I. Chuyên môn
1. Tham mưu & tổ chức công tác hành chính
- Tham mưu cho Ban lãnh đạo về công tác hành chính - quản trị nội bộ.
Xây dựng, rà soát và cải tiến quy trình, quy định hành chính.
Đảm bảo hệ thống hành chính vận hành thông suốt, tiết kiệm và hiệu quả.
Phân công, giám sát, đào tạo đội ngũ và đánh giá
nhân viên hành chính.
2. Quản lý công tác văn thư - lưu trữ
Tổ chức quản lý văn bản đi - đến, con dấu, hồ sơ pháp lý.
Kiểm soát việc ban hành, lưu trữ và bảo mật tài liệu.
Đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và quy chế nội bộ.
3. Quản lý tài sản - cơ sở vật chất
Quản lý tài sản, công cụ dụng cụ, trang thiết bị văn phòng.
Kiểm soát cấp phát, bảo trì, kiểm kê định kỳ.
Đảm bảo môi trường làm việc an toàn, sạch sẽ, chuyên nghiệp.
4. Quản lý dịch vụ hành chính
Quản lý nhà xe, bảo vệ,
tạp vụ, lễ tân, vận hành tòa nhà
Quản lý nhà cung cấp dịch vụ (điện, nước, internet, thuê văn phòng...) và duy trì mối quan hệ cơ quan chức năng
5. Tổ chức sự kiện & đảm bảo công tác hậu cần
Tổ chức hội họp, sự kiện nội bộ, tiếp khách hàng/ đối tác
Đảm bảo công tác hậu cần cho các chương trình của công ty.
Phối hợp các phòng ban triển khai hoạt động nội bộ.
II. Quản trị - phối hợp - báo cáo
Lập báo cáo hành chính định kỳ và đột xuất
Phối hợp với các phòng ban và đối tác
Thực hiện nhiệm vụ khác theo phân công
III. Kiểm soát - tuân thủ - cải tiến
Kiểm soát ngân sách hành chính
Đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và nội bộ.
Kiểm soát rủi ro tài sản, hồ sơ, bảo mật.
Đề xuất giải pháp cải tiến hoạt động hành chính
- Kinh nghiệm từ 03 năm kinh nghiệm hành chính, ưu tiên trên 1 năm kinh nghiệm quản lý/ trưởng nhóm
- Có kinh nghiệm
quản lý vận hành toàn nhà và các đơn vị dịch vụ (vệ sinh, bảo vệ, tài sản ...)
- Hiểu biết về vận hành tòa nhà, an toàn và PCCC đảm bảo luôn chuẩn chỉ
- Lập kế hoạch và triển khai, điều phối, giám sát kế hoạch
- Thời gian làm việc Thứ 2- Thứ 6 và 2 thứ 7