Sea Freight Operations Executive (Admin Support)

Mô tả Công việc
(1) Sea Freight Operations (Main Responsibilities)/ Vận hành vận tải biển (chính)
Coordinate with shipping lines and overseas agents for RFQ, quotations, and vessel scheduling/ Làm việc với hãng tàu, đại lý nước ngoài để hỏi giá, báo giá và sắp xếp lịch tàu;
Handle end-to-end sea freight operations: booking, shipment tracking, D/O handling, customs clearance, and delivery/ Xử lý end-to-end các lô hàng sea freight: booking, theo dõi shipment, đổi lệnh (D/O), khai báo hải quan, giao hàng...
Verify and control costs; perform billing, reconciliation, and ensure documentation accuracy/ Kiểm soát chi phí, thực hiện đối soát, quyết toán và đảm bảo chứng từ chính xác;
Monitor shipment progress and proactively resolve any operational issues/ Theo dõi tiến độ lô hàng, xử lý các vấn đề phát sinh để đảm bảo hàng đi đúng kế hoạch;
Maintain effective communication with customers, carriers, and partners to ensure smooth operations/ Phối hợp với khách hàng, hãng tàu và đối tác để đảm bảo vận hành trơn tru.
(2) Admin Support (Light & Simple Tasks)/ Công việc Admin (đơn giản, hỗ trợ)
Support daily office administration: documentation, filing, office supplies management/ Hỗ trợ các công việc hành chính văn phòng hằng ngày: giấy tờ, hồ sơ, VPP;
Assist with basic HR tasks: onboarding support and simple attendance tracking/ Hỗ trợ một số đầu việc nhân sự cơ bản: tiếp nhận nhân sự mới, chấm công đơn giản;
Liaise with external parties when needed (e.g., social insurance, local admin offices)/ Làm việc với các bên liên quan khi có phát sinh (bảo hiểm, hành chính...);
Perform other assigned admin tasks (non-complex) to support smooth office operations/ Hỗ trợ các công việc khác theo phân công, không phát sinh phức tạp.