Mô tả Công việc
- Soạn thảo, kiểm tra, lưu trữ các loại hợp đồng kinh doanh, hóa đơn bán hàng, phụ lục, công văn, báo giá, đề nghị thanh toán, phiếu đề xuất, tờ trình...
- Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của chứng từ do bộ phận kinh doanh gửi lên trước khi trình ký (đóng dấu, xác nhận, chữ ký...).
- Quản lý hồ sơ khách hàng, nhà phân phối, đại lý (phân loại kênh bán hàng), cập nhật thông tin thường xuyên (CMND, MST, GPKD, hợp đồng, chính sách...).
- Theo dõi và nhắc nhở các bên liên quan gia hạn hợp đồng, hoàn chứng từ gốc, hoặc cập nhật điều khoản khi có thay đổi.
- Tiếp nhận và sắp xếp hồ sơ trình ký cho Ban
giám đốc: sắp thứ tự, ghi chú rõ nội dung, đơn vị, người đề xuất.
- Theo dõi tiến trình ký - chuyển - nhận giữa các bộ phận liên quan đến phòng kinh doanh.
- Ghi nhận bản nhật ký trình ký (ngày gửi, ngày duyệt, người ký, tình trạng), đảm bảo hồ sơ không bị thất lạc hoặc chậm trễ.
- Tổng hợp, in ấn và bàn giao chứng từ bán hàng, hợp đồng, phiếu chiết khấu, biên bản đối soát công nợ,...
- Phối hợp với Kế toán và Kho trong việc đối chiếu chứng từ, hoá đơn, các chi phí của phòng Kinh doanh.
Thực hiện những nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Cấp trên