Senior HR Executive (Work Permit, Visa...)

I. THỦ TỤC LIÊN QUAN ĐẾN NGƯỜI LAO ĐỘNG NƯỚC NGOÀI
1. Thực hiện Visa/ TRC cho Người lao động nước ngoài đúng thời hạn.
- Gởi mail nhắc Người lao động nước ngoài gia hạn Visa/TRC 4 tuần trước ngày Visa/TRC của họ hết hạn.
- Nhắc nhở Người lao động trễ hạn cập nhật Visa/TRC theo quy định của Nhà trường.
- Hỗ trợ gia hạn Visa/ TRC cho Người lao động nước ngoài.
- Thực hiện dịch bằng cấp, sao y công chứng và nộp hồ sơ xin nhập cảnh cho Người lao động tuyển dụng từ nước ngoài vào Việt Nam.
- Yêu cầu Người lao động nước ngoài gởi lại sổ TRC bản gốc (nếu có) khi Người lao động nghỉ việc.
- Thực hiện các thủ tục tạm ứng/thanh toán chi phí liên quan đến visa/TRC và giấy phép lao động.
2. Thực hiện giấy phép lao động cho Người lao động nước ngoài
- Hướng dẫn hồ sơ và các bước thực hiện xin hồ sơ xin Giấy phép lao động cho Người lao động nước ngoài.
- Nhận đầy đủ hồ sơ, giấy tờ thủ tục từ Người lao động để thực hiện thủ tục xin cấp Giấy phép lao động theo đúng danh mục qui định của Nhà nước.
- Scan và lưu trữ hồ sơ liên quan đến visa/TRC và giấy phép lao động.
- Cập nhật thông tin về thị thực - giấy phép lao động vào các file quản lý thông tin Người lao động, hệ thống phần mềm.
- Xây ngân sách và quản lý ngân sách liên quan đến Visa/TRC và giấy phép lao động.
3. Quan hệ lao động với NLĐ nước ngoài, phối hợp thực hiện các báo cáo nhân sự:
- Vai trò như một đối tác nhân sự, giải quyết các vấn đề liên quan đến quan hệ lao động cho người lao động nước ngoài, báo cáo lên cấp trên các vấn đề rủi ro phát sinh (nếu có)
- Phối hợp với bộ phận C&B trong việc thực hiện báo cáo đăng ký nhu cầu tuyển và sử dụng người nước ngoài cho Sở Lao Động Thương Binh và Xã Hội hàng năm hoặc khi phát sinh nhu cầu.
- Thực hiện các hồ sơ thanh tra về Người lao động nước ngoài khi có yêu cầu.
- Thực hiện các báo cáo cho Cục Quản lý Xuất Nhập Cảnh và Phòng Quản lý Xuất Nhập Cảnh khi có yêu cầu.
- Thực hiện các báo cáo khác theo quy định của Nhà nước và các báo cáo nội bộ theo quy định của Nhà trường
II. THỰC HIỆN CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG, THU HÚT NHÂN TÀI (20%)
1. Thực hiện các kế hoạch tuyển nhân sự và nguồn nhân lực nội bộ bao gồm:
- Đề xuất việc chọn lựa dịch vụ tuyển dụng, đàm phán và ký kết Hợp đồng.
- Sọan thảo nội dung đăng tuyển trên các kênh tuyển dụng
- Sọan thảo thông báo tuyển dụng nội bộ.
- Cập nhật thông tin tuyển dụng trên web Nhà trường
- Tìm kiếm thông tin, ứng viên từ các nguồn khác.
- Thực hiện công việc tuyển dụng theo đúng chính sách và quy trình tuyển dụng.
- Tìm kiếm và sàn lọc hồ sơ ứng viên.
- Lên lịch phỏng vấn và thông báo lịch phỏng vấn cho các ứng viên;
- Tổ chức sơ tuyển (trực tiếp và qua điện thoại) các vị trí tuyển dụng đã được phân công.
- Tham gia phỏng vấn, đánh giá, tư vấn ra quyết định chọn lựa ứng viên dự tuyển cho các vị trí tuyển dụng.
- Cập nhật dữ liệu ứng viên trên phần mềm nhân sự.
- Tổng hợp, soát xét và thực hiện hệ thống bài kiểm tra dành cho ứng viên (tùy từng vị trí) cũng như các bảng câu hỏi phỏng vấn và các công cụ phục vụ công tác tuyển dụng.
- Tham vấn giám sát tuyển dụng và các Trưởng đơn vị trong việc tuyển chọn nhân sự.
- Kiểm tra hồ sơ nhân sự được tiếp nhận và hoàn thiện các thủ tục tiếp nhận cho nhân viên mới khi có yêu cầu.
- Gởi thư mời tuyển dụng và thư cảm ơn.
III. THỰC HIỆN MỘT SỐ CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ, GẮN KẾT NHÂN VIÊN VÀ CÁC YÊU CẦU KHÁC TỪ CẤP TRÊN (10%)