I.MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC
• Đảm bảo cung ứng: Thực hiện mua sắm, cung ứng đầy đủ, kịp thời nguyên vật liệu, hàng hóa, trang thiết bị hoặc dịch vụ phục vụ cho hoạt động sản xuất/kinh doanh và vận hành của Công ty.
• Tối ưu hóa chi phí & chất lượng: Tìm kiếm, đàm phán với các nhà cung cấp để đạt được mức giá cạnh tranh nhất, điều khoản thanh toán có lợi nhất mà vẫn đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng theo yêu cầu.
• Phát triển mạng lưới cung ứng: Tìm kiếm, đánh giá và xây dựng mối quan hệ bền vững với các nhà cung cấp uy tín, hạn chế tối đa rủi ro đứt gãy chuỗi cung ứng.
II. QUAN HỆ BÁO CÁO VÀ GIÁM SÁT
1. Chức danh công việc của cấp trên trực tiếp: Trưởng nhóm thu mua
2. Chức danh công việc của cấp dưới trực tiếp: Không
III. QUAN HỆ CÔNG VIỆC
1. Bên trong Công ty:
• Trưởng nhóm thu mua (Quản lý trực tiếp): Nhận chỉ thị, kế hoạch mua hàng; báo cáo tiến độ, các vướng mắc phát sinh; trình duyệt báo giá, hợp đồng và hồ sơ lựa chọn nhà cung cấp.
• Bộ phận Kế toán / Tài chính: Phối hợp làm thủ tục tạm ứng, hoàn ứng; theo dõi và thực hiện hồ sơ thanh toán, đối chiếu công nợ, hóa đơn với nhà cung cấp đúng hạn.
• Bộ phận Kho / Logistics: Phối hợp theo dõi lịch
giao nhận hàng hóa; giải quyết thủ tục đổi trả hàng lỗi (nếu có) sau khi nhận thông tin đánh giá chất lượng từ bộ phận chất lượng.
• Các phòng ban có nhu cầu mua sắm (Sản xuất, Marketing, Hành chính...): Tiếp nhận Đề nghị mua hàng (PR) hoặc yêu cầu mua hàng; làm rõ các thông số kỹ thuật, quy cách sản phẩm; cập nhật và phản hồi kịp thời về tiến độ
giao hàng.
2. Bên ngoài Công ty:
• Các Nhà cung cấp / Đối tác thương mại: Thiết lập liên hệ, gửi yêu cầu báo giá, đàm phán giá cả và các điều khoản thương mại...., đôn đốc tiến độ giao hàng và giải quyết các khiếu nại về chất lượng/số lượng.
• Các đơn vị vận chuyển / Forwarder (nếu có): Liên hệ, điều phối lịch xe hoặc lịch giao nhận để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển về công ty an toàn, tối ưu chi phí và đúng tiến độ.
• Các cơ quan/đơn vị kiểm định, chứng nhận (nếu có): Phối hợp gửi mẫu, lấy chứng nhận chất lượng hoặc hợp quy cho hàng hóa theo yêu cầu đặc thù của sản phẩm.
IV. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ
1. Đối với công việc chính
Tìm kiếm và Phát triển Nhà cung cấp (Sourcing)
• Tìm kiếm, thu thập thông tin và xây dựng cơ sở dữ liệu về các nhà cung cấp tiềm năng cho các nhóm hàng hóa/dịch vụ theo yêu cầu của Công ty.
• Gửi yêu cầu báo giá, đánh giá năng lực nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí: giá cả, chất lượng, tiến độ giao hàng và dịch vụ hậu mãi.
• Thực hiện đánh giá định kỳ nhà cung cấp hiện hữu để đảm bảo duy trì chất lượng và giá cả cạnh tranh.
Thực hiện Quy trình Mua hàng
• Tiếp nhận và kiểm tra các Đề nghị mua hàng (PR) hoặc yêu cầu mua hàng từ các phòng ban, đảm bảo thông tin đầy đủ, rõ ràng và đúng quy định.
• So sánh, phân tích các báo giá nhận được để chọn phương án tối ưu nhất về chi phí và chất lượng.
• Đàm phán với nhà cung cấp về giá cả, điều khoản thanh toán, thời gian giao hàng và các chính sách bảo hành.
