JOB SUMMARY/NHIỆM VỤ CHUNG
• The F&B Secretary provides administrative support to the Food and Beverage department, assisting with daily tasks, managing schedules, maintaining records, and coordinating communication within the department. This role involves working closely with the F&B team and ensuring the smooth operation of the department by handling paperwork, preparing reports, and assisting with internal and external communications.
Thư ký bộ phận ẩm thực cung cấp sự hỗ trợ hành chính cho bộ phận ẩm thực, các công việc hàng ngày, quản lý lịch trình, duy trì hồ sơ và phối hợp giao tiếp trong bộ phận. Vị trí này làm việc chặt chẽ với đội ngũ F&B và đảm bảo hoạt động suôn sẻ của bộ phận bằng cách xử lý các công việc giấy tờ, chuẩn bị báo cáo và hỗ trợ giao tiếp nội bộ và bên ngoài.
KEY RESPONSIBILITIES AND ACCOUNTABILITIES/TRÁCH NHIỆM CÔNG VIỆC
1. Administrative Support/ Hỗ Trợ Hành Chính:
• Provide general administrative support to the F&B department, including managing correspondence, scheduling meetings, and organizing documents.
Cung cấp sự hỗ trợ hành chính chung cho bộ phận ẩm thực, bao gồm quản lý thư từ, lên lịch cuộc họp và tổ chức tài liệu.
2. Record Keeping and Filing/ Lưu Trữ Hồ Sơ và Sắp Xếp Tài Liệu:
• Maintain and organize files, records, and documents related to F&B operations, ensuring that all information is up-to-date and accessible.
Duy trì và tổ chức các hồ sơ, tài liệu liên quan đến hoạt động F&B, đảm bảo tất cả thông tin được cập nhật và có thể truy cập dễ dàng.
3. Communication Coordination/ Phối Hợp Giao Tiếp:
• Act as a liaison between the F&B department and other hotel departments, ensuring effective communication and coordination.
Đóng vai trò cầu nối giữa bộ phận F&B và các bộ phận khác trong khách sạn, đảm bảo giao tiếp và phối hợp hiệu quả.
4. Report Preparation/ Chuẩn Bị Báo Cáo:
• Prepare and compile reports, memos, and presentations for the F&B department as needed.
Chuẩn bị và tổng hợp các báo cáo, ghi nhớ và bài thuyết trình cho bộ phận F&B khi cần.
5. Inventory Management Assistance/ Hỗ Trợ Quản Lý Tồn Kho:
• Assist with tracking and managing F&B inventory, ensuring that records are accurate and up-to-date.
Hỗ trợ theo dõi và quản lý tồn kho F&B, đảm bảo các hồ sơ chính xác và được cập nhật.
6. Assist in Scheduling and Planning/ Hỗ Trợ Lên Lịch và Lập Kế Hoạch:
• Help coordinate the schedules of the F&B department, including arranging meetings, staff shifts, and special events.
Giúp phối hợp lịch trình của bộ phận F&B, bao gồm sắp xếp các cuộc họp, ca làm việc của nhân viên và các sự kiện đặc biệt.
7. Guest Interaction and Support/ Tương Tác Và
Hỗ Trợ Khách Hàng:
• Assist with handling guest requests or complaints by providing necessary information or redirecting to the appropriate team member.
Hỗ trợ xử lý yêu cầu hoặc khiếu nại của khách hàng bằng cách cung cấp thông tin cần thiết hoặc chuyển tiếp tới nhân viên phù hợp.
8. Event Coordination Support/ Hỗ Trợ Phối Hợp Sự Kiện:
• Assist in the preparation and coordination of special events, promotions, and catering requests.
Hỗ trợ trong việc chuẩn bị và phối hợp các sự kiện đặc biệt, chương trình khuyến mãi và yêu cầu tiệc ngoài.
9. Maintain Confidentiality/ Duy Trì Bảo Mật:
• Handle confidential information with discretion and ensure it is not disclosed inappropriately.
Xử lý thông tin bảo mật một cách thận trọng và đảm bảo không tiết lộ sai cách.
10. Assist in Ordering Supplies/ Hỗ Trợ Đặt Hàng Vật Tư:
• Assist with ordering office supplies and ensuring adequate stock levels for daily operations.
Hỗ trợ trong việc đặt hàng vật tư văn phòng và đảm bảo mức tồn kho đủ cho các hoạt động hàng ngày.
OTHER DUTIES / NHIỆM VỤ KHÁC
• Carry out other duties as reasonably assigned by the Department Head or Management, including providing support to other positions/departments when required, in alignment with professional competencies and the hotel's policies and regulations.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công hợp lý của Trưởng bộ phận hoặc Ban Quản lý, bao gồm hỗ trợ các vị trí/bộ phận khác khi cần thiết, trên cơ sở phù hợp với năng lực chuyên môn và quy định của khách sạn.
JOD REQUIREMENTS/YÊU CẦU CÔNG VIỆC
1. Educational Qualifications/ Trình độ học vấn
• Bachelor's degree in Hospitality Management, Business Administration, or a related field.
Bằng cử nhân ngành
Quản lý Khách sạn, Quản trị Kinh doanh hoặc ngành liên quan.
2. Work Experience/ Kinh nghiệm làm việc
• At least 1-2 years of experience in administrative or secretarial roles, preferably within the hospitality industry.
Tối thiểu 1-2 năm kinh nghiệm trong các vị trí hành chính hoặc thư ký, ưu tiên trong ngành khách sạn.
3. Skills/ Kĩ năng
• Strong organizational and time-management skills.
Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian tốt.
• Excellent communication skills in both English and Vietnamese.
Kỹ năng giao tiếp xuất sắc bằng cả
tiếng Anh và tiếng Việt.
• Proficiency in office software (Microsoft Office Suite, etc.).
Sử dụng thành thạo phần mềm văn phòng (Microsoft Office, v.v.).
• Ability to handle multiple tasks and prioritize effectively.
Khả năng xử lý nhiều công việc cùng lúc và ưu tiên hiệu quả.
• Attention to detail and accuracy in record-keeping and communication.
Chú ý đến chi tiết và tính chính xác trong việc lưu trữ hồ sơ và giao tiếp.
• Professional and approachable demeanor.
Thái độ chuyên nghiệp và dễ tiếp cận.
• Ability to work independently and as part of a team.
Khả năng làm việc độc lập và phối hợp nhóm.
• Discretion and respect for confidentiality.
Cẩn thận và tôn trọng sự bảo mật.
4. Language/ Ngôn ngữ
• Good communication in English.
Giao tiếp tốt bằng tiếng Anh.
100% salary during probation & pre-opening service charge: Hưởng 100% lương trong thời gian thử việc & Phí phục vụ trong giai đoạn tiền khai trương.
Daily Shuttle Bus: Hỗ trợ xe đưa đón hàng ngày từ thành phố đến nơi làm việc.
One duty meal per shift: Cung cấp 01 bữa ăn trong mỗi ca làm việc.
Professional training programs from Accor Academies: Các chương trình đào tạo chuyên sâu từ Học viện Tập đoàn Accor.
International & professional working environment: Môi trường làm việc quốc tế và chuyên nghiệp.
Accor Bienvenue - Worldwide room rate benefits: Chế độ ưu đãi giá phòng và dịch vụ tại các khách sạn thuộc tập đoàn Accor trên toàn thế giới.
Employee Engagement Activities: Các hoạt động gắn kết nhân viên: Sinh nhật, Tiệc cuối năm, các Câu lạc bộ thể thao (Bóng đá, Bóng chuyền...)...
13th-month salary & Performance bonus: Thưởng lương tháng 13 & Thưởng theo hiệu quả kết quả kinh doanh.