Property Intern

Responsibilities
1. Thanh toán và theo dõi thanh toán
• Phối hợp với nhà cung cấp để thu thập hóa đơn hàng tháng, báo cáo dịch vụ, đề nghị thanh toán liên quan đến vận hành tài sản (điện, nước, kiểm soát côn trùng, bảo trì điều hòa...).
• Đối chiếu chứng từ thanh toán với xác nhận của người dùng, báo cáo dịch vụ và ngân sách đã duyệt trước khi gửi Phòng Tài chính.
• Theo dõi tất cả các khoản thanh toán thuộc trung tâm chi phí Property, đảm bảo xử lý đúng hạn, làm việc với nhà cung cấp qua email.
• Hạng mục thanh toán bao gồm: bảo vệ, vệ sinh, diệt côn trùng, bảo trì (thang máy, máy phát điện, máy lạnh...), sửa chữa trung tâm, admin (công tác phí, phí quản lý, nước tại HO, tiền nhà...).
2. Quản lý lưu trữ hồ sơ (Điện tử & Bản cứng)
• Duy trì hệ thống lưu trữ điện tử có tổ chức cho mọi tài liệu liên quan đến tài sản trên ổ đĩa chia sẻ hoặc nền tảng liên quan.
• Lưu trữ bản cứng hợp đồng, báo cáo bảo trì, giấy chứng nhận an toàn, hồ sơ thanh toán một cách có hệ thống.
• Đảm bảo các tài liệu cần thiết cho kiểm toán, thanh tra, gia hạn luôn được cập nhật và dễ truy xuất.