• Yêu cầu nhà cung cấp gửi Hồ sơ chất lượng (HSCB, bảng kiểm nghiệm, Giấy chứng nhận) của sản phẩm để QC kiểm tra.
• Trình duyệt thông tin đặt hàng.
• Lập Đơn đặt hàng (PO) hoặc Hợp đồng mua hàng, trình ký duyệt theo quy trình của Công ty.
Quản lý Đơn hàng và Tiến độ
• Theo dõi sát sao tiến độ giao hàng của nhà cung cấp, đảm bảo hàng hóa về đúng hạn để không ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất/kinh doanh.
• Đôn đốc nhà cung cấp thực hiện đúng các cam kết trong hợp đồng/đơn hàng.
• Kiểm tra tiến độ sản xuất đơn hàng tại nhà máy nếu cần.
• Phối hợp với bộ phận QC: thông báo và cung cấp thông tin, chứng từ của lô hàng nhập kho. Tham gia đánh giá chất lượng hàng hoá nhập kho lần đầu. Nhận biên bản đánh giá chất lượng từ QC để có cơ sở làm việc với nhà cung cấp nếu có phát sinh.
• Phối hợp với bộ phận Kho/Logistics: thông báo và cung cấp thông tin, chứng từ (nếu có) của lô hàng cần nhập kho. Kiểm tra và đói chiếu phiếu giao nhận hàng.
Hành chính và Báo cáo
• Lưu trữ hồ sơ mua hàng: phiếu giao nhận hàng (phải có xác nhận nhà cung cấp, bộ phận kho), báo giá, hợp đồng, hình ảnh một cách khoa học, dễ tra cứu.
• Hoàn thiện thủ tục thanh toán, đối chiếu công nợ với nhà cung cấp và chuyển bộ phận Kế toán xử lý.
• Thực hiện báo cáo định kỳ (tuần/tháng) về tình hình mua hàng, chi phí phát sinh và các biến động giá cả thị trường cho Trưởng nhóm thu mua.
• Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của cấp trên.
2. Đối với công việc kiêm nhiệm (nếu có)
V. THẨM QUYỀN
1. Quyết định:
• Chủ động lựa chọn và liên hệ các nhà cung cấp trong danh sách đối tác đã được phê duyệt để gửi yêu cầu báo giá.
• Có quyền từ chối tiếp nhận các Đề nghị mua hàng (PR) hoặc yêu cầu mua hàng không đúng biểu mẫu hoặc thiếu thông tin cần thiết như thông số kỹ thuật....
• Chủ động yêu cầu nhà cung cấp thu hồi, đổi trả đối với các lô hàng không đạt tiêu chuẩn chất lượng, sai quy cách hoặc lệch số lượng so với Đơn đặt hàng (PO)/Hợp đồng sau khi được duyệt.
2. Yêu cầu/ đề xuất:
• Đề xuất lựa chọn nhà cung cấp tối ưu (dựa trên bảng so sánh 3 bên về Giá - Chất lượng - Tiến độ) trình Quản lý trực tiếp phê duyệt.
• Đề xuất bổ sung nhà cung cấp mới tiềm năng hoặc loại bỏ các nhà cung cấp không đạt tiêu chuẩn (giao hàng trễ, hàng lỗi nhiều lần...) ra khỏi hệ thống.
• Đề xuất áp dụng các biện pháp phạt hợp đồng, bồi thường thiệt hại đối với các nhà cung cấp vi phạm các điều khoản đã cam kết.
• Yêu cầu các phòng ban có nhu cầu mua sắm phối hợp làm rõ công năng, thông số kỹ thuật hoặc cung ứng mẫu thử nếu cần thiết.
3. Tham chiếu thông tin:
• Được quyền tiếp cận, khai thác dữ liệu lịch sử mua hàng, lịch sử giá và thông tin năng lực nhà cung cấp trên hệ thống của Công ty để
phục vụ công tác đàm phán.
• Được quyền yêu cầu bộ phận Kho cung cấp thông tin về số lượng tồn kho thực tế nhằm xác thực tính cấp thiết và định lượng chính xác số lượng cần mua.
• Được quyền yêu cầu các bộ phận chuyên môn cung cấp tài liệu kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng hoặc các quy định pháp lý liên quan đến nhóm mặt hàng phụ trách.