Project Secretary (Site Admin)

1. All secretarial and administrative works for PCMD and in line with the QMS and ISO requirement
Tất cả công việc thư ký và hành chính cho phòng Quản lý Dự Án & Xây dựng đảm bảo tuân thủ theo Hệ thống Quản lý chất lượng và ISO cần thiết.
2. Provide secretarial administrative support including drafting and editing documents, management of expenses and support filing.
Hỗ trợ hành chính thư ký bao gồm soạn thảo văn bản, quản lý chi phí cho phòng QLDA và hỗ trợ lưu trữ hồ sơ.
3. Monitoring and translating incoming & outgoing correspondences for PCMD.
Kiểm soát và phiên dịch thư từ gửi đến và đi cho Phòng QLDA.
4. Compiling reports for circulation to the related departments.
Tập hợp báo cáo để phân phát cho các phòng ban có liên quan.
5. Prepare documents, recommendation reports, contracts and other related dossiers for Sr. Project Executive and Project Manager.
Soạn thảo công văn, báo cáo đề xuất, hợp đồng và hồ sơ khác có liên quan Chuyên Viên Dự án cấp cao và Giám đốc DA.
6. Liaise with consultants, suppliers, contractors and others on related matters pertaining to payment claims, contracts, quotations, request for proposal etc.
Liên hệ với các đơn vị tư vấn, nhà cung cấp, nhà thầu và các đơn vị khác về các vấn đề liên quan đến yêu cầu thanh toán, hợp đồng, báo giá, yêu cầu đề xuất, v.v....
7. Follow up the payment status, RFVs and compile report to line managers when required.
Theo dõi tình trạng hồ sơ thanh toán, yêu cầu phát sinh và cập nhật vào báo cáo cho các Trưởng bộ phận khi được yêu cầu.
8. Contractor/ Consultant Evaluation Performance by Quarter (4 times/year) according to QMS procedure and preparing documents for internal/external audit.
Thực hiện đánh giá nhà thầu/tư vấn theo quý (4 lần/năm) theo quy trình Quản lý chất lượng và chuẩn bị hồ sơ cho các đợt kiểm toán nội bộ/bên ngoài.
9. Monitor & update budget of PCMD and up to date according to financial year.
Theo dõi và cập nhật ngân sách cho phòng QLDA và cập nhật theo năm tài chính.
10. To comply and adhere to all matters pertaining to Quality, Safety, Health, Environment related to the job scope and work place as required by the company.
Tuân thủ và tuân thủ mọi vấn đề về Chất lượng, An toàn, Sức khỏe, Môi trường liên quan đến phạm vi công việc và địa điểm làm việc theo yêu cầu của công ty.
11. Any other duties that will be assigned from time to time by the line managers and the requirement & nature of the department.
Nhiệm vụ khác được phân công theo từng thời điểm bởi các trưởng bộ phận trực tiếp theo yêu cầu và tính chất công việc của phòng QLDA