạnh lớn nhất của bạn là gì? Nó có tác động như thế nào tới sự nghiệp hành chính nhân sự của bạn?
13. Theo bạn, một nhân viên hành chính cần phải có những kỹ năng gì?
14. Bạn đã bao giờ phải thực hiện cùng lúc nhiều công việc hành chính hay chưa? Bạn làm thế nào để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của những công việc này?
15. Tại sao bạn muốn trở thành nhân viên hành chính trong công ty của chúng tôi?
16. Công việc nhân viên hành chính đòi hỏi bạn phải liên tục tiếp nhận các cuộc gọi. Bạn làm thế nào để đảm bảo hoàn thành công việc trong khi phải tiếp nhận nhiều cuộc gọi như vậy?
17. Bạn thường làm gì khi mà công việc quá áp lực hay căng thẳng?
18. Bạn thích nhất điều gì khi làm nhân viên hành chính?
19. Bạn đã đạt được thành tích hay được khen thưởng gì khi làm nhân viên hành chính ở công ty cũ hay chưa?
20. Theo bạn, nhân viên hành chính có vai trò như thế nào trong việc vận hành công ty?
21. Bạn thành thạo tin học văn phòng chứ? Ngoài ra, bạn có sử dụng phần mềm hay công cụ hỗ trợ công việc nào không?
22. Bạn đã bao giờ phải làm việc với một vị sếp khó tính hay chưa? Khi đó, bạn làm thế nào để duy trì mối quan hệ và môi trường làm việc thoải mái?
23. Bạn làm thế nào để nhận biết và thực hiện các công việc ưu tiên?
24. Ngoài những công việc cơ bản của một nhân viên hành chính thì bạn đã từng làm công việc nào có tính chuyên môn cao hơn hay chưa?
25. Bạn nghĩ thế nào về cơ hội phát triển của nhân viên hành chính trong tương lai?

Top câu hỏi phỏng vấn nhân viên hành chính phổ biến nhất

IV. Lưu ý khi phỏng vấn nhân viên hành chính

Cuộc phỏng vấn nhân viên hành chính là cơ hội để cả ứng viên và nhà tuyển dụng hiểu hơn về nhau trước khi ra quyết định có hợp tác hay không. Khi tham dự phỏng vấn, ứng viên cần tìm hiểu về công ty, đọc kỹ mô tả công việc một lần nữa để hiểu các yêu cầu và kỳ vọng của nhà tuyển dụng, luyện tập trả lời các câu hỏi có thể được đề cập đến. Đó chỉ là bước đầu. Ngay khi trao đổi, bạn hãy chú ý đến cách giao tiếp của người phỏng vấn, cách bạn được chào đón ở công ty và có thể đặt câu hỏi để hiểu thêm về môi trường làm việc và văn hóa công ty.
Trên thực tế, những doanh nghiệp có bộ phận hành chính nhân sự chuyên nghiệp thì cơ cấu của họ đã tương đối hoàn chỉnh, có những quy định, quy trình xử lý công việc tiêu chuẩn, từ việc tiếp đón khách hay ứng viên... Từ những điều đơn giản bạn sẽ biết thêm được nhiều thông tin. Với những nơi lộn xộn và không lịch sự thì dù trúng tuyển bạn cũng nên cân nhắc lại.
Còn về phía nhà tuyển dụng, những câu hỏi phỏng vấn không chỉ cho phép bạn đánh giá toàn diện hơn về ứng viên trên các tiêu chí như sự am hiểu về công việc, các kỹ năng giao tiếp, phản ứng... Đồng thời, thông qua cách trả lời của ứng viên, bạn nên lưu ý đến tính cách của họ xem ứng viên có sự cẩn thận, tỉ mỉ hay không vì điều này rất quan trọng quyết định hiệu suất công việc của một nhân viên hành chính.

Khi bạn lựa chọn theo đuổi và tìm việc làm nhân viên hành chính nhân sự, nhân viên hành chính thì bạn cần tìm hiểu yêu cầu công việc cũng như các chế độ cho vị trí ứng tuyển như thế nào. Trong nhiều trường hợp, ứng viên do quá cần việc làm hoặc chưa tìm hiểu kỹ đã quyết định nộp CV xin việc. Nếu không biết yêu cầu công việc nhân viên hành chính cụ thể trước khi ứng tuyển, bạn sẽ làm lãng phí thời gian và công sức cho việc lựa chọn công việc không phù hợp với sở thích và năng lực của mình.
Muốn phát triển và có thể tiến xa hơn trong công việc của nhân viên hành chính, ngoài kiến thức chuyên môn thì kỹ năng là yếu tố không thể thiếu. Bạn có thể tham khảo thêm kỹ năng cần có của một nhân viên hành chính nhân sự nếu bạn đã trau dồi, bổ sung để hoàn thiện bản thân thì chắc chắn sẽ có được công việc tốt, thu nhập ổn định và cơ hội thăng tiến vươn xa. Chúc các bạn thành công trong buổi phỏng vấn của mình.
Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp, công ty tuyển nhân viên văn phòng, nhân viên hành chính hay tuyển nhân viên văn thư cho doanh nghiệp, tất cả được cập nhật trên JOBOKO.com. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết để có thêm kinh nghiệm cũng như dễ dàng lựa chọn được công việc phù hợp nhất cho bản thân mình.