Ocean Export Agent (Nhân Viên Xuất Khẩu Hàng Biển)

Mục đích công việc : Bảo đảm hàng hóa vận chuyển thuận lợi và đúng thời gian. Cung cấp dịch vụ khách hàng tốt nhất
Job Purpose : Ensure timely and accurate movement of freight and information, while providing an exceptional customer service within the Ocean Export Department.
Nhiệm vụ cụ thể/ Key Responsibilities:
1. Đảm bảo thực hiện quy trình vận chuyển thuận lợi và kịp thời
Ensure smooth and timely freight process flow
2. Đảm bảo xuất dữ liệu chính xác và kịp thời vào hệ thống quản lý hàng hóa
Ensure accurate and timely data entry into our operating system.
3. Theo dõi và xử lý các đơn hàng không xuất theo yêu cầu.
Track and trace Ocean Export files as required
4. Sử dụng hệ thống quản lý hàng biển xuất hàng ngày.
Use Global Ocean Export Monitor on a daily basis.
5. Đảm bảo chứng từ được gửi kịp thời, gửi thông báo hàng cho nước ngoài và khách hàng
Ensure documents are timely sent and Shipping notices communicated to overseas and customers
6. Đảm bảo gửi thông tin thanh toán chính xác và kịp thời đến cho khách hàng và thanh toán chính xác, kịp thời cho nhà cung cấp
Ensure accurate and timely client and vendors billing
7. Tương tác với khách hàng trong việc sắp xếp vận chuyển các lô hàng quốc tế, đáp ứng các tiêu chuẩn dịch vụ khách hàng của công ty
Interact with our customers in arranging their international shipments, meeting customer service standards.
8. Đóng góp duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp ( hãng hàng biển, công ty vận tải, ...)
Contribute to maintain strong relationships with vendors (Shipping lines, trucking companies, and others).
9. Tuân thủ tất cả các quy định bao gồm các nội quy ,chính sách nội bộ của công ty và thủ tục cũng như quy trình về Hoạt Động ( OPS) và các quy định của chính phủ cũng như quy định chính sách từ phía khách hàng
Meet compliance at all times to regulations. This includes internal policies and procedures such as Operational Process Standards (OPS) and external government regulations or customer's policies / requirements.
10. Hiểu được quy trình công việc. liên tục tìm kiếm thông tin để nâng cao hiệu quả trong công việc.
Understand department process flow, constantly looking for areas of improved efficiency.
11. Đảm bảo các quy trình làm hàng hóa cho khách hàng phải tuân thủ và cập nhật trên dữ liệu SOP
Ensure all customers standard operating procedures in place and updated in Customer SOP
12. Đáp ứng các tiêu chuẩn về KPI, theo quy trình của công ty
Meet KPI standards, as per the company's procedures
13. Thông tin, giao tiếp với các đối tác nước ngoài, kịp thời trả lời tư điện tử và các yêu cầu nội bộ cũng như từ phía khách hàng
Overseas communications, timely responses to emails and requests (internal and external)
14. Báo cáo ngay với Trưởng phòng khi có sự cố.
Escalation of problems to Management when necessary.
15. Hoàn thành ít nhất 52 giờ đào tạo mỗi năm
Meets company standards of 52 hours training per year per employee.
16. Hoàn thành các khóa học bắt buộc của công ty
Complete mandatory training when required
17. Đẩy mạnh việc tuân thủ tuyệt đối tất cả các nội quy, quy định của công ty
Promote compliance in diligently following all company policies and regulations and performing the task at hand with outstanding integrity and pride
18. Chủ động đẩy mạnh văn hóa công ty : Ngoại hình, thái độ, tự tin, tính hiếu kỳ, sự xuất sắc, sự thanh liêm, sự kiêu hãnh, kiên quyết, hài hước và nhìn xa trông rộng
Proactively promote the company's 10 cultural attributes: Appearance, Attitude, Confidence, Curiosity, Excellence, Integrity, Pride, Resolute, Sense of Humour, and Visionary