Câu hỏi tình huống cho Nhân viên Hành chính và cách trả lời hay nhất

MỤC LỤC:
I. Câu hỏi tình huống cho nhân viên hành chính hay gặp, cách trả lời​
II. Một số câu hỏi tình huống cho nhân viên hành chính khác
III. Công việc của Nhân viên Hành chính là làm gì?

Cho dù công ty bạn hoạt động trong ngành nghề nào đi chăng nữa thì nhân viên hành chính cũng đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong việc điều hành hoạt động tổng thể của công ty. Công việc của họ chủ yếu liên quan đến sự tương tác với các bộ phận, cá nhân khác trong doanh nghiệp, quản lý hồ sơ, giấy tờ,... Vì thế, khi tuyển dụng nhân viên hành chính, điều đầu tiên mà các nhà tuyển dụng nghĩ tới đó là các câu hỏi tình huống để thử thách sự linh hoạt và kỹ năng xử lý vấn đề của ứng viên.

Nhân viên hành chính có những câu hỏi tình huống nào?

I. Câu hỏi tình huống cho nhân viên hành chính hay gặp, cách trả lời​

1. Nhân viên hành chính có khi phải xử lý rất nhiều công việc khác nhau cùng lúc. Bạn làm thế nào để vừa đa nhiệm lại vừa có thể đảm bảo chất lượng công việc?

Để trả lời câu hỏi này, bạn cần phải giải thích rõ mình sẽ làm thế nào khi phải đối mặt với những tình huống căng thẳng và cụ thể hơn là các bước bạn sẽ thực hiện để giải quyết tình huống đó: xác định công việc ưu tiên, sắp xếp thời gian cụ thể,... Cũng đừng quên chia sẻ ví dụ về các tình huống cụ thể mà bạn đã trải qua nhé.
Gợi ý trả lời: "Khi nói đến nhân viên hành chính, đa số mọi người đều cho rằng các công việc rất nhẹ nhàng, toàn là giấy tờ và giúp đỡ. Tuy vậy, dựa vào kinh nghiệm thực tế, tôi biết rằng đôi khi công việc khá bận rộn. Để có thể đa nhiệm trong khi không qua loa, phạm lỗi ở bất cứ nhiệm vụ nào, kỹ năng quản lý thời gian là quan trọng nhất. Cá nhân tôi luôn ưu tiên những việc quan trọng cần ưu tiên, đồng thời sử dụng ghi chú trên máy để nhắc nhở. Tôi cũng phân chia thời gian hợp lý để không có tình trạng lúc quá rảnh lúc lại quá bận và ảnh hưởng tới chất lượng công việc tổng thể của nhân viên khác".

2. Hãy kể một ví dụ để chứng minh bạn đã hoàn thành trách nhiệm của một nhân viên hành chính tốt hơn cả những gì mà cấp trên mong đợi.

Với những câu hỏi như thế này, bạn hoàn toàn có thể chuẩn bị sẵn câu trả lời từ trước. Hãy suy nghĩ xem bạn đã làm được những gì, đã phấn đấu như thế nào để hoàn thành công việc. Bạn cũng nên kể ra những kỹ năng hay kinh nghiệm đã tích lũy được từ việc làm đó.
Gợi ý trả lời: "Nhân viên hành chính thường làm những công việc 'thầm lặng', có thể không được đánh giá cao, do đó để nói về việc đạt được một thành tích nổi bật thì không dễ. Mặc dù vậy, tôi cũng có những lần được sếp khen ngợi và nhận được đánh giá nhân viên xuất sắc trong buổi khen thưởng cuối năm vì những đóng góp tích cực trong việc hỗ trợ nhân viên, chuẩn bị các thủ tục hành chính, giấy tờ và quản lý hồ sơ. Tôi cho rằng, đó là một sự ghi nhận với đóng góp của mình, đồng thời tạo động lực để tôi cố gắng hơn, chăm chỉ hơn nữa".

Đọc thêm: 4 kỹ năng cần có của một Nhân viên hành chính nhân sự

3. Hãy kể về một dự án mà vị trí nhân viên hành chính của bạn đóng một vai trò vô cùng quan trọng.

Câu hỏi phỏng vấn về hành chính này này nhằm mục đích giúp nhà tuyển dụng khẳng định được những kỹ năng mà bạn có cũng như cách bạn vận dụng những kỹ năng này vào thực tế công việc. Cũng như câu hỏi trên, hãy đưa ra một ví dụ cụ thể để chứng minh vai trò của mình và những gì mà bạn đã làm được. Hãy nhớ chọn một dự án thành công rực rỡ và vai trò của bạn phải thật cụ thể, rõ ràng.
Gợi ý trả lời: "Khi làm ở công ty cũ, vì quy mô công ty không lớn nên rất khó chuyên môn hóa từng vai trò. Là nhân viên hành chính nhưng tôi cũng thường làm cả công việc của lễ tân và telesales, giải quyết rất nhiều tác vụ khác nhau. Một lần, công ty tham gia đấu thầu dự án lớn nhưng vì gấp và thiếu nhân sự nên rất vội vàng. Tôi đã tham gia vào việc chuẩn bị hồ sơ thầu, liên hệ với các bên liên quan để có được sự xác nhận và giúp đỡ tốt nhất. Cuối cùng, công ty đã giành được dự án đó. Tôi rất vui vì đã hỗ trợ được mọi người đồng thời đóng góp sức mình cho thành quả đó".

4. Bạn có cho rằng mình là một người linh hoạt trong công việc hay không? Hãy chứng minh điều đó.

Ngành hành chính nhân sự đòi hỏi ở người lao động sự linh hoạt và khả năng tùy biến nhanh chóng trong công việc. Khi đặt ra câu hỏi này, nhà tuyển dụng muốn biết cách bạn xử lý những tình huống phức tạp như thế nào. Bạn có thể nêu 1 - 2 nguyên tắc làm việc của bạn để giữ vững tinh thần không bị rối trong trường hợp này hoặc đưa ra một ví dụ cụ thể để chứng minh cho sự linh hoạt của bản thân.
Gợi ý trả lời: "Tôi không phải một người hướng ngoại nhưng kỹ năng giao tiếp đủ để trao đổi, tương tác tốt với những người xung quanh. Sự cẩn thận, chú ý đến chi tiết và chăm chỉ cũng sẽ đảm bảo tôi có thể hoàn thành tốt các nhiệm vụ của một nhân viên hành chính. Đối với sự linh hoạt, có lẽ tôi có thể tự đánh giá rằng mình là người "co được duỗi được", luôn biết phân tích cần ưu tiên gì, việc gì gấp và sắp xếp hợp lý. Khi tôi đang làm công việc nhập liệu và in ấn các mẫu đơn hành chính, tôi được sếp yêu cầu set up phòng họp trong vòng 30 phút nhưng cùng lúc đó, có đồng nghiệp trong bộ phận khác cần hỗ trợ giấy tờ để gửi kế toán làm thủ tục hoàn thuế. Tôi đã linh hoạt bằng cách giúp đồng nghiệp trước, sau đó nhanh tay chuẩn bị phòng họp rồi quay lại công việc đang dang dở".

5. Khi được giao việc nhưng lại không có yêu cầu rõ ràng, bạn sẽ làm gì?

Một lần nữa, nhà tuyển dụng muốn thử thách sự linh hoạt của bạn. Nhà tuyển dụng muốn tìm hiểu xem kỹ năng phân tích của bạn có tốt hay không, bạn có sẵn sàng đặt câu hỏi hoặc tìm kiếm sự trợ giúp hay không, cũng như sự chủ động và tích cực của bạn trong công việc ở mức nào.
Gợi ý trả lời: "Đối với những nhiệm vụ không có yêu cầu rõ ràng, tôi có thể hiểu là nhiệm vụ thông thường, đã xử lý nhiều lần nên không có lưu ý gì đặc biệt, 2 là do truyền đạt thông tin. Với trường hợp thứ 2, chắc chắn tôi sẽ hỏi lại để nắm rõ trước khi thực hiện, tránh tình huống làm sai, không đúng yêu cầu dẫn đến tốn thời gian, nguồn lực mà giảm hiệu suất công việc nói chung".

6. Bạn đã khi nào phải hỗ trợ công việc hành chính cho một lượng lớn nhân viên hay chưa? Bạn có hoàn thành tốt công việc của mình hay không?

Khả năng lựa chọn công việc ưu tiên, đa nhiệm, đảm bảo hoàn thành công việc đúng deadline và hỗ trợ nhân viên khác là cực kỳ cần thiết đối với nhân viên hành chính. Nếu bạn đã có kinh nghiệm làm việc này, hãy cho nhà tuyển dụng thấy những gì mà bạn đã làm được. Ngược lại, nếu bạn là người chưa có kinh nghiệm thì hãy thể hiện quyết tâm học hỏi và rèn luyện kỹ năng để hoàn thành công việc.
Gợi ý trả lời: "Công ty có quy mô nhân sự lớn nhất tôi từng làm việc có khoảng 50 người nhưng chỉ có một nhân viên hành chính và một nhân viên tuyển dụng nhân sự. Tôi đã hoàn thành tất cả các nhiệm vụ được giao, hỗ trợ tốt nhất cho mọi người và nghe nói sau khi tôi nghỉ việc, công ty đã thuê mới 2 nhân viên hành chính để xử lý khối lượng công việc đó".

Đọc thêm: Công việc của Nhân Viên Hành Chính là làm gì?

Các câu hỏi tình huống giúp gì cho nhân viên hành chính?

II. Một số câu hỏi tình huống cho nhân viên hành chính khác

7. Hãy kể lại một tình huống mà bạn phải làm việc với cấp trên, khách hàng hoặc đồng nghiệp cực kỳ khó tính.
8. Bạn sắp xếp công việc hàng ngày và lựa chọn thứ tự công việc ưu tiên như thế nào? Bạn chuẩn bị thế nào trước những công việc phát sinh?
9. Hãy kể về một cuộc họp mà bạn đã tổ chức gần đây? Bạn đã lên lịch và phối hợp tổ chức cùng các bộ phận khác như thế nào?
10. Hãy kể về một lần mà bạn phải nhanh chóng thay đổi quyết định hoặc thay đổi lịch trình làm việc vì các tình huống đột xuất.
11. Bạn có tin mình là người có khả năng đa nhiệm nay không? Bạn đã làm thế nào để hoàn thành cùng lúc nhiều công việc khác nhau mà vẫn đảm bảo chất lượng công việc.
12. Hãy mô tả một tình huống phức tạp mà bạn đã phải giải quyết gần đây? Bạn đã làm như thế nào và học được điều gì từ tình huống đó?
13. Khi xảy ra một vấn đề trong công ty, chẳng hạn như xung đột giữa các nhân viên, bạn sẽ tìm hiểu các thông tin liên quan đến vấn đề này bằng cách nào và đưa ra giải pháp ra sao?
14. Nếu Trưởng phòng Hành chính yêu cầu bạn phải giữ kín một thông tin và không được tiết lộ cho bất cứ ai nhưng Giám đốc công ty lại yêu cầu bạn phải báo cáo, bạn sẽ làm thế nào?
15. Là một Nhân viên Hành chính, bạn đã làm gì để đóng góp cho sự phát triển của Bộ phận Hành chính nhân sự?
16. Bạn đã khi nào bị lâm vào cảnh bế tắc trong công việc hay chưa? Bạn đã làm gì trong tình huống đó?
17. Thách thức lớn nhất mà bạn gặp phải khi làm việc với đồng nghiệp là gì? Đã bao giờ xảy ra bất đồng hay chưa? Bạn giải quyết bất đồng đó bằng cách nào?
18. Hãy mô tả lại một dự án trong đó bạn phải quản lý rất nhiều hồ sơ, giấy tờ quan trọng.
Sau vòng duyệt CV xin việc Nhân viên hành chính, ứng viên tiềm năng sẽ bước vào vòng phỏng vấn với nhà tuyển dụng. Nếu nắm được những câu hỏi phỏng vấn và cách trả lời, quá trình có được việc làm tốt của bạn sẽ trở nên đơn giản hơn. Vì vậy, bạn hãy tìm hiểu và tham khảo những thông tin JOBOKO gợi ý trên đây để áp dụng sao cho cuộc phỏng vấn đạt kết quả cao nhé.