I. Mô tả công việc chính: Nhân viên Vận hành Hành Chánh sẽ chịu trách nhiệm thực hiện và giám sát các hoạt động vận hành liên quan đến cấp phát, luân chuyển hàng hóa sử dụng, quản lý kho, mua hàng, đào tạo, cải tiến và trao đổi thông tin với nhà cung cấp.
II. Nhiệm vụ chi tiết:
1. Cải tiến & Đào tạo:
Nghiên cứu và đề xuất cải tiến nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên trong bộ phận.
Phân tích và xử lý dữ liệu hệ thống để tối ưu quy trình vận hành.
Thiết lập, cập nhật bộ câu hỏi lý thuyết phục vụ công tác đào tạo.
Triển khai đào tạo hội nhập nhân viên mới.
Xây dựng các video hướng dẫn thao tác nghiệp vụ hành chính.
2. Định mức cấp phát hàng sử dụng:
Khai báo cấu hình định mức cấp phát SKU sử dụng.
Kiểm tra lực sử dụng và báo cáo bất thường về cấp phát tại các chi nhánh.
Kiểm soát báo cáo công việc và xác nhận số giờ làm việc của nhân viên.
3. Giám sát công việc &
Video Editor:
Quay video theo sự chỉ thị của quản lý trực tiếp.
Hợp tác triển khai công việc nội bộ hoặc liên bộ phận để đảm bảo vận hành thông suốt.
4. Luân chuyển hàng hóa sử dụng:
Quản lý và thực hiện việc giao hàng sử dụng cho các đơn vị luân chuyển nội bộ và bên ngoài.
Kiểm tra số lượng và nhận IT vào hệ thống hàng sử dụng.
Lập phiếu IT cho hàng hóa sử dụng tại chi nhánh.
Scan và kiểm soát Packed Label hàng sử dụng.
Soạn hàng và export IT hàng sử dụng.
Thực hiện kiểm kê hàng hóa và lập checklist số lượng.
5.
Quản lý kho:
Khai báo và dán mã tài sản cho các SKU CCDC.
Dán mã tài sản và nhận PO tài sản vào hệ thống.
Đối soát công nợ với nhà cung cấp và đẩy dữ liệu lên hệ thống
kế toán thanh toán.
Kiểm tra số lượng hàng hóa và nhận PO vào hệ thống.
6. Mua hàng sử dụng:
Lập PO/Contract mua hàng sử dụng và trình duyệt.
Hỗ trợ chi nhánh trong việc upload chứng từ lên hệ thống PO và xác nhận PO đã nhận.
Tạo SKU mới và theo dõi phê duyệt SKU.
Tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp theo nhóm sản phẩm.
Xác minh và cập nhật hóa đơn (Verify/Add Invoice).
7. Trao đổi thông tin:
Thực hiện trao đổi công việc với nhà cung cấp, đảm bảo thông tin chính xác và minh bạch.
Tốt nghiệp Cao Đẳng, Đại Học các chuyên ngành liên quan đến Quản trị Hành Chính, Quản lý Chuỗi Cung Ứng, Quản trị Kinh Doanh hoặc các ngành tương đương.
Có kinh nghiệm ít nhất 1 năm trong lĩnh vực vận hành, hành chính, hoặc quản lý kho.
Thành thạo tin học văn phòng (Excel, Google Sheets) và các hệ thống ERP là lợi thế.
Có khả năng tổ chức, quản lý công việc và phối hợp với các bộ phận liên quan.
Kỹ năng giao tiếp và xử lý tình huống tốt.
Cẩn thận, trung thực, có trách nhiệm trong công việc.