Personal Assistant To General Director - trợ lý tổng giám đốc

• Thực hiện các hoạt động hỗ trợ văn phòng và đảm nhận trách nhiệm của thư ký cho văn phòng điều hành, ví dụ: soạn thảo và xử lý các tài liệu, giải quyết/ theo dõi các yêu cầu thông qua điện thoại, lên lịch các cuộc họp, sắp xếp lịch di chuyển của Tổng Quản Lý, nhập liệu, xử lý và theo dõi các hồ sơ.
Performs a variety of office support and/or secretarial duties for the executive office, such as composing and work processing a variety of documents and correspondence, resolving routine telephone and/or walk-up inquiries, scheduling calendar items and meetings, making travel arrangement, performing data entry, and establishing and maintaining records.
• Điều chỉnh và hiệu đính các tài liệu nhằm đảm bảo tính chính xác. Đảm bảo việc thực hiện các báo cáo với những tính toán đơn giản.
Edits and proofreads documents to ensure accuracy. Performs reports involving simple mathematical calculations.
• Đảm nhận việc đánh máy các tài liệu bảo mật; sử dụng máy tính được cung cấp để nhập liệu, soạn thảo, hiệu chỉnh, in ấn, lập bảng biểu, và làm báo cáo theo yêu cầu của Tổng Quản Lý.
Performs a wide variety of typing assignments which are confidential in nature; operates the computer received from Oceanami to enter data, draft, edit, revise, print letters, tables, and reports as General Manager's requests.
• Hỗ trợ các hoạt động của phòng ban và nhân viên; đóng vai trò là người liên lạc giữa Tổng Quản Lý và các phòng ban về vấn đề hành chính và các vấn đề vận hành khác.
Performs a range of staff and/or operational support activities; may serve as a liaison with other departments on basic administrative and/or operational matters.
• Sắp xếp, sàng lọc phân phối thư đến và thư đi, soạn thảo và chuẩn bị phần trả lời cho các câu hỏi từ phòng ban, thực hiện việc photo và fax, cũng như vận hành các trang thiết bị trong văn phòng.
Sorts, screen, and distributes incoming and outgoing mail; draft a prepares responses to routine inquiries, prepares photocopies and facsimiles and operates a variety of office equipment.
• Thiết lập, bảo trì, xử lý và cập nhật các tệp, hồ sơ, chứng chỉ và/ hoặc các tài liệu khác
Establishes, maintains, processes, and updates files, records, certificates, and/or other documents.
• Sắp xếp các cuộc họp và hội nghị, lên lịch phỏng vấn và các cuộc hẹn của Tổng Quản Lý, sắp xếp lịch đi lại và chỗ ở, trực tiếp hoặc thông qua các đại lý du lịch.
Arranges meetings and conferences, schedules interviews and appointment of General Manager; makes travel and lodging arrangements, either directly or through travel agencies.
• Phụ trách thu thập các ý kiến đóng góp của khách hàng, thông tin đến các Trưởng Bộ Phận, và theo dõi các phản hồi từ các Bộ Phận.
Handle Guest comments card and address to HODs and follow up feedback.
• Cập nhật các ý kiến đóng góp của khách hàng cho Ban Giám Đốc Điều Hành vào cuối tháng
Month end need to complete all guest comment chart to provide to BOD.
• Đặt hàng vật tư văn phòng cho văn phòng điều hành.
Orders office supplies for the executive office.
• Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Tổng Giám đốc.
Performs miscellaneous job-related duties as assigned by General Director