Mô tả Công việc
- Công tác văn thư - lưu trữ:
Tiếp nhận, phân loại, đăng ký, lưu trữ và luân chuyển kịp thời các công văn, văn bản đến và đi của Trường theo đúng quy định;
Quản lý, lưu trữ hệ thống hồ sơ, tài liệu, và dữ liệu hành chính của Trường đảm bảo tính bảo mật và dễ dàng truy xuất;
Phối hợp gửi/nhận văn bản, hồ sơ với các đơn vị chức năng trong Đại học và các đối tác bên ngoài;
Tư vấn, hướng dẫn các đơn vị thuộc Trường thực hiện đúng quy trình, quy định về công tác văn thư, thể thức văn bản.
Lập báo cáo thống kê định kỳ/đột xuất về tình hình công văn đi/đến; phối hợp kiểm tra, rà soát việc thực hiện quy trình văn thư, lưu trữ tại các bộ phận thuộc Trường.
- Công tác quản trị cơ sở vật chất:
Quản lý, theo dõi, lập danh mục kiểm kê toàn bộ trang thiết bị, tài sản, cơ sở vật chất thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng Trường;
Trực tiếp kiểm tra, ghi nhận tình trạng hoạt động của phòng làm việc, trang thiết bị; kịp thời đề xuất bảo trì, bảo dưỡng hoặc sửa chữa;
Lập kế hoạch, đề xuất mua sắm bổ sung văn phòng phẩm, trang thiết bị, vật tư tiêu hao
phục vụ hoạt động vận hành hàng ngày của Trường;
Phối hợp với Phòng Cơ sở vật chất của Đại học trong việc bàn giao, tiếp nhận, nghiệm thu và thanh xử lý tài sản;
Quản lý, phân công và chuẩn bị cơ sở vật chất, hậu cần, kỹ thuật phục vụ cho các buổi họp, hội nghị, sự kiện và tiếp khách của Trường.
Phối hợp với bộ phận chức năng của Đại học kiểm tra, giám sát công tác vệ sinh, an ninh trật tự, an toàn điện - nước và PCCC tại các khu vực làm việc, giảng đường, phòng thực hành thuộc phạm vi quản lý của Trường.
- Công tác khác:
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban lãnh đạo Đại học, BGH Trường và Lãnh đạo Văn phòng Trường phân công.
Yêu Cầu Công Việc
- Trình độ:
Đại học (trở lên) trong lĩnh vực Kinh tế, Du lịch - Khách sạn hoặc các ngành có liên quan.
- Kiến thức:
Nắm vững các quy trình, thủ tục hành chính, văn thư lưu trữ trong môi trường Đại học, hiểu biết về các Quy chế đào tạo hiện hành của Bộ Giáo dục & Đào và Đại học Phenikaa;
Am hiểu các nghiệp vụ hành chính văn phòng, quản trị cơ sở vật chất và quy trình quản lý văn bản, công văn đi/đến;
Am hiểu quy định quản lý, kiểm kê tài sản, quy trình đề xuất mua sắm, bảo trì, sửa chữa cơ sở vật chất và công tác hậu cần, kỹ thuật trong môi trường Đại học;
Có kiến thức nền tảng và tư duy tổng quan về các mảng hoạt động then chốt trong môi trường giáo dục như: Đào tạo, Đảm bảo chất lượng, Nghiên cứu khoa học (NCKH) và Công tác sinh viên;
- Kỹ năng
Thành thạo bộ công cụ Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint);
Sử dụng thành thạo kỹ năng giao tiếp và soạn thảo thư tín, công văn, tài liệu bằng cả
tiếng Anh và tiếng Việt;
Khả năng nghiên cứu kỹ lưỡng công văn tài liệu, phân tích dữ liệu, tổng hợp tình hình thực hiện nhiệm vụ để đề xuất các giải pháp xử lý công việc phát sinh;
Khả năng làm việc đa nhiệm, quản lý thời gian và sắp xếp công việc khoa học dưới áp lực cao, khả năng kết nối, làm việc phối hợp tốt với các đơn vị chức năng trong Đại học và Trường.
- Phẩm chất:
Cẩn thận, trung thực, chủ động, bảo mật, hợp tác tốt.