Purchasing Admin

Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu mua hàng (PR - Purchase Request) từ bộ phận sản xuất, kỹ thuật, R&D.
Soạn thảo, phát hành và theo dõi đơn đặt hàng (PO - Purchase Order) tới nhà cung cấp linh kiện, module, chipset, anten.
Lưu trữ, cập nhật đầy đủ các chứng từ liên quan: báo giá, hợp đồng mua hàng, CO/CQ, packing list, invoice, biên bản nhận và kiểm hàng.
Đảm bảo các hồ sơ mua hàng đáp ứng yêu cầu ISO, ERP hoặc quy trình nội bộ của công ty phân phối linh kiện và thiết bị điện tử.
Liên hệ với nhà cung cấp trong nước và quốc tế (Trung Quốc, Đài Loan, Singapore, Nhật Bản... như công ty đã đang hợp tác) để xác nhận lịch giao hàng và cập nhật tiến độ.
Phối hợp với bộ phận kho, QA (đảm bảo chất lượng), kỹ thuật để kiểm tra số lượng, mã linh kiện, tính đúng đắn trước khi nhập kho hoặc xuất xưởng.
Xử lý kịp thời các trường hợp: chậm giao hàng, thiếu linh kiện, sai mã, hàng lỗi hoặc thiếu chứng từ - và báo cáo lên Trưởng phòng mua hàng để có biện pháp xử lý.
Cập nhật thông tin tình trạng đơn hàng, báo cáo về tình hình tồn kho linh kiện, hàng chờ, hàng bị trễ.
Lập báo cáo định kỳ (tuần, tháng) về tình hình mua hàng: số lượng đơn hàng, tiến độ giao hàng, chi phí mua hàng, hiệu suất nhà cung cấp.
Hỗ trợ việc đánh giá và xây dựng danh sách nhà cung cấp được phê duyệt (Approved Vendor List - AVL) phù hợp với ngành linh kiện điện tử.
Đề xuất cải tiến quy trình mua hàng - lưu trữ chứng từ - giao nhận để giảm chi phí, nâng cao hiệu suất và độ chính xác.
Thực hiện các công việc hành chính khác theo phân công: liên lạc với nhà cung cấp, xuất nhập chứng từ, phối hợp với kế toán thanh toán.