Quản lý lịch trình và tổ chức công việc
Quản lý, sắp xếp và cập nhật lịch làm việc của Phó Tổng
Giám đốc.
Sắp xếp lịch họp, lịch tiếp khách, lịch công tác trong và ngoài nước.
Chủ động nhắc lịch, chuẩn bị các đầu việc liên quan trước các cuộc họp, sự kiện và chuyến công tác.
Chuẩn bị tài liệu, hồ sơ, thông tin
phục vụ các chương trình làm việc của Phó Tổng Giám đốc.
Công tác hành chính - văn thư
Soạn thảo công văn, thông báo, thư mời, biên bản họp và các văn bản hành chính theo yêu cầu.
Theo dõi hồ sơ trình ký, quản lý và lưu trữ tài liệu của Phó Tổng Giám đốc.
Tiếp nhận, xử lý và theo dõi các hồ sơ, giấy tờ liên quan đến công việc được giao.
Đảm bảo việc lưu trữ tài liệu khoa học, đầy đủ và bảo mật.
Công tác hậu cần và đối ngoại
Đặt vé máy bay, khách sạn, phương tiện di chuyển cho các chuyến công tác.
Thực hiện các thủ tục thanh toán, quyết toán chi phí công tác, tiếp khách và các chi phí liên quan.
Hỗ trợ tổ chức các cuộc họp, hội nghị, sự kiện theo yêu cầu.
Đón tiếp khách hàng, đối tác và hỗ trợ các hoạt động đối ngoại của Phó Tổng Giám đốc.
Hỗ trợ trực tiếp Phó Tổng Giám đốc
Tham gia cùng Phó Tổng Giám đốc trong các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, sự kiện, chương trình tiếp khách khi được yêu cầu.
Hỗ trợ ghi nhận thông tin, lập biên bản và chuẩn bị các nội dung cần thiết cho các buổi làm việc.
Hỗ trợ các công việc cá nhân liên quan đến lịch trình và công tác của Phó Tổng Giám đốc.
Thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo của Phó Tổng Giám đốc.
Tốt nghiệp Trường (Khối/ngành): Quản trị kinh doanh, Hành chính văn phòng, Kinh tế, Ngoại ngữ hoặc các chuyên ngành liên quan.
Ngoại ngữ:
Tiếng Anh giao tiếp thành thạo
Kinh nghiệm: tối thiểu 02 năm kinh nghiệm ở vị trí Thư ký, Trợ lý hoặc Hành chính cấp quản lý
Các yêu cầu khác: Ứng viên biết ứng dụng công cụ AI trong công việc
Giao tiếp, hợp tác hiệu quả đối với khách hàng nội bộ và khách hàng bên ngoài trong quá trình triển khai thực hiện công việc thuộc lĩnh vực chuyên môn.
Có kỹ năng quản lý lịch làm việc, tổ chức và sắp xếp công việc hiệu quả.
Kỹ năng giao tiếp, ứng xử và đối ngoại tốt.
Có khả năng bảo mật thông tin tốt.
Khả năng xử lý tình huống linh hoạt và làm việc dưới áp lực cao.
Có khả năng phân tích thông tin, tổng hợp báo cáo.
Nhanh nhẹn, chủ động, cẩn thận và có tinh thần trách nhiệm cao
Sẵn sàng đi công tác và tham gia các hoạt động đối ngoại, tiếp khách, hội nghị, sự kiện cùng Phó Tổng Giám đốc khi cần.
Có thể linh hoạt thời gian làm việc để đáp ứng yêu cầu công việc.