Quản Lý/Giám Sát Vận Hành Xuất Khẩu Đường Biển

Đặt chỗ & đàm phán cước vận chuyển
Làm việc với hãng tàu hoặc đại lý đặt chỗ để đảm bảo có được lịch tàu và không gian phù hợp với yêu cầu của khách hàng.
So sánh dịch vụ giữa các tuyến và hãng tàu khác nhau, đàm phán để có được mức cước tốt nhất, tối ưu chi phí vận chuyển.
Điều phối lịch đặt chỗ và cập nhật kịp thời cho khách hàng về kế hoạch đóng hàng và xuất hàng.
2. Điều phối xe kéo & khai báo hải quan
Sắp xếp xe kéo để vận chuyển hàng hóa đúng thời gian, an toàn đến cảng;
Phối hợp với đơn vị khai thuê hải quan để chuẩn bị và nộp hồ sơ hải quan chính xác, đúng quy định;
Theo dõi quy trình đóng cont tại kho và các mốc vận hành, xử lý phát sinh nếu có;
Xây dựng checklist vận hành tiêu chuẩn nhằm kiểm soát rủi ro và đảm bảo quy trình khép kín.
3. Xử lý chứng từ sau đóng cont & xác nhận booking
Chuẩn bị và nộp đầy đủ chứng từ như SI, VGM theo yêu cầu của hãng tàu;
Soạn và gửi bản nháp vận đơn (B/L) để khách hàng và đại lý xác nhận. Sau đó, hoàn tất phát hành bản chính.
Xác nhận với hãng tàu về việc phát hành booking, đảm bảo thông tin trùng khớp;
Theo dõi việc kê khai AMS/ ISF và đảm bảo nộp đúng hạn theo quy định nhập khẩu Hoa Kỳ.
Xác nhận việc hàng đã lên tàu và cập nhật ETD chính thức.
4. Theo dõi toàn bộ tiến trình vận chuyển
Cập nhật ETD/ ETA của từng lô hàng và chia sẻ kịp thời đến khách hàng và các bộ phận liên quan.
Phối hợp với các đại lý đầu Mỹ để theo dõi thông , kiểm tra, giao nhận và rút hàng.
Ghi nhận các mốc vận hành, theo dõi tỉ lệ sự cố để nâng cao chất lượng dịch vụ.
Lập báo cáo hàng tuần/ tháng về tiến độ giao hàng, tỷ lệ chậm trễ, biến động chi phí phục vụ, quản lý.
5. Chuẩn hóa & cải tiến quy trình nội bộ
Xây dựng và duy trì quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP), checklist và phương án xử lý tình huống nhằm đảm bảo tính đồng bộ và dễ triển khai;
Rà soát các điểm tắc nghẽn phổ biến, đề xuất cải thiện để giảm lỗi và tăng hiệu suất;
Phối hợp chặt chẽ với phòng kinh doanh, chăm sóc khách hàng, kế toán và kho bãi để xử lý đơn hàng khẩn cấp hoặc đặc biệt.
Ghi nhận phản hồi khách hàng để nâng cao chất lượng dịch vụ liên tục.
6. Tuân thủ pháp lý & quản lý hồ sơ chứng từ
Hiểu rõ và tuân thủ quy định xuất khẩu của Việt Nam và quy định nhập khẩu Hoa Kỳ;
Quản lý, lưu trữ hồ sơ chứng từ đầy đủ, đảm bảo khả năng truy xuất khi cần thiết;
Hỗ trợ xử lý kiểm hóa, khiếu nại, yêu cầu bồi thường hoặc sự cố phát sinh;