Mô tả Công việc
Phạm vi phụ trách: Hành chính tổng hợp, Lễ tân - Khánh tiết, Quản lý tài sản/Cơ sở vật chất, Dịch vụ văn phòng và các công tác hỗ trợ vận hành khác theo phân công. Phối hợp với Phó Chánh Văn phòng phụ trách Đội xe và an ninh trong các hoạt động chung của Văn phòng;
Mục tiêu: đảm bảo môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả và đáp ứng tốt các hoạt động đối nội - đối ngoại của Lãnh đạo.
Các công việc của vị trí gồm:
- Hỗ trợ Chánh Văn phòng tổ chức, điều hành và kiểm soát các hoạt động chung của Văn phòng; trực tiếp phụ trách các mảng được phân công.
- Quản lý công tác hành chính tổng hợp, tài sản, cơ sở vật chất, văn phòng phẩm, dịch vụ và hậu cần văn phòng, đảm bảo vận hành hiệu quả, tiết kiệm.
- Tổ chức và kiểm soát công tác lễ tân, khánh tiết, phòng họp, tiếp đón khách và
phục vụ các cuộc họp/sự kiện của Công ty.
- Chủ trì, trực tiếp đề xuất hoạt động ngoại giao, ngân sách ngoại giao và thực hiện ngoại giao với cơ quan chức năng định kỳ, đột xuất theo chỉ đạo của BLĐ;
- Hỗ trợ Chánh Văn phòng và BLĐ trong các hoạt động đối nội - đối ngoại khác của Tập đoàn.
-
Quản lý chất lượng các dịch vụ văn phòng như vệ sinh, cảnh quan, bếp ăn và các dịch vụ hỗ trợ nội bộ thuộc phạm vi phụ trách.
- Chủ trì xây dựng, rà soát và triển khai quy trình, quy định, tiêu chuẩn dịch vụ và định mức vận hành Văn phòng.
- Phối hợp làm việc với các nhà cung cấp, đơn vị dịch vụ và các phòng/ban liên quan; theo dõi chất lượng, chi phí và hiệu quả cung ứng dịch vụ.
- Phối hợp với các đơn vị liên quan trong công tác PCCC, môi trường, VSATTP và các yêu cầu hành chính khác; tham gia làm việc với cơ quan chức năng theo phân công/ủy quyền.
- Quản lý, đào tạo và phát triển đội ngũ nhân sự thuộc phạm vi phụ trách; xây dựng văn hóa phục vụ chuyên nghiệp, chủ động và chuẩn mực.
- Tổng hợp báo cáo, tham mưu và đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng vận hành Văn phòng; báo cáo Chánh Văn phòng và thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công.
Yêu Cầu Công Việc
Tốt nghiệp Đại học trở lên các ngành: Quản trị nhân sự, Hành chính, Luật hoặc các ngành liên quan.
Có tối thiểu 5-7 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính - văn phòng; trong đó ít nhất 3-5 năm ở vị trí quản lý.
Có kinh nghiệm
quản lý vận hành Văn phòng Tâp đoàn/ Công ty quy mô lớn, trực tiếp điều hành đội ngũ nhân sự hành chính, lễ tân, bảo vệ, lái xe, hậu cần...
Am hiểu công tác hành chính tổng hợp, quản lý tài sản - cơ sở vật chất, dịch vụ văn phòng và hậu cần doanh nghiệp.
Có kinh nghiệm tổ chức sự kiện, lễ tân - khánh tiết, tiếp đón đối tác và hỗ trợ hoạt động đối nội - đối ngoại của doanh nghiệp.
Kỹ năng quản lý, lãnh đạo đội ngũ và xây dựng quy trình vận hành hiệu quả.
Kỹ năng tổ chức công việc, điều phối và giải quyết vấn đề tốt, chịu được áp lực công việc cao.
Tác phong chuyên nghiệp, chỉn chu, giao tiếp tốt, có khả năng đại diện hình ảnh văn phòng làm việc với đối tác và nội bộ.
Thành thạo tin học văn phòng; ưu tiên ứng viên có thể đi làm ngay.