MỤC ĐÍCH:
- Trưởng Bộ phận Mua hàng Vận hành chịu trách nhiệm lãnh đạo và tối ưu hóa toàn bộ quá trình thực hiện mua hàng và hoạt động cung ứng đầu vào, đảm bảo nguồn cung ổn định,
giao hàng đúng hạn, hiệu quả hoạt động của nhà cung cấp, tuân thủ quy trình và nâng cao hiệu quả vận hành.
- Vị trí này quản lý quá trình thực hiện mua hàng từ PR → PO → Xác nhận đơn hàng từ Nhà cung cấp → Vận chuyển/Giao hàng → Nhập kho → Hóa đơn/Thanh toán, đồng thời phối hợp chặt chẽ với các bộ phận Kế hoạch, Kinh doanh, Logistics, Xuất nhập khẩu, Kho, Tài chính, Chất lượng và Mua hàng.
- Vị trí cũng chịu trách nhiệm về hiệu quả vận hành của nhà cung cấp, nâng cao hiệu quả quy trình mua hàng, khai thác ERP/BC365, triển khai số hóa và phát triển đội ngũ.
TRÁCH NHIỆM CHÍNH:
1. Vận hành Mua hàng & Đảm bảo Nguồn cung
• Lãnh đạo và kiểm soát toàn bộ quy trình mua hàng vận hành từ PR đến hóa đơn/thanh toán.
• Đảm bảo PO được lập chính xác, đúng thời hạn và phù hợp với các điều khoản thương mại đã được phê duyệt, hợp đồng và yêu cầu kinh doanh.
• Theo dõi các PO đang mở, quá hạn và có rủi ro, đảm bảo việc đôn đốc và đóng PO được thực hiện kịp thời.
• Đảm bảo hoạt động mua hàng đáp ứng nhu cầu kinh doanh, mục tiêu tồn kho và tính liên tục của nguồn cung.
• Chủ động nhận diện các nguy cơ gián đoạn nguồn cung, thiếu hụt giao hàng và rủi ro đối với các SKU trọng yếu; triển khai các biện pháp xử lý kịp thời.
• Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Kế hoạch và Kinh doanh để đảm bảo kế hoạch mua hàng và giao hàng phù hợp với nhu cầu kinh doanh.
2. Quản lý Hiệu quả Nhà cung cấp
• Quản lý quan hệ vận hành hàng ngày với nhà cung cấp và đảm bảo các mức độ dịch vụ đã cam kết được thực hiện.
• Theo dõi các chỉ số hiệu quả chính của nhà cung cấp, bao gồm OTD, OTIF, thời gian giao hàng, chất lượng, mức độ phản hồi và tính chính xác của chứng từ.
• Chủ trì đánh giá hiệu quả nhà cung cấp, triển khai các hành động khắc phục và các chương trình cải tiến.
• Điều phối việc xử lý các khiếu nại/yêu cầu bồi thường với nhà cung cấp liên quan đến thiếu hụt, giao hàng trễ, hư hỏng, chất lượng và chứng từ.
• Nhận diện các rủi ro từ nhà cung cấp và cung cấp thông tin, phân tích về hiệu quả nhà cung cấp cho bộ phận Mua hàng/Tìm nguồn cung ứng để
phục vụ đánh giá và xây dựng chiến lược nhà cung cấp.
3. Điều phối Nhập khẩu & Cung ứng Đầu vào
• Điều phối các hoạt động mua hàng đầu vào với Logistics, Xuất nhập khẩu, Kho, Kế hoạch và Tài chính.
• Theo dõi toàn bộ lô hàng nhập từ xác nhận của nhà cung cấp → giao hàng/vận chuyển → ETA → thông quan → nhập kho.
• Đảm bảo chứng từ vận chuyển và nhập khẩu đầy đủ, chính xác và được cung cấp đúng thời hạn.
• Chủ động quản lý các trường hợp giao hàng chậm, ngoại lệ và các vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành.
• Phối hợp với Logistics và Mua hàng để tối ưu chi phí vận chuyển, gom hàng, thời gian cung ứng và hiệu suất sử dụng container.
• Hỗ trợ minh bạch và kiểm soát chi phí nhập hàng/landed cost.
4. Vốn Lưu động & Kiểm soát Chi phí Mua hàng
• Theo dõi giá trị PO đang mở, các cam kết mua hàng, khoản thanh toán trước và điều khoản thanh toán của nhà cung cấp.
• Phối hợp với Tài chính đảm bảo việc xử lý hóa đơn, GR (Goods Receipt - nhập nhận hàng) và thanh toán chính xác, đúng thời hạn.
• Phối hợp với Kế hoạch về mức tồn kho liên quan đến hoạt động mua hàng, bao gồm mua vượt nhu cầu, MOQ, đơn hàng có thời gian cung ứng dài và hàng tồn kho luân chuyển chậm.
• Đảm bảo cân bằng giữa độ tin cậy của nguồn cung, mức tồn kho và yêu cầu về vốn lưu động.
5. Quản trị Quy trình, Tuân thủ & Cải tiến Liên tục
• Xây dựng và liên tục cải tiến SOP, quy trình, luồng công việc, cơ chế kiểm soát và tiêu chuẩn vận hành của hoạt động mua hàng.
• Đảm bảo việc tuân thủ nhất quán quy trình mua hàng giữa các đơn vị kinh doanh và ngành hàng.
• Nhận diện các khoảng trống trong quy trình, điểm yếu trong kiểm soát và cơ hội nâng cao năng suất.
• Chuẩn hóa các phương thức thực hiện mua hàng, master data, chứng từ và báo cáo.
• Thúc đẩy các sáng kiến cải tiến liên tục nhằm giảm thời gian xử lý, công việc thủ công và sai sót vận hành.
6. ERP, Số hóa & Phân tích Mua hàng
• Đóng vai trò Business Owner/Key User đối với các quy trình mua hàng trên
• Chủ trì các hoạt động cải tiến hệ thống, tự động hóa và số hóa quy trình mua hàng phối hợp với IT và các nhà cung cấp giải pháp.
• Nâng cao chất lượng dữ liệu mua hàng và độ chính xác của các giao dịch.
• Xây dựng và duy trì dashboard mua hàng và các báo cáo quản trị.
• Cung cấp cho Ban lãnh đạo khả năng theo dõi và minh bạch về PO đang mở, PO quá hạn, hiệu quả nhà cung cấp, rủi ro nguồn cung, cam kết mua hàng và chi phí đầu vào.
7. Lãnh đạo & Phối hợp Liên phòng ban
• Xây dựng và duy trì sự phối hợp hiệu quả với các bộ phận Mua hàng, Kinh doanh, Kế hoạch, Logistics, Xuất nhập khẩu, Kho, Tài chính, Chất lượng và IT.
• Đảm bảo phân định rõ trách nhiệm và giải quyết kịp thời các vấn đề liên quan đến mua hàng và cung ứng.
• Cung cấp các phân tích và thông tin từ hoạt động mua hàng vận hành để hỗ trợ tìm nguồn cung, chiến lược nhà cung cấp, hoạch định tồn kho và quyết định kinh doanh.
• Tham gia các hoạt động S&OP và các cuộc họp rà soát kinh doanh có liên quan.
8. Lãnh đạo & Phát triển Đội ngũ
• Lãnh đạo, huấn luyện và phát triển đội ngũ Mua hàng Vận hành.
• Thiết lập mục tiêu, KPI, tiêu chuẩn hiệu quả và các ưu tiên của đội ngũ.
• Phân bổ nguồn lực hiệu quả và đảm bảo hoạt động vận hành liên tục.
• Phát triển năng lực của đội ngũ về thực hiện mua hàng, quản lý nhà cung cấp, ERP, phân tích dữ liệu và giải quyết vấn đề.