I. MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC
Thực hiện các công việc liên quan đến hành chính bảo trì, bao gồm ghi nhận thời gian dừng máy sản xuất, tạo yêu cầu bảo trì, sắp xếp và lưu trữ hồ sơ tài liệu, bố trí suất ăn và phương tiện đi lại cho nhân viên, đồng thời hỗ trợ các hoạt động của bộ phận nhằm đảm bảo tuân thủ chính sách công ty và quy định của nhà máy.
II. NHIỆM VỤ CHÍNH
1. Công tác Hành chính Bảo trì
Thực hiện các công việc hành chính liên quan đến đội Bảo trì, bao gồm:
- Tạo lệnh/yêu cầu bảo trì.
- Theo dõi ngân sách bảo trì.
- Ghi nhận thời gian dừng máy sản xuất.
- Sắp xếp sơ đồ nhân sự (MP Mapping), suất ăn và phương tiện đưa đón cho
nhân viên bảo trì.
- Quản lý và lưu trữ tài liệu bảo trì (WI, SOP, tài liệu xử lý sự cố...).
- Đảm bảo tất cả tài liệu được lưu trữ đầy đủ, khoa học và dễ dàng truy xuất.
2. Công việc chung của bộ phận
- Đề xuất các sáng kiến và cải tiến trong quy trình làm việc.
- Tổ chức, quản lý hồ sơ, tài liệu và dữ liệu của bộ phận.
- Chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm với đồng nghiệp nhằm xây dựng tổ chức có hiệu suất cao.
- Cập nhật các thay đổi liên quan đến quy định bảo trì và điều chỉnh tài liệu phù hợp.
- Hỗ trợ đào tạo nhân viên mới về các công việc hành chính cơ bản, chính sách và quy định của nhà máy.
- Thực hiện các chương trình đánh giá hiệu quả công việc, quản lý rủi ro và quản trị doanh nghiệp theo quy định của công ty.
III. QUAN HỆ CÔNG VIỆC
Nội bộ
1. Các phòng ban khác
- Hỗ trợ và phối hợp trao đổi thông tin giữa bộ phận và các phòng ban liên quan.
2. Bộ phận Bảo trì
- Phối hợp với các thành viên trong nhóm.
- Kiểm soát các điểm không phù hợp.
- Báo cáo tiến độ công việc định kỳ cho Giám sát viên hoặc Trợ lý Quản lý.
3. Bộ phận Sản xuất
- Phối hợp với nhân viên hành chính sản xuất để đảm bảo năng suất và hiệu quả hoạt động.
- Cập nhật dữ liệu bảo trì trên hệ thống SAP khi cần.
4. Bộ phận Nhân sự
- Phối hợp cung cấp thông tin hội nhập cho nhân viên mới.
- Hỗ trợ các vấn đề liên quan đến lịch làm việc, tăng ca và phúc lợi nhân viên.
5. Bộ phận Hành chính (GA)
- Sắp xếp xe đưa đón và suất ăn theo kế hoạch.
6. Bộ phận Mua hàng
- Chuẩn bị hồ sơ mua hàng.
- Tiếp nhận và kiểm tra hàng hóa theo yêu cầu.
7. Bộ phận Tài chính - Kế toán
- Gửi và đối chiếu báo cáo chốt kỳ với bộ phận Kế toán.
- Gửi và đối chiếu các báo cáo tiện ích (Utility Reports) với bộ phận Kế toán.
Bên ngoài
- Tham gia các hoạt động kiểm tra, đánh giá định kỳ nhằm đảm bảo cơ sở vật chất, quy trình và hoạt động tuân thủ các tiêu chuẩn về An toàn, Sức khỏe và Môi trường (HSE).
- Nữ < 30 tuổi.
- Tốt nghiệp CĐ/ĐH chuyên ngành Quản trị Kinh doanh hoặc các ngành liên quan.
- Kinh nghiệm: tối thiểu 1 năm trong lĩnh vực Hành chính tại doanh nghiệp sản xuất hoặc sinh viên mới tốt nghiệp có kinh nghiệm thực tập liên quan.
- Có kinh nghiệm sử dụng hệ thống ERP hoặc SAP là một lợi thế.
- Tiếng Anh giao tiếp: Khá (nghe - nói - đọc - viết)
- Kỹ năng vi tính văn phòng: Tốt (MS Excel, Word, PowerPoint..)
- Thời gian làm việc: Thứ Hai - Thứ Bảy ([protected info])
- Ưu tiên ứng viên trong khu vực: Bà Rịa, Vũng Tàu, Phú Mỹ, Long Thành,..
- Sức khỏe tốt; Khả năng làm việc độc lập và cá nhân tốt.