
Process Documentation Specialist
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ ASIA DRAGON
Địa điểm làm việc: Hồ Chí Minh
Hết hạn: Còn 27 ngày
- Chi tiết công việc
- Giới thiệu công ty
Thu nhập: Thương lượng
Loại hình: Toàn thời gian
Chức vụ: Nhân viên
Kinh nghiệm: 2 - 3 năm
Mô tả công việc
1. Job Summary
The Process Documentation Specialist is responsible for developing, managing, and standardizing internal process documentation to ensure operational consistency, compliance, and efficiency. This role collaborates with cross-functional teams to gather information, create structured and well-documented Standard Operating Procedures (SOPs), and optimize internal knowledge management systems. Additionally, the position supports continuous process improvement initiatives and ensures seamless adoption of new policies and workflows.
2. Key Responsibilities
A. Process Documentation Development & Management
• Collaborate with relevant departments to collect, structure, and document key operational procedures, policies, and internal workflows.
• Develop and maintain Standard Operating Procedures (SOPs), work instructions, training manuals, and compliance documentation.
• Establish a logical documentation structure and implement effective storage and retrieval systems using platforms such as Google Drive, SharePoint, Notion, Confluence, or other enterprise document management tools.
B. Process Standardization & Compliance
• Ensure all internal documentation aligns with company standards, regulatory requirements, and industry best practices.
• Conduct periodic reviews and updates of existing documents to reflect process enhancements, system updates, and policy changes.
• Develop and implement compliance checklists and audit mechanisms to monitor adherence to documented procedures.
C. Process Optimization & Change Management
• Analyze current processes, identify inefficiencies, and propose process optimization strategies.
• Assist in the development and implementation of a Change Management framework, ensuring smooth transitions and user adoption of new or revised workflows.
• Work closely with key stakeholders to streamline and integrate documentation within digital transformation initiatives.
D. Training & Knowledge Transfer
• Design and deliver training sessions, onboarding materials, and user manuals to support knowledge transfer across teams.
• Facilitate internal workshops and SOP training programs to ensure effective understanding and application of documented procedures.
• Act as a key resource for process-related inquiries, providing guidance on best practices and compliance requirements.
The Process Documentation Specialist is responsible for developing, managing, and standardizing internal process documentation to ensure operational consistency, compliance, and efficiency. This role collaborates with cross-functional teams to gather information, create structured and well-documented Standard Operating Procedures (SOPs), and optimize internal knowledge management systems. Additionally, the position supports continuous process improvement initiatives and ensures seamless adoption of new policies and workflows.
2. Key Responsibilities
A. Process Documentation Development & Management
• Collaborate with relevant departments to collect, structure, and document key operational procedures, policies, and internal workflows.
• Develop and maintain Standard Operating Procedures (SOPs), work instructions, training manuals, and compliance documentation.
• Establish a logical documentation structure and implement effective storage and retrieval systems using platforms such as Google Drive, SharePoint, Notion, Confluence, or other enterprise document management tools.
B. Process Standardization & Compliance
• Ensure all internal documentation aligns with company standards, regulatory requirements, and industry best practices.
• Conduct periodic reviews and updates of existing documents to reflect process enhancements, system updates, and policy changes.
• Develop and implement compliance checklists and audit mechanisms to monitor adherence to documented procedures.
C. Process Optimization & Change Management
• Analyze current processes, identify inefficiencies, and propose process optimization strategies.
• Assist in the development and implementation of a Change Management framework, ensuring smooth transitions and user adoption of new or revised workflows.
• Work closely with key stakeholders to streamline and integrate documentation within digital transformation initiatives.
D. Training & Knowledge Transfer
• Design and deliver training sessions, onboarding materials, and user manuals to support knowledge transfer across teams.
• Facilitate internal workshops and SOP training programs to ensure effective understanding and application of documented procedures.
• Act as a key resource for process-related inquiries, providing guidance on best practices and compliance requirements.
Yêu cầu
A. Experience & Knowledge:
• 2-3 years of experience in roles such as Business Analyst, Process Analyst, Technical Writer, or Knowledge Management Specialist.
• Strong expertise in process documentation, workflow standardization, and compliance management.
• Hands-on experience with document control systems, knowledge bases, and collaboration platforms such as Google Drive, SharePoint, Notion, Confluence, or ERP systems (SAP, Salesforce, Oracle).
• Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint) and process visualization tools such as Visio, Lucidchart, or Miro.
• Prior experience in Change Management, business process reengineering (BPR), or Lean/Six Sigma methodologies is an advantage.
B. Core Competencies & Skills:
• Exceptional technical writing skills with a focus on clarity, accuracy, and consistency.
• Strong analytical and problem-solving abilities to evaluate and optimize business processes.
• Excellent stakeholder management and cross-functional collaboration skills.
• Highly organized, detail-oriented, and proactive in maintaining documentation integrity.
• Fluency in English (reading & writing) is a plus, especially for bilingual documentation.
• 2-3 years of experience in roles such as Business Analyst, Process Analyst, Technical Writer, or Knowledge Management Specialist.
• Strong expertise in process documentation, workflow standardization, and compliance management.
• Hands-on experience with document control systems, knowledge bases, and collaboration platforms such as Google Drive, SharePoint, Notion, Confluence, or ERP systems (SAP, Salesforce, Oracle).
• Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint) and process visualization tools such as Visio, Lucidchart, or Miro.
• Prior experience in Change Management, business process reengineering (BPR), or Lean/Six Sigma methodologies is an advantage.
B. Core Competencies & Skills:
• Exceptional technical writing skills with a focus on clarity, accuracy, and consistency.
• Strong analytical and problem-solving abilities to evaluate and optimize business processes.
• Excellent stakeholder management and cross-functional collaboration skills.
• Highly organized, detail-oriented, and proactive in maintaining documentation integrity.
• Fluency in English (reading & writing) is a plus, especially for bilingual documentation.
Quyền lợi
Thưởng
Thu nhập cạnh tranh hấp dẫn theo năng lực , hàng năm điều chỉnh thu nhập, chế độ phúc lợi đầy đủ
Chăm sóc sức khoẻ
Full social insurance (SI), health insurance (HI), and other statutory benefits in compliance with labor laws.
24/7 accident insurance & extended health insurance (PTI).
Máy tính xách tay
Được cấp máy tính riêng
Xem thêm
Thu nhập cạnh tranh hấp dẫn theo năng lực , hàng năm điều chỉnh thu nhập, chế độ phúc lợi đầy đủ
Chăm sóc sức khoẻ
Full social insurance (SI), health insurance (HI), and other statutory benefits in compliance with labor laws.
24/7 accident insurance & extended health insurance (PTI).
Máy tính xách tay
Được cấp máy tính riêng
Xem thêm
Thông tin khác
NGÀY ĐĂNG
12/03/2025
CẤP BẬC
Nhân viên
NGÀNH NGHỀ
Công Nghệ Thông Tin/Viễn Thông > Phân Tích Kinh Doanh/Phân Tích Hệ Thống
KỸ NĂNG
Project Documentation, Compliance Management, Technical Document Writing, Analytical Skills, Business analysis
LĨNH VỰC
Dệt may/May mặc/Giày dép
NGÔN NGỮ TRÌNH BÀY HỒ SƠ
Tiếng Anh
SỐ NĂM KINH NGHIỆM TỐI THIỂU
2
QUỐC TỊCH
Không hiển thị
Xem thêm
Thông tin chung
- Thu nhập: Thương lượng
Nơi làm việc
- Lot 9C, Road No 8, Tan Tao lz, Binh Tan Dist, HCM City.
Cách thức ứng tuyển
Ứng viên nộp hồ sơ trực tuyến bằng cách bấm nút Ứng tuyển bên dưới:
Hạn nộp: 12/04/2025
Giới thiệu công ty
Xem trang công ty
Công ty Cổ Phần Đầu Tư Asia Dragon được thành lập vào ngày 11/07/2006, luôn được biết đến là một trong những công ty sản xuất dây thừng và dây sợi nhựa hàng đầu Việt Nam cũng như Châu Á. Đây là doanh nghiệp đầu tiên tại Việt Nam sản xuất các loại sợi từ nhựa tổng hợp cung cấp cho ngành nông nghiệp và công nghiệp. Những sản phẩm dây thừng, sợi se, dây sợi nhựa của Asia Dragon được sử dụng chủ yếu ở các quốc gia có nền nông nghiệp phát triển như Châu Âu, Mỹ, Canada và Úc.
Sản phẩm của chúng tôi...
Quy mô công ty
Từ 101 - 500 nhân viên
Việc làm tương tự
NGÂN HÀNG TMCP XUẤT NHẬP KHẨU VIỆT NAM - EXIMBANK
Thỏa Thuận
Còn 8 ngày
Hà Nội, Hồ Chí Minh
CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ PHENIKAA MAAS
15 - 20 triệu VNĐ
Còn 18 ngày
Hồ Chí Minh
Công ty Cổ phần Viễn thông FPT - FPT Telecom
thỏa thuận
Còn 18 ngày
Hồ Chí Minh
CÔNG TY CỔ PHẦN CHỨNG KHOÁN BẢN VIỆT (VCSC)
Thỏa thuận
Còn 14 ngày
Hồ Chí Minh
Ngân Hàng TMCP Tiên Phong - TPBank
Thỏa thuận
Còn 28 ngày
Hồ Chí Minh
CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP PHẦN MỀM TƯỜNG MINH - TMA SOLUTIONS
Thoả thuận
Còn 6 ngày
Hồ Chí Minh
CÔNG TY CỔ PHẦN DU LỊCH VÀ TIẾP THỊ GIAO THÔNG VẬN TẢI VIỆT NAM - VIETRAVEL
Cạnh tranh
Còn 34 ngày
Hồ Chí Minh
CÔNG TY CỔ PHẦN GỖ AN CƯỜNG
15tr-20tr ₫/tháng
Còn 10 ngày
Hồ Chí Minh
hỗ trợ doanh nghiệp
Giải thưởng
của chúng tôi
Top 3
Nền tảng số tiêu biểu của Bộ
TT&TT 2022.
Top 15
Startup Việt xuất sắc 2019 do VNExpress tổ chức.
Top 10
Doanh nghiệp khởi nghiệp sáng tạo Việt Nam - Hội đồng tư vấn kinh doanh ASEAN bình chọn.
Giải Đồng
Sản phẩm công nghệ số Make In Viet Nam 2023.