Procurement Staff

Mô tả Công việc
Trách Nhiệm:
• Tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp; đàm phán hợp đồng, giá cả và điều khoản để đáp ứng yêu cầu chất lượng, chi phí và thời gian giao hàng, đảm bảo điều kiện mua hàng tối ưu.
• Phối hợp với các phòng ban liên quan (kỹ thuật, kinh doanh,...) để kiểm tra thông số kỹ thuật, chất lượng để đảm bảo tuân thủ yêu cầu khách hàng.
• Triển khai đơn đặt hàng và theo dõi tiến độ thực hiện đơn hàng.
• Quản lý các chứng từ mua hàng và đảm bảo tính chính xác trong hồ sơ đặt hàng.
• Thực hiện phân tích chi phí và lập bảng tính giá để đảm bảo lợi nhuận tối ưu.
• Quản lý chi phí liên quan của đơn hàng, bao gồm hàng hóa và dịch vụ hoặc dự án.
• Lập kế hoạch và duy trì mức tồn kho dựa trên lịch sử bán hàng và dữ liệu kho để đảm bảo hiệu quả chuỗi cung ứng, tránh tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt.
• Phối hợp với đại lý khai hải quan để chuẩn bị hồ sơ và khai báo hải quan cho các lô hàng quốc tế và nội địa.
• Theo dõi tình trạng lô hàng và phối hợp với các bộ phận liên quan (kinh doanh, kế toán,...) để cập nhật tình trạng và giải quyết hiệu quả các vấn đề liên quan đến hoạt động mua hàng.
• Xử lý các chứng từ mua hàng và thanh toán các chi phí liên quan.
• Duy trì và cập nhật chính xác báo cáo mua hàng hàng tháng và hàng năm, bao gồm giá trị đơn hàng từ nhà cung cấp và trạng thái giao hàng.
• Đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và chính sách công ty trong các hoạt động mua hàng.
• Thực hiện các công việc khác liên quan đến hoạt động mua hàng khi có yêu cầu của cấp trên.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Responsibilities:
• Identify, source suppliers; and negotiate contracts, pricing, and terms to meet quality, cost, and delivery objectives, ensuring optimal procurement conditions.
• Collaborate with internal teams (technical, sales, etc.) to verify product specifications, and quality to ensure compliance with customer requirements.
• Issues purchase orders (POs) and monitors order fulfillment.
• Manage all procurement documentation and ensure accuracy in purchase records.
• Conduct cost analysis and create cost sheets to ensure favorable profit margins.
• Manage related costs of the order, including goods, services, or projects.
• Plan and maintain inventory levels based on sales history and stock data to ensure supply chain efficiency, avoid overstocking or shortages.
• Coordinate with customs agents to prepare import-export documents and handle customs declarations for international and local shipments.
• Monitor shipment status and liaise with internal departments (sales, accounting,...) to provide updates and address procurement-related issues.
• Handle all necessary procurement documentation and the payments for procurement cost.
• Maintain accurate monthly and yearly procurement reports, including supplier order values and delivery statuses.
• Ensure procurement activities comply with legal regulations and company policies.
• Additional procurement tasks as assigned by the line Manager, CEO.