[SILVERLAND GROUP] - Technical Secretary/ Thư ký Kỹ thuật

Job Description:
1. Technical Reporting
o Compile technical reports from hotel sites, focusing on maintenance and repair activities. Ensure all reports are complete and submitted on time to support management operations.
o Assist in supervising new construction and renovation projects at hotel sites when requested by superiors, ensuring progress and quality are maintained according to plans.
2. Periodic System Inspections
o Regularly inspect technical systems at hotel sites to ensure compliance with technical standards. Prepare detailed reports with photos as per instructions from superiors.
3. Support and Coordination
o Work closely with technicians at hotel sites to assist in maintenance, repair, and renovation of technical systems.
4. Acting as Department Head Substitute
o Act on behalf of the Department Head when they are absent, including supervising and resolving technical system issues within the scope of authority during their business trips.
5. Administrative Support
o Handle tasks such as sending emails, reminding technicians at hotel sites to meet deadlines with complete reports, organizing technical work, and other assignments as required.
6. Document Preparation
o Draft documents, forms, and technical operation procedures as guided by superiors.
7. Temporary On-site Support
o Temporarily work at hotel sites when there is a shortage of technician or when assigned.
8. Other Duties
o Perform other tasks as assigned by superiors.
Mô tả công việc:
1. Lập báo cáo kỹ thuật:
- Tổng hợp báo cáo kỹ thuật của các chi nhánh khách sạn, về hoạt động sửa chữa, bảo trì. Đảm bảo các báo cáo đầy đủ và đúng thời hạn để phục vụ công tác quản lý.
- Hỗ trợ công việc giám sát thi công cải tạo xây dựng mới tại các chi nhánh khi cấp trên yêu cầu, đảm bảo tiến độ và chất lượng công trình. Đảm bảo công việc được thực hiện đúng theo kế hoạch.
2. Kiểm tra định kỳ hệ thống kỹ thuật tại các chi nhánh khách sạn tuân thủ theo quy chuẩn kỹ thuật, lập báo cáo ghi nhận sự việc gồm hình ảnh theo sự hướng dẫn phân công từ cấp trên.
3. Hỗ trợ và phối hợp công việc với các kỹ thuật tại chi nhánh trong công tác sửa chữa, bảo trì và cải tạo hệ thống kỹ thuật.
4. Thay mặt Trưởng Bộ phận trong trường hợp Trưởng Bộ phận vắng mặt, sẽ thay mặt khi Trưởng Bộ phận đi công tác, giám sát và giải quyết các vấn đề liên quan đến hệ thống kỹ thuật tại các chi nhánh trong thẩm quyền cho phép.
5. Hỗ trợ các công việc khác như gửi email, đôn đốc kỹ thuật chi nhánh thực hiện đúng thời hạn và có báo cáo đầy đủ, tổ chức công tác kỹ thuật, và các nhiệm vụ khác khi có yêu cầu.
6. Soạn thảo các văn bản, biểu mẫu, quy trình vận hành kỹ thuật theo sự hướng dẫn từ cấp trên.
7. Hỗ trợ làm việc tạm tại các chi nhánh khi nhân viên kỹ thuật thiếu, hoặc được điều động.
8. Các công việc khác theo sự phân công từ cấp trên.