SALES ADMIN

Mô tả Công việc
1. Hỗ trợ bán hàng:
- Nhận thông tin đơn hàng từ nhân viên kinh doanh hoặc nhu cầu mua hàng từ khách hàng qua các kênh của Công ty.
- Kiểm tra tính hợp lệ của đơn hàng (số lượng, giá cả, điều kiện thanh toán).
- Nhập thông tin đơn hàng/ khách hàng vào hệ thống quản lý.
- Theo dõi và cập nhật tình trạng đơn hàng (đang xử lý, đã giao, hủy, đổi trả).
- Soạn báo giá, hợp đồng mua bán, biên bản giao nhận hàng hóa.
- Kiểm tra và đảm bảo các tài liệu liên quan đến bán hàng chính xác và đúng quy định.
- Gửi báo giá, hợp đồng, thông tin sản phẩm, chương trình khuyến mãi.
- Trả lời các câu hỏi liên quan đến đơn hàng hoặc chính sách bán hàng.
- Phối hợp với sales báo giá cho khách hàng các yêu cầu về hàng đã có giá list
2. Phối hợp nội bộ:
- Phối hợp phòng Mua hàng, Kho để theo dõi lịch nhập hàng để đảm bảo hàng hóa có sẵn trong kho.
- Thông báo tình trạng hàng hóa cho đội ngũ kinh doanh.
- Phối hợp phòng KTTC thực hiện các thủ tục xuất hoá đơn giao cho khách hàng.
- Phối hợp bộ phận Kho để sắp xếp lịch giao hàng.
- Theo dõi tiến trình giao hàng, kiểm tra biên bản giao nhận hàng hóa.
- Báo cáo kịp thời nếu có vấn đề trong quá trình giao nhận.
- Cung cấp chứng từ liên quan đến đơn hàng để đối chiếu doanh thu và công nợ.
- Theo dõi công nợ khách hàng, nhắc nhở thanh toán đúng hạn.
- Hỗ trợ/ Phối hợp nhân viên sales trong việc thu hồi công nợ khách hàng.
3. Quản lý dữ liệu và lập báo cáo:
- Cập nhật và lưu trữ dữ liệu khách hàng trong hệ thống (tên, địa chỉ, số điện thoại, lịch sử mua hàng).
- Theo dõi doanh thu, tồn kho và hiệu suất kinh doanh.
- Lập và gửi báo cáo doanh thu, thực thu, tình trạng đơn hàng định kỳ cho cấp quản lý.
- Đưa ra các báo cáo phân tích về doanh thu, tỷ lệ bán hàng, công nợ của từng nhân viên kinh doanh, team... để hỗ trợ lập kế hoạch kinh doanh.
4. Hỗ trợ Marketing:
- Cung cấp thông tin về sản phẩm và chương trình khuyến mãi cho khách hàng và đội kinh doanh.
- Hỗ trợ tổ chức sự kiện bán hàng, triển lãm, hoặc các chương trình xúc tiến thương mại.
- Theo dõi hiệu quả các chiến dịch marketing và phản hồi từ khách hàng.
5. Quản lý hợp đồng và thủ tục:
- Chuẩn bị, lập, lưu trữ, và theo dõi tình trạng hợp đồng.
- Đảm bảo hợp đồng được thực hiện đúng theo các điều khoản đã thỏa thuận.
- Xử lý hóa đơn, biên nhận và các tài liệu liên quan đến bán hàng.
- Lưu trữ các tài liệu kinh doanh đảm bảo dễ tra cứu khi cần.
- Phối hợp Xây dựng quy định, quy trình liên quan hoạt động hỗ trợ bán hàng.
- Phối hợp xây dựng quy định về mã khách hàng, quản lý thông tin dữ liệu khách hàng.
- Phối hợp xây dựng quy trình liên quan việc tiếp nhận, xử lý đơn hàng, đến khi kết thúc giao dịch
- Phối hợp xây dựng quy trình liên quan việc tiếp nhận, xử lý các khiếu nại của khách hàng.
- Phối hợp xây dựng quy trình liên quan đến việc cập nhật chính sách giá, khuyến mại, quy định nội bộ về bán hàng.
- Phối hợp xây dựng các quy định, quy trình khác nhằm xử lý các công việc trong nội bộ phòng, và các phòng có liên quan khác trong Công ty
6. Các công việc khác:
- Chuẩn bị tài liệu cho các cuộc họp kinh doanh.
- Theo dõi lịch làm việc và hỗ trợ các yêu cầu từ trưởng phòng kinh doanh.
- Nhận và xử lý các phản hồi, khiếu nại từ khách hàng về sản phẩm, giá cả, hoặc giao hàng.
- Phối hợp với các bộ phận liên quan để giải quyết các vấn đề phát sinh một cách nhanh chóng.
- Theo dõi các vấn đề có khả năng ảnh hưởng đến tiến trình bán hàng và đề xuất giải pháp phù hợp.