Phó Chánh Văn Phòng Công Ty

Mô tả Công việc
Phạm vi phụ trách: Hành chính tổng hợp, Lễ tân - Khánh tiết, Quản lý tài sản/Cơ sở vật chất, Dịch vụ văn phòng và các công tác hỗ trợ vận hành khác theo phân công. Phối hợp với Phó Chánh Văn phòng phụ trách Đội xe và an ninh trong các hoạt động chung của Văn phòng;
Mục tiêu: đảm bảo môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả và đáp ứng tốt các hoạt động đối nội - đối ngoại của Lãnh đạo.
Các công việc của vị trí gồm:
- Hỗ trợ Chánh Văn phòng tổ chức, điều hành và kiểm soát các hoạt động chung của Văn phòng; trực tiếp phụ trách các mảng được phân công.
- Quản lý công tác hành chính tổng hợp, tài sản, cơ sở vật chất, văn phòng phẩm, dịch vụ và hậu cần văn phòng, đảm bảo vận hành hiệu quả, tiết kiệm.
- Tổ chức và kiểm soát công tác lễ tân, khánh tiết, phòng họp, tiếp đón khách và phục vụ các cuộc họp/sự kiện của Công ty.
- Chủ trì, trực tiếp đề xuất hoạt động ngoại giao, ngân sách ngoại giao và thực hiện ngoại giao với cơ quan chức năng định kỳ, đột xuất theo chỉ đạo của BLĐ;
- Hỗ trợ Chánh Văn phòng và BLĐ trong các hoạt động đối nội - đối ngoại khác của Tập đoàn.
- Quản lý chất lượng các dịch vụ văn phòng như vệ sinh, cảnh quan, bếp ăn và các dịch vụ hỗ trợ nội bộ thuộc phạm vi phụ trách.
- Chủ trì xây dựng, rà soát và triển khai quy trình, quy định, tiêu chuẩn dịch vụ và định mức vận hành Văn phòng.
- Phối hợp làm việc với các nhà cung cấp, đơn vị dịch vụ và các phòng/ban liên quan; theo dõi chất lượng, chi phí và hiệu quả cung ứng dịch vụ.
- Phối hợp với các đơn vị liên quan trong công tác PCCC, môi trường, VSATTP và các yêu cầu hành chính khác; tham gia làm việc với cơ quan chức năng theo phân công/ủy quyền.
- Quản lý, đào tạo và phát triển đội ngũ nhân sự thuộc phạm vi phụ trách; xây dựng văn hóa phục vụ chuyên nghiệp, chủ động và chuẩn mực.
- Tổng hợp báo cáo, tham mưu và đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng vận hành Văn phòng; báo cáo Chánh Văn phòng và thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công.