Phó ban quản lý dự án

Mô tả Công việc
1. Quản lý kế hoạch dự án
- Phối hợp với các bộ phận liên quan xây dựng kế hoạch thực hiện dự án, tiến độ thi công cho từng gói thầu;
- Chủ động đề xuất làm việc với các bộ phận, phòng/ban trong Công ty để cập nhật tài liệu, thông tin về dự án phục vụ cho công tác lập kế hoạch, tiến độ thực hiện các công việc của dự án;
- Tổ chức, đôn đốc, kiểm tra thường xuyên, liên tục về tiến độ công việc của các bộ phận chuyên môn thuộc ban quản lý dự án theo kế hoạch đã được phê duyệt, lập danh mục tiến độ các công việc sắp đến hạn để đôn đốc các bộ phận thực hiện đảm bảo tiến độ chung, cảnh báo kịp thời và đề xuất phương án xử lý các công việc có nguy cơ gây ảnh hưởng tiến độ của các dự án;
- Thường xuyên cập nhật thông tin dự án để bổ sung hoặc điều chỉnh kế hoạch, tiến độ cho phù hợp;
- Cập nhật các thời hạn điều chỉnh, phát hành các cập nhật tiến độ kịp thời cho các bộ phận chuyên môn;
- Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ (tuần, tháng, quý, năm) hoặc đột xuất về tình hình thực hiện công việc của ban quản lý dự án theo yêu cầu của Trưởng ban quản lý dự án và ban lãnh đạo Công ty;
2. Quản lý kinh tế :
- Lập tổng mức đầu tư dự án, tổng dự toán công trình, dự toán cho từng hạng mục, từng gói thầu;
- Lập kế hoạch quản lý chi phí đầu tư xây dựng cho toàn bộ dự án;
- Xây dựng kế hoạch tài chính cho dự án, kế hoạch tạm ứng/thanh/quyết toán cho các công trình, các gói thầu;
- Quản lý khối lượng thi công, quản lý tạm ứng/thanh/quyết toán cho các gói thầu;
- Phối hợp với phòng tài chính - kế toán Công ty và các bộ phận liên quan tổ chức tạm ứng, thanh toán, quyết toán cho các nhà thầu, các nhà cung cấp theo quy định của hợp đồng;
- Phối hợp với các bộ phận trong Công ty để xây dựng các quy trình, biểu mẫu thanh toán, quyết toán trình ban lãnh đạo phê duyệt làm tài liệu thống nhất cho dự án;
3. Quản lý lựa trọn nhà thầu.
- Chủ trì và phối hợp với các bộ phận, phòng/ban liên quan phân chia gói thầu, lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu;
- Chủ trì và phối hợp với các bộ phận, phòng/ban liên quan lập hồ sơ mời thầu, tìm kiếm các nhà thầu có năng lực đáp ứng các yêu cầu của gói thầu;
- Thông báo mời thầu, phát hành hồ sơ yêu cầu, hồ sơ mời thầu, tiếp nhận hồ sơ đề xuất, hồ sơ dự thầu của các nhà thầu;
- Chủ trì phối hợp với các bộ phận, phòng/ban liên quan đánh giá hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất, tham gia đàm phán thương thảo hợp đồng;
- Lập báo cáo đánh giá hồ sơ đề xuất, hồ sơ dự thầu;
- Tham gia các cuộc họp thương thảo hợp đồng giữa chủ đầu tư và các nhà thầu, lập biên bản đàm phán thương thảo với các nhà thầu;
- Chủ trì soạn thảo hợp đồng, lấy ý kiến của các bộ phận, phòng/ban chuyên môn để hoàn thiện hợp đồng báo cáo Trưởng ban quản lý dự án để thống nhất và trình ban lãnh đạo Công ty phê duyệt;
4. Quản lý hợp đồng.
- Xây dựng ngân hàng các loại hợp đồng theo mẫu chuẩn hóa của doanh nghiệp;
- Quản lý các hợp đồng từ quá trình đàm phán, ký kết, thực hiện đến thanh lý các hợp đồng;
- Sắp xếp, lưu trữ hợp đồng theo danh mục, mã số khoa học bao gồm cả (file cứng và file mềm) để tiện cho việc tìm kiếm, lấy thông tin trong hợp đồng;
- Phát hành hợp đồng, sao chép (bản scan) cho các bộ phận liên quan để quản lý trong quá trình thực hiện hợp đồng;
- Quản lý, theo dõi và xử lý những tranh chấp phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng;