Sales Operations Supervisor (Quận 10 - HCM)

- Quản lý vận hành Order processing
+ Quản lý việc xử lý đơn hàng
- Tiếp nhận, xử lý và kiểm soát đơn đặt hàng từ khách hàng
- Đảm bảo đơn hàng được tiếp nhận, nhập hệ thống và chuyển giao đúng cho kho và nhà máy để thực hiện giao hàng
- Theo dõi tiến độ giao hàng và xử lý các vấn đề phát sinh
- Đảm bảo SLA (chỉ số đáp ứng dịch vụ) nội bộ: tốc độ xử lý báo giá, hợp đồng, xác nhận đơn hàng, phản hồi khách hàng
- Quản lý tín dụng và công nợ khách hàng (rất hạn chế công nợ)
+ Chủ trì soạn thảo và thẩm định Credit Proposal cho khách hàng lớn (nếu có)
+ Phối hợp Sales và Finance xây dựng hạn mức tín dụng, điều khoản thanh toán
+ Giám sát đối chiếu công nợ định kỳ và nhắc nợ hàng ngày, hàng tuần đối với khách hàng các kênh (đối với khách hàng Key account, khách hàng lớn: CS trực tiếp quản lý và nhắc nợ, đối với khách hàng thường: CS thông báo, đôn đốc sales team theo dõi và thu hồi công nợ)
Gởi thư nhắc nợ lần 1, 2, 3 trực tiếp cho khách hàng lớn, soạn thảo thư nhắc nợ lần 1, 2, 3 và đôn đốc sales team gửi cho khách hàng bình thường.
+ Phối hợp với Finance theo dõi hàng ngày, báo cáo sớm các rủi ro nợ quá hạn, đề xuất biện pháp kiểm soát hoặc tạm ngưng giao hàng, phối hợp cùng sales team và finance đi thu hồi công nợ của khách hàng
- Quản lý khiếu nại và trải nghiệm khách hàng
+ Thu thập, thống kê các khiếu nại của khách hàng trên từng kênh, phân loại nguyên nhân và theo dõi khắc phục
+ Chủ trì xử lý khiếu nại khách hàng, phối hợp với các phòng ban liên quan như Sales, Kho, QA/QC... để khắc phục vấn đề bị khiếu nại
- Quản lý hợp đồng, giá và chiết khấu
+ Tính chiết khấu định kỳ tháng, quý, năm cho khách hàng
+ Kiểm soát soạn thảo, lưu trữ và kiểm tra hàng tháng về hiệu lực của hợp đồng bán hàng, đảm bảo tái ký trước thời hạn.
+ Rà soát báo giá, chiết khấu, promotion trước khi phát hành và chủ trì phát hành báo giá, thông báo khuyến mãi... cho các khách hàng.
+ Đảm bảo mọi thay đổi về giá, chiết khấu đều có phê duyệt đúng thẩm quyền
- Quản lý vận hành Sales Admin
- Quản lý KPI, chấm công và tính thưởng Sales
+ Theo dõi KPI sales, tính toán thưởng Sales chính xác, minh bạch và đúng thời hạn
+ Kiểm soát dữ liệu chấm công, doanh số, chỉ tiêu đạt được
+ Hỗ trợ Sales team thực hiện claim đúng hạn công tác phí đúng với chính sách công tác phí được phê duyệt
- Quản lý việc Hội nhập và tuân thủ của sales team
+ Tham gia đào tạo Sales mới về sản phẩm, quy định, quy trình đơn hàng, tín dụng, hợp đồng
+ Là đầu mối kiểm soát tuân thủ của Out-bound team trong các đợt audit nội bộ và bên ngoài
- Đặt và nhập khẩu hàng hóa
+ Phối hợp với bộ phận Thu mua để thực hiện lên đơn hàng, làm thủ tục thông quan, nhập hàng và thanh toán cho đối tác nước ngoài.
- Báo cáo và cải tiến
+ Báo cáo định kỳ hàng tuần, hàng tháng về: tình hình khách hàng, tình hình tuân thử thông tin CRM, xử lý đơn hàng, khiếu nại hay trả hàng...
+ Đề xuất cải tiến quy trình, biểu mẫu, hệ thống để giảm lỗi thủ công và rủi ro
+ Phối hợp triển khai số hóa Excel, SAP