Nhân Viên Văn Phòng

A. Xử lý Đơn hàng (PO - Purchase Order) trên Phần mềm:
Nhập chi tiết đơn đặt hàng (PO) lên hệ thống phần mềm quản lý (ERP/SAP/Phần mềm nội bộ) dựa trên yêu cầu từ các bộ phận hoặc đề xuất của nhà cung cấp.
Kiểm tra và đối chiếu thông tin đơn hàng (mã hàng, số lượng, đơn giá, điều khoản thanh toán, thời gian giao hàng) để đảm bảo tính chính xác tuyệt đối trước khi xác nhận.
Gửi PO tới nhà cung cấp và theo dõi xác nhận đơn hàng (điện tử hoặc văn bản).
B. Hỗ trợ Hành chính - Văn phòng:
Lưu trữ và quản lý hồ sơ, chứng từ mua hàng (Hợp đồng, PO, Báo giá, Biên bản nghiệm thu) một cách khoa học theo hệ thống.
Phối hợp với bộ phận Kế toán để theo dõi tiến độ thanh toán cho nhà cung cấp.
Hỗ trợ cập nhật bảng báo giá, danh mục hàng hóa, và thông tin nhà cung cấp trên hệ thống.
Soạn thảo văn bản, công văn, hợp đồng đơn giản theo mẫu.
Sắp xếp lịch họp, lịch làm việc với nhà cung cấp cho Trưởng phòng (nếu cần).
C. Phối hợp Nội bộ:
Đối chiếu công nợ, hàng tồn kho và tiến độ giao hàng với bộ phận Kho và Kế toán.
Giải quyết các vấn đề phát sinh về chứng từ, hóa đơn sai lệch hoặc hàng hóa không khớp với PO