Project Administrator cum Document Controller
Fulbright University Vietnam CORPORATION
- Chi tiết công việc
- Giới thiệu công ty
Vị trí công việc này hiện tại đã hết hạn nộp hồ sơ, bạn có thể tham khảo thêm một số công việc liên quan phía dưới
Mô tả công việc
Deadline for application: Sunday, 10th October 2021
Roles and Responsibilities
Construction-related administration
• Responsible for construction project administration in budgeting and managing costs incurred in facilities, power and water consumption of construction works, and other project-related activities.
• Initially check submittals from the contractors, the local authority then deliver the submittals to Project Director (PD)/Project Manager (PM) for further review with notes.
• Assist in developing and growing relationships with local authority, subcontractors and vendors.
• Take responsibility of delivery crucial documents directly to the local authority in case of required.
• Support PD/PM to coordinate with other Fulbright departments and CBRE manager of Crescent Plaza building to manage work permit for the contractors when they require to access the operating area for preparing defects/ outstanding works.
• Prepare defects list with inputs from the construction team if required.
• Assist PD/PM to organize/ arrange/ place meetings, calls, appointment with the suppliers/ the contractors/ the authority/ the designers/ etc.
• Assist PD/ PM to choose contractors and service providers such as pet controller, photocopy services, notarization services, cleaning service, telephone, internet providers.
• Manage site-car (commuting between campus in D.9 and other locations in HCMC).
• Implement and monitor of Office and HR Procedures.
• Utilization of the Electronic Project Management Control Systems (PMCS) such as: Procore, SharePoint, and the like;
District 9 campus site office administration
• Carry out clerical duties such as answering phone calls, responding to emails, and preparing documents, including office correspondence, memos, resumes and presentations related to campus development project.
• Welcome visitors and direct them to relevant office/personnel in D.9 campus.
• Assist with travel plans and business trip logistics for project team and visiting consultants.
• Manage meeting rooms for the team in advance.
• Prepare Letters and Reports in English with translation into Vietnamese and vice versa.
• Prepare Attendance Sheets, Meeting Agenda and take minutes at various administrative and operational meetings as requested.
• Be responsible to record and manage log files of all construction documents including invoices, payments, quality checks, job files, vendor files, and other files.
• Responsible for electronic tracking log for receiving and transferring project-related documents and maintain the filing system (hard and soft copy) in accordance with Fulbright procedures.
• Utilization of the Electronic Project Management Control Systems (PMCS) such as: Procore, SharePoint, and the like.
• Follow up with distribution of information and documents to project parties.
• Perform bookkeeping tasks such as invoicing, monitoring accounts receivable, and budget tracking to ensure the compliance with Finance procedures.
• Manage and control petty cash if required.
• Purchase office supplies, equipment, and furniture for the campus development project.
• Oversee the maintenance of office facilities, and equipment at the D.9 campus site office.
• Perform other relevant duties when needed.
Other duties
• Adhere to University standards, maintain compliance with all policies and procedures.
• Contribute to team effort by welcoming new and different work requirements; explore new opportunities to enhance the services of the department; help others accomplish related job results as and where needed.
Yêu cầu
Quyền lợi
Thông tin khác
27/09/2021
Cấp Bậc
Nhân viên
Ngành Nghề
Giáo dục/Đào tạo
, Phi chính phủ/Phi lợi nhuận
Kỹ Năng
Education, Facility, Facility Control, Documentation Control
Ngôn Ngữ Trình Bày Hồ Sơ
Tiếng Anh
Thông tin chung
- Ngày hết hạn: 27/10/2021
- Thu nhập: 23 triệu - 34.5 triệu VND
Những thập kỷ vừa qua đã chứng kiến nhiều trường đại học mới ra đời ở Việt Nam cũng như ở các nước trên thế giới. Hầu hết những trường này thuộc vào hai nhóm: hoặc là bắt chước những mô hình đã có sẵn hoặc là các trường hoạt động vì lợi nhuận thông qua việc tăng cường tính hiệu quả của hoạt động trong khi vẫn có thể tạo ra những sản phẩm với chất lượng ở mức chấp nhận được. Chúng tôi nghĩ rằng còn có một cách khác nữa. Chúng tôi đang xây dựng Đại học Fulbright Việt Nam, một trường đại học hoàn toàn mới, hoạt động trên nguyên tắc không vì lợi nhuận, đặt tại Thành phố Hồ Chí Minh. FUV tự hào mang tên Thượng nghị sỹ Fulbright và chia sẻ niềm tin của ông về sức mạnh của các hoạt động giao lưu giáo dục trong việc tăng cường sự hiểu biết lẫn nhau giữa các quốc gia. FUV được truyền cảm hứng từ truyền thống giáo dục khai phóng của Hoa Kỳ. Nhưng quan trọng hơn cả, FUV là một trường đại học của Việt Nam, nhằm phụng sự xã hội Việt Nam thông qua những sáng tạo trong giảng dạy và nghiên cứu. Chúng tôi tự hào giữ gìn, nghiên cứu và chia sẻ những tinh hoa văn hoá truyền thống của Việt Nam.
Việc làm tương tự
Giải thưởng
của chúng tôi
Top 3
Nền tảng số tiêu biểu của Bộ
TT&TT 2022.
Top 15
Startup Việt xuất sắc 2019 do VNExpress tổ chức.
Top 10
Doanh nghiệp khởi nghiệp sáng tạo Việt Nam - Hội đồng tư vấn kinh doanh ASEAN bình chọn.
Giải Đồng
Sản phẩm công nghệ số Make In Viet Nam 2023.