Sales Operation Executive

1. Phụ trách thủ tục nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài về Việt Nam
- Chuẩn bị và kiểm tra chứng từ cho lô hàng xuất/nhập khẩu: Invoice, Packing List, Hợp đồng, CO, Bill of Lading, tờ khai hải quan, chứng thư kiểm dịch.
- Theo dõi đơn hàng do nhà máy Nhật Bản sản xuất và chủ động cập nhật lịch cho cấp trên để bảo đảm nguồn cung về kịp thời cho kế hoạch bán hàng
- Thực hiện các báo cáo tình trạng hàng hóa và yêu cầu bồi thường bảo hiểm đối với những hư hỏng trong suốt quá trình vận chuyển.
- Mở tờ khai hải quan trên hệ thống VNACCS/VCIS; đảm bảo thông tin chính xác và phù hợp quy định.
- Thực hiện thủ tục thanh toán tiền hàng hóa cho nhà máy tại Thailand và Nhật Bản
- Làm việc với cơ quan hải quan để thông quan hàng hóa: giải trình, bổ sung chứng từ, xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình kiểm hóa theo sự chỉ đạo của cấp trên
- Điều phối với các bộ phận liên quan: hãng tàu, forwarder, kho bãi, logistic, tài xế, nhà cung cấp để đảm bảo hàng đi/đến đúng tiến độ.
- Theo dõi hành trình hàng hóa, cập nhật tình trạng container, lịch tàu/chuyến bay và thông báo cho các bộ phận liên quan.
- Kiểm tra và xác nhận chi phí liên quan: phí local charges, phí THC, phí vận chuyển nội địa, phí chứng từ...
- Lưu trữ hồ sơ, chứng từ theo quy định để phục vụ kiểm toán hoặc cơ quan nhà nước.
- Tư vấn và thường xuyên cập nhật về quy định xuất nhập khẩu (mã HS, thuế suất, điều kiện thương mại quốc tế - Incoterms, chính sách quản lý chuyên ngành, biểu thuế xuất nhập khẩu theo các hiệp định) cho cấp quản lý để có những chính sách và sản phẩm nhập khẩu phù hợp.
- Thanh toán các chi phí thuế xuất liên quan đến lô hàng nhập
- Thường xuyên cập nhật các chính sách/ quy định liên quan đến nhập khẩu, đăng kiểm
2. Quản lý và điều phối kho hàng tổng:
- Tiếp nhận hàng từ nhà cung cấp/nhà phân phối, kiểm đếm số lượng, tình trạng hàng hóa và đối chiếu với chứng từ (PO, phiếu nhập, Packing List...).
- Sắp xếp, phân loại hàng hóa trong kho theo đúng quy tắc FIFO/FEFO và tiêu chuẩn lưu trữ.
- Theo dõi số lượng tồn kho hằng ngày, ghi nhận và báo cáo các vấn đề phát sinh (thiếu, thừa, hư hỏng, lệch tồn...)
- Chuẩn bị chứng từ giao hàng: phiếu xuất kho, biên bản giao nhận, lệnh điều xe...
- Phối hợp với VDC (Vehicles Distribution Center) để đưa hàng về kho lưu trữ, và phối hợp kiểm tra kho hàng ngày theo yêu cầu cấp trên.
- Thanh toán tiền thuê kho bãi (nếu có)
3. Khác:
- Thực hiện thu thập báo cáo bán hàng hàng ngày theo yêu cầu Phòng Kinh Doanh
- Các ông việc khác theo yêu cầu từ cấp quản lý.