Project Assistant ( Trợ Lý Dự Án)

Reports To: HR
Job Summary:
Support various departments, including the Accounting Department, HR Department, and Project Team, in managing records, paperwork, and related documentation to ensure smooth and efficient office operations. This is aimed at meeting the requirements of the company's goals and development strategy.
Key Responsibilities: Support the Accounting, HR Administration, and Project Team departments.
Support the Accounting Department:
Prepare, review, and manage accounting documents related to projects.
Assist in tracking and reporting the progress of project budget expenditures.
Coordinate with the accounting department in reviewing and verifying project payment documents.
Prepare and manage expense statements, invoices, and documents for accounting purposes.
2. Support the HR Department:
Prepare and manage personnel records for projects, including employment contracts and personal information of project participants.
Assist in organizing meetings, events, or activities related to personnel within the project.
Carry out administrative procedures related to recruitment and staffing for the project.
Update, store, and manage documents and texts related to HR policies and procedures.
Other assigned by manager's tasks
3. Support the Project Department:
Review customer partner contract terms
Prepare project documents and project files for meetings with clients or partners.
Manage work schedules, meeting calendars, and reports related to project progress.
Monitor the progress of projects and assist the project team in addressing any arising issues.
Support the collection, storage, and updating of project data from relevant departments.
Create and manage documents and reports presenting project results as requested by clients.
Báo cáo cho: HR
Tóm tắt công việc:
Hỗ trợ nhiều phòng ban, bao gồm Phòng Kế toán, Phòng Nhân sự và Nhóm Dự án, trong việc quản lý hồ sơ, giấy tờ và tài liệu liên quan để đảm bảo hoạt động văn phòng diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Mục tiêu là đáp ứng các yêu cầu về mục tiêu và chiến lược phát triển của công ty.
Trách nhiệm chính: Hỗ trợ các phòng Kế toán, Phòng Nhân sự và Phòng Dự án.
Hỗ trợ Phòng Kế toán:
Chuẩn bị, xem xét và quản lý các tài liệu kế toán liên quan đến các dự án.
Hỗ trợ theo dõi và báo cáo tiến độ chi tiêu ngân sách dự án.
Phối hợp với phòng kế toán trong việc xem xét và xác minh các chứng từ thanh toán dự án.
Chuẩn bị và quản lý các báo cáo chi phí, hóa đơn và chứng từ cho mục đích kế toán.
2. Hỗ trợ Phòng Nhân sự:
Chuẩn bị và quản lý hồ sơ nhân sự cho các dự án, bao gồm hợp đồng lao động và thông tin cá nhân của những người tham gia dự án.
Hỗ trợ tổ chức các cuộc họp, sự kiện hoặc hoạt động liên quan đến nhân sự trong dự án.
Thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến tuyển dụng và bố trí nhân sự cho dự án.
Cập nhật, lưu trữ và quản lý các tài liệu và văn bản liên quan đến chính sách và quy trình của HR.
Các nhiệm vụ khác do người quản lý giao
3. Hỗ trợ Phòng Dự án:
Xem xét các điều khoản hợp đồng đối tác khách hàng
Chuẩn bị tài liệu dự án và hồ sơ dự án cho các cuộc họp với khách hàng hoặc đối tác.
Quản lý lịch trình làm việc, lịch họp và báo cáo liên quan đến tiến độ dự án.
Theo dõi tiến độ của các dự án và hỗ trợ nhóm dự án giải quyết mọi vấn đề phát sinh.
Hỗ trợ thu thập, lưu trữ và cập nhật dữ liệu dự án từ các phòng ban có liên quan.
Tạo và quản lý các tài liệu và báo cáo trình bày kết quả dự án theo yêu cầu của khách hàng.