Secretary to CEO

I. ABOUT THE JOB
VCRE is looking to hire a Secretary to CEO to join the Secretary department team to help drive efficiency and effective function of the company.
The Secretary to CEO will report to CEO and will drive implementation of all activities for all projects assigned to him/her, and will be assisting the CEO in the building up and implementation of processes, standards & regulations.
II. JOB DESCRIPTION
1. Tổng hợp và điều phối thông tin:
- Ghi chép thông tin cuộc họp, các ý kiến và quyết định trong cuộc họp.
- Tổng hợp, phân tích và đánh giá thực trạng hoạt động của công ty nói chung và các Phòng ban nói riêng dựa trên báo cáo của các bộ phận.
- Hỗ trợ Tổng Giám Đốc quản lý và giám sát các công việc của Phòng ban, cá nhân trong công ty, đảm bảo tiến độ và chất lượng công việc.
- Tìm hiểu, phân tích các vấn đề, đề xuất phương án và tham mưu cho Tổng Giám Đốc.
2. Quản lý quỹ:
- Theo dõi các khoản thu chi tiền quỹ và thẻ tín dụng.
- Soạn bộ thanh toán:
- Lập phiếu thu, phiếu chi.
- Đề nghị tạm ứng và hoàn ứng.
- Đề nghị thanh toán.
- Tổng hợp hóa đơn VAT của Ban Thư ký và Tổng Giám Đốc.
3. Tổ chức các cuộc họp:
- Làm việc với các Phòng ban, sắp xếp các cuộc họp với Tổng Giám Đốc: đặt lịch, phòng họp, thông báo các thành phần tham dự.
- Viết biên bản và tổng hợp nội dung các cuộc họp để phục vụ việc quản lý điều hành của Tổng Giám Đốc.
- Làm báo cáo chuẩn bị và trực tiếp tham gia các cuộc họp trong và ngoài công ty.
- Quản lý và sắp xếp các cuộc gặp, làm việc giữa Tổng Giám Đốc với cơ quan chức năng, đối tác nước ngoài.
4. Lịch trình công tác:
- Chuẩn bị hậu cần cho các chuyến công tác (làm thủ tục visa, đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn, phương tiện đi lại và chọn nhà hàng tiếp khách).
- Phối hợp với các bộ phận khác của công ty hoàn thành công việc được giao.
- Lập báo cáo chi phí cho các chuyến đi và làm thủ tục tất toán với bộ phận kế toán.
- Sẵn sàng đi công tác khi được yêu cầu.
5. Công tác đối ngoại:
- Kết nối Tổng Giám Đốc và duy trì các mối quan hệ với tổ chức và cá nhân.
- Hỗ trợ logistic, đón tiếp các đối tác nước ngoài về làm việc với Tổng Giám Đốc.
- Phụ trách hậu cần (chuẩn bị quà, gửi hoa ...).
- Hỗ trợ công việc phát sinh khác theo sự phân công của Tổng Giám Đốc